wFirma — konfiguracja i fakturowanie w KSeF

W wFirma.pl odbierzesz fakturę z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) po połączeniu programu z systemem i autoryzacji dostępu. KSeF pozwala przedsiębiorcom wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane.¹ Poniżej znajdziesz opis konfiguracji połączenia, wysyłki i odbioru dokumentów oraz różnic między wersjami programu. Obowiązek odbierania faktur w KSeF zaczął się 1 lutego 2026 r. Dotyczył także firm, które dopiero później objął obowiązek wystawiania takich faktur².

Jak pobrać fakturę z KSeF w wFirma i gdzie ją znaleźć?

Fakturę z KSeF pobierzesz w panelu odbioru dokumentów wFirma, a potem znajdziesz ją wśród odebranych faktur. Dokument ma postać elektronicznego pliku XML¹. Od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane mają strukturę logiczną FA(3)³.

Odbiór i odnalezienie faktury przebiegają następująco:

• Osoba odbierająca faktury otwiera w wFirma panel odbioru dokumentów z KSeF.
• Osoba odbierająca faktury pobiera dokumenty wystawione dla swojej firmy w KSeF.
• Osoba odbierająca faktury szuka dokumentu w panelu wFirma po danych wystawcy lub numerze faktury.
• Osoba odbierająca faktury otwiera dokument i sprawdza jego dane przed przekazaniem go do księgowości.

Odebrana faktura znajduje się w panelu wFirma wśród dokumentów pobranych z KSeF. Rozpoznasz ją po unikalnym, 35-znakowym numerze KSeF⁴.

Jakie korzyści daje firmie korzystanie z KSeF?

KSeF daje firmie dostęp do faktur sprzedaży przechowywanych w systemie przez 10 lat.¹ Przedsiębiorca może więc odszukać dokument bez sięgania do własnego archiwum kopii tych faktur⁵.

Faktur sprzedaży zapisanych w KSeF nie trzeba osobno archiwizować na potrzeby ich przechowywania w systemie. Własna kopia nadal może przydać się firmie w wewnętrznym obiegu dokumentów. KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat od końca roku, w którym je wystawiono⁶.

Program wFirma.pl można testować bezpłatnie przez 30 dni.¹ W tym czasie przedsiębiorca może ocenić, czy praca w programie pasuje do obiegu faktur w jego firmie⁷.

Jak połączyć wFirma z KSeF i autoryzować odbiór faktur?

Połączenie wFirma z KSeF ustawisz w konfiguracji integracji programu. Odbiór faktur wymaga autoryzacji danymi osoby uprawnionej do dostępu do dokumentów firmy. Przed rozpoczęciem sprawdź jej uprawnienia w KSeF. Jeśli do uwierzytelniania wybierzesz certyfikat KSeF, będzie on ważny nie dłużej niż 2 lata od wytworzenia lub wskazanej daty początkowej⁸.

Konfiguracja połączenia i autoryzacja odbioru przebiegają następująco:

• Osoba konfigurująca połączenie otwiera ustawienia integracji z KSeF w panelu wFirma.
• Osoba konfigurująca połączenie wybiera firmę, której faktury mają być odbierane.
• Osoba konfigurująca połączenie przeprowadza autoryzację metodą wskazaną w panelu programu.
• Osoba konfigurująca połączenie sprawdza status integracji przed rozpoczęciem odbioru faktur.

Po skonfigurowaniu integracji wFirma korzysta z autoryzowanego połączenia przy odbiorze dokumentów z KSeF. Ministerstwo Finansów zapowiedziało utrzymanie tokenów KSeF także po 31 grudnia 2026 r. Wymaga to zapowiedzianej zmiany rozporządzenia⁹.

Najczęściej zadawane pytania

W jakim formacie jest faktura pobrana z KSeF?

Faktura jest plikiem elektronicznym XML. Od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane mają strukturę logiczną FA(3).

Czy firma musi odbierać faktury z KSeF, jeśli nie ma jeszcze obowiązku ich wystawiania?

Tak. Obowiązek odbierania faktur w KSeF rozpoczął się 1 lutego 2026 r. i obejmował również firmy, które obowiązek wystawiania faktur w systemie objął później.

Czy certyfikat KSeF używany do uwierzytelniania jest ważny bezterminowo?

Nie. Jego ważność nie przekracza 2 lat od wytworzenia lub wskazanej daty początkowej.

Czy tokeny KSeF mają przestać działać po 31 grudnia 2026 r.?

Ministerstwo Finansów zapowiedziało utrzymanie tokenów także po tej dacie. Wymaga to jednak zapowiedzianej zmiany rozporządzenia.

Stan prawny na: październik 2026.