FakturaNT — opinie, KSeF i wdrożenie

Czym jest FakturaNT i dla kogo powstał?

FakturaNT służy do wystawiania dokumentów sprzedaży, nie do prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe. Producent wymienia osiem pozycji związanych z dokumentowaniem sprzedaży, w tym fakturę zaliczkową, rachunek, paragon i korektę¹. Przy ocenie programu liczy się więc sposób, w jaki firma dokumentuje sprzedaż i przekazuje dokumenty do księgowości.

Wystawienie faktury, przesłanie jej do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i zaksięgowanie to osobne czynności. Art. 106na ust. 1 ustawy o VAT wskazuje, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do KSeF².

FakturaNT jest przede wszystkim narzędziem do obsługi faktur sprzedażowych. Dokumentacja producenta opisuje licencję jednostanowiskową, która obejmuje jedno stanowisko pracy³.

Funkcje FakturaNT

W FakturaNT można wystawiać dokumenty sprzedaży i przekazywać faktury odbiorcom. Producent wskazuje obsługę faktur, korekt i paragonów; gotową fakturę można wydrukować lub wysłać e-mailem⁴.

Opisane czynności zestawia tabela:

Dane w tabeli: 4

Druk i e-mail służą przekazaniu faktury odbiorcy, a nie wysyłce do KSeF.
Art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT przewiduje odbiór faktur ustrukturyzowanych przez KSeF. Wyjątki z ust. 4 pozwalają udostępnić je nabywcy w uzgodniony sposób².

Ile kosztuje FakturaNT?

Producent podaje dla programu Faktura-NT cenę 194,99 zł brutto rocznie, a dla osobnego modułu KSeF Smart – 295,20 zł brutto rocznie. W zestawieniu widnieją zatem 194,99 zł brutto za rok korzystania z Faktura-NT i 295,20 zł brutto za rok korzystania z KSeF Smart⁴.

Plany i abonamenty

Kwot z zestawienia nie należy utożsamiać z nazwami planów: producent nie przypisuje ich tam jednoznacznie do wariantów oferty⁴. Osobno określa cenę rocznej licencji Faktura-NT na 194,99 zł brutto⁴.

Tabela obejmuje opłaty roczne, bezpłatną czynność i warunek rabatu⁴. Rabat 20% przysługuje na licencję dla drugiej firmy z osobnym numerem NIP⁴.

Dane w tabeli: 4

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

Koszt FakturaNT zależy od sposobu obsługi KSeF oraz liczby firm wymagających licencji. Ręczny eksport i wysyłka nie zwiększają kosztu tej czynności. Rabat obejmuje licencję dla kolejnej firmy, nie wspólną licencję na różne numery NIP⁴.
W kalkulacji trzeba rozdzielić cenę licencji podstawowej i modułu KSeF Smart; samo zestawienie rocznych kwot nie identyfikuje wariantów ani stawek po okresie promocyjnym⁴.

Wersje, limity i sposób udostępniania FakturaNT

Wersję przenośną FakturaNT można uruchomić z dysku, na przykład z pendrive’a, na innym komputerze. „Mobilna” nie oznacza w tym przypadku aplikacji na telefon⁵.

Warunki korzystania z wersji przenośnej zestawia tabela:

Dane w tabeli: 5

Wersja przenośna przyda się osobie pracującej na różnych komputerach, jeśli może zapisywać dane w katalogu programu.
Nie zastępuje aplikacji telefonicznej.

Integracje FakturaNT

FakturaNT oferuje dwa opisane sposoby pracy z KSeF: połączenie przez KSeF Smart lub eksport faktury do pliku FA3 (XML) do ręcznej wysyłki przez portal⁴. Połączenie pozwala także pobierać faktury zakupu, natomiast po eksporcie użytkownik sam odpowiada za wysyłkę⁴. Opcjonalny moduł KSeF Smart kosztuje 295,20 zł brutto rocznie⁴.

Zakres obu sposobów pracy z KSeF pokazuje tabela⁴:

Dane w tabeli: 4

Połączenie przez moduł odpowiada firmie, która potrzebuje wymiany dokumentów w obu kierunkach. Przy eksporcie wysyłka pozostaje osobną czynnością poza programem.

Wdrożenie i wsparcie FakturaNT

Przed wdrożeniem FakturaNT firma musi ustalić, kto wystawia dokumenty, kto przekazuje je do KSeF, a kto otrzymuje je do księgowania. Pomoc w obsłudze programu to inna kwestia niż zarządzanie uprawnieniami w KSeF.
Producent udziela pomocy technicznej od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00–15:00⁶.

W spółkach upoważnienie osoby do działania w KSeF wiąże się z procedurą ZAW-FA. Formularz pozwala wskazać tylko jedną osobę fizyczną. To ona nadaje kolejnym osobom uprawnienia elektronicznie w KSeF⁷. Samo zorganizowanie dostępu nie zastępuje wdrożenia programu ani pomocy technicznej.

Co FakturaNT robi inaczej niż konkurencja?

Użytkownik FakturaNT sam decyduje, kiedy wysłać fakturę do KSeF: według producenta program nie robi tego samoczynnie⁴. To opis sposobu pracy, nie dowód przewagi nad każdym innym narzędziem.

KSeF Smart pozwala wystawiać faktury offline, gdy serwery KSeF są niedostępne⁴. Wystawienie dokumentu nie oznacza jeszcze wysłania go do niedostępnego systemu.
W trybie offline24 fakturę trzeba przesłać najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu, a przy ogłoszonej niedostępności KSeF – po jej zakończeniu². Takie rozwiązanie odpowiada firmie, która chce kontrolować wysyłkę i wystawiać dokumenty również podczas przerwy w dostępności systemu.

Plusy i minusy FakturaNT

FakturaNT pozwala decydować o włączeniu pobranych dokumentów do rejestrów oraz o wysyłce faktur do KSeF. Przekazanie faktur wymaga jednak działania użytkownika⁴. Ocena tego rozwiązania zależy od tego, czy firma woli weryfikować dokumenty, czy stawia na automatyczny obieg.

Plusy

FakturaNT daje możliwość sprawdzenia dokumentów zakupowych przed ujęciem ich w rejestrach:

• Weryfikacja przed rejestracją. Użytkownik FakturaNT może przejrzeć dokumenty pobrane z KSeF, zanim trafią do rejestrów⁴.

Ten etap odpowiada firmie, która chce ocenić pobrane faktury przed zapisaniem ich w ewidencji.

Minusy

Ograniczenia FakturaNT wiążą się przede wszystkim ze sposobem wysyłania faktur:

• Ręczna ścieżka bez KSeF Smart. Użytkownik FakturaNT eksportuje plik FA3, po czym sam przesyła go przez portal KSeF⁴.
• Wysyłka uruchamiana przez użytkownika. FakturaNT nie przekazuje faktur do KSeF automatycznie; użytkownik musi rozpocząć wysyłkę⁴.

Firma oczekująca samoczynnego przekazywania faktur nie dostanie tu takiego sposobu pracy. Zyskuje za to kontrolę nad momentem wysyłki.

Kiedy FakturaNT wysyła fakturę do KSeF i jak poprawić wysłany dokument?

FakturaNT przekazuje fakturę do KSeF po uruchomieniu wysyłki przez użytkownika. Wysłany dokument poprawia się fakturą korygującą, nie przez edycję⁴. Termin rozpoczęcia obowiązku korzystania z KSeF zależy od kategorii firmy; zestawia go tabela^4,8.

Dane w tabeli: 4,8

Ręczna wysyłka pliku FA3 (XML) a wysyłka przez KSeF Smart jednym kliknięciem

Bez KSeF Smart użytkownik FakturaNT eksportuje plik FA3 (XML) i sam przesyła go poza programem⁴. Przy wysyłce obsługiwanej w programie może przekazać pojedynczą fakturę albo wysłać faktury zbiorczo. Następnie FakturaNT pokazuje numer KSeF, status wysyłki oraz UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru⁴.

Dlaczego faktura wysłana do KSeF wymaga korekty zamiast edycji?

Faktury wysłanej do KSeF nie można usunąć ani edytować⁴. Zmiana treści wymaga dokumentu korygującego, a nie nadpisania faktury zapisanej już w systemie.
Firma musi więc rozróżniać poprawianie dokumentu przed wysyłką od jego późniejszego korygowania⁹.

Jak FakturaNT traktuje faktury zakupowe pobrane z KSeF?

Po konfiguracji FakturaNT z KSeF Smart automatycznie pobiera faktury zakupowe, ale nie zapisuje ich od razu w rejestrach. Najpierw dokumenty trafiają do „poczekalni”. Pozostają tam, dopóki użytkownik ich nie zaimportuje⁴.

KSeF Smart: automatyczne pobieranie po konfiguracji

Po skonfigurowaniu połączenia KSeF Smart automatycznie pobiera faktury zakupu z KSeF⁴. Dokument pojawia się wtedy w programie, ale samo pobranie nie oznacza ujęcia go w rejestrze.

Kiedy dokument opuszcza „poczekalnię” i trafia do rejestrów?

Faktura trafia z „poczekalni” FakturaNT do rejestrów dopiero wtedy, gdy użytkownik ją zaimportuje. Do tego czasu pobrany dokument pozostaje poza rejestrami⁴. Odbiór faktury i decyzja o jej ujęciu są więc oddzielnymi czynnościami.

Jakich certyfikatów potrzebuje FakturaNT do pracy z KSeF?

Według instrukcji producenta praca FakturaNT z KSeF wymaga 2 certyfikatów, na które składają się 4 pliki⁴. Producent osobno opisuje wdrożenie programu pudełkowego w jednoosobowych działalnościach i spółkach⁴.

2 certyfikaty i 4 pliki według instrukcji producenta

Certyfikaty opisane w instrukcji FakturaNT służą do przygotowania połączenia z KSeF. Wystawianie faktur pozostaje osobną czynnością⁴. Przy przenoszeniu pracy na inny komputer trzeba uwzględnić pliki certyfikatów, nie tylko instalację programu.

Przeniesienie certyfikatów i licencji wraz z kopią zapasową

FakturaNT przenosi się na nowy komputer przez wczytanie kopii zapasowej. Baza zawiera również licencje i certyfikaty KSeF⁴. Odtworzenie obejmuje zatem nie tylko faktury, lecz także pozostałe dane potrzebne do pracy programu i przechowywane w bazie certyfikaty⁴.

Na jakich wersjach Windows połączenie FakturaNT z KSeF nie zadziała?

Połączenie FakturaNT z KSeF nie działa na Windows 7. Producent wskazuje jako przyczynę brak obsługi TLS 1.2⁴. Ograniczenie dotyczy połączenia z KSeF, a nie samego uruchomienia programu.

Windows 7 i problem z TLS 1.2

Windows 7 ogranicza więc korzystanie z połączenia FakturaNT z KSeF. Firma powinna wziąć pod uwagę system operacyjny komputera, na którym zamierza używać tego połączenia⁴.

Windows 10 lub 11 jako rozwiązanie wskazane przez producenta

Producent wskazuje aktualizację do Windows 10 lub Windows 11 jako sposób rozwiązania problemu z połączeniem na starszym systemie⁴. Zmianę systemu podczas wdrożenia powinna uwzględnić firma, która chce zachować dotychczasowy komputer.

Dla kogo jest FakturaNT, a dla kogo nie?

Wersja przenośna FakturaNT pasuje do pracy na różnych komputerach oraz do wystawiania faktur poza stałym miejscem pracy⁵. Decyduje tu sposób pracy, nie wielkość firmy.

Sprawdzi się, jeśli

Wersja przenośna FakturaNT odpowiada na następujące potrzeby:

• Praca na różnych komputerach. Przenośny FakturaNT służy osobie, która nie wystawia faktur wyłącznie na jednym stanowisku⁵.
• Fakturowanie poza stałym miejscem pracy. Przenośny FakturaNT pozwala wystawić fakturę osobie pracującej poza biurem⁵.

W obu przypadkach liczy się możliwość zmiany komputera, na którym działa program.

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

Wersja przenośna FakturaNT nie spełni oczekiwań osoby chcącej fakturować w aplikacji na telefon:

• Praca wyłącznie na telefonie. Przenośna wersja FakturaNT działa na komputerze, a nie w aplikacji telefonicznej⁵.

FakturaNT odpowiada potrzebie zmiany komputera lub miejsca wystawiania faktur. Nie służy do fakturowania na telefonie.

Alternatywy dla FakturaNT

Alternatywy dla FakturaNT różnią się sposobem pracy, zakresem księgowości, limitami oraz okresami próbnymi. SKP® jest propozycją dla biura rachunkowego prowadzącego KPiR lub ryczałt. Pozostałe programy odpowiadają na różne potrzeby związane z fakturowaniem^10,11,12.

Tabela zestawia zastosowania programów i podane warunki dostępu, a nie tworzy rankingu cenowego.

Dane w tabeli: 10,11,12,13,14,15

Przy wyborze znaczenie ma także zakres pracy wykraczający poza wystawianie faktur:

• SKP® odpowiada biuru rachunkowemu prowadzącemu KPiR lub ryczałt i potrzebującemu wskazanych plików JPK. Nie jest odpowiednikiem samego narzędzia do faktur. Podstawowa obsługa KSeF w SKP® Start Biuro obejmuje wysyłkę i pobieranie e-faktur sprzedażowych. Funkcje rozszerzone należą do dodatkowych modułów KSeF i SKP24 Connect¹⁰.
• Faktura VAT od RAFSOFT.NET odpowiada firmie fakturującej wiele podmiotów i prowadzącej KPiR. Wskazany okres testowy wyznacza czas korzystania próbnego^11,14,16.
• Elisoft Faktury odpowiada osobie wybierającej instalację lokalną, jeśli wspomniany miesięczny limit wersji darmowej wystarcza na jej sprzedaż¹².
• FakturaXL odpowiada firmie mieszczącej się w limicie darmowej wersji. Po jego przekroczeniu ten wariant nie wystarcza¹².
• Fakturownia odpowiada osobie potrzebującej pracy na telefonie. Limit wersji darmowej jest najniższy wśród zestawionych wariantów bezpłatnych¹².

FakturaNT pozostaje opcją dla osoby, która woli przenośny program komputerowy od pracy w chmurze lub na telefonie^5,12.

Najczęstsze pytania o FakturaNT

Przy wyborze FakturaNT warto rozdzielić dostęp do KSeF, identyfikację faktury i zabezpieczenie danych. Poniższe odpowiedzi wyjaśniają te kwestie bez przypisywania programowi dodatkowych funkcji.

Czy certyfikat KSeF jest tym samym co uprawnienie użytkownika?

Certyfikat KSeF służy do uwierzytelnienia w systemie. Uprawnienie określa natomiast, co dana osoba lub podmiot może w nim zrobić. Przy organizowaniu pracy z FakturaNT dostęp do KSeF i zakres uprawnień trzeba rozpatrywać osobno¹⁷.

Czy numer własny faktury jest tym samym co numer KSeF?

Numer własny faktury nadaje wystawca według swojej numeracji dokumentów. Numer KSeF identyfikuje tę fakturę w systemie państwowym. Podczas wyszukiwania dokumentu nie należy używać tych oznaczeń zamiennie.

Czy kopia zapasowa zastępuje archiwizację dokumentów?

Kopia zapasowa pozwala odtworzyć dane po awarii lub zmianie komputera. Archiwizacja oznacza przechowywanie dokumentów i zapewnienie dostępu do nich przez wymagany czas. W pracy z FakturaNT są to odrębne zadania.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.