Firmino — konfiguracja i fakturowanie w KSeF

Obsługa KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, w Streamsoft Firmino zaczyna się od konta założonego przez klienta biura rachunkowego. Dzięki niemu klient pobiera dokumenty zakupowe i kosztowe.¹
Ten poradnik prowadzi przez połączenie z systemem, wysyłkę i odbiór faktur oraz różnice między wersjami programu. Producent opisuje cztery etapy obiegu: klient zakłada konto, importuje i opisuje faktury, a na końcu biuro odbiera dane².

Firmino KSeF – instrukcja połączenia, wysyłki i odbioru dokumentów

Klient biura rachunkowego przegląda w Streamsoft Firmino dokumenty pobrane z KSeF i przygotowuje je dla biura. Status dokumentu w Firmino nie oznacza jednak, że KSeF przyjął fakturę.
Po przyjęciu faktury system nadaje jej numer KSeF i zwraca go w UPO. Wewnętrzne oznaczenie w Firmino nie zastępuje tego potwierdzenia³.

Jak wysłać fakturę z Firmino do KSeF i sprawdzić jej status?

Po wysłaniu faktury z Firmino sprawdź, czy KSeF ją przyjął. Najpierw uwierzytelnij dostęp dla właściwej firmy, wystaw fakturę i uruchom wysyłkę, jeśli używana wersja na to pozwala.
Samo polecenie wysyłki nie jest potwierdzeniem przyjęcia. Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną w trybie online uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do KSeF⁴.

Oznaczenia „Ok” i „Pomiń” pomagają klientowi przeglądać dokumenty. Producent wskazuje dwa oznaczenia: „OK” i „Pomiń”. Żadne z nich nie informuje o przyjęciu faktury przez KSeF².

Jak odebrać dokumenty z KSeF w Firmino?

Klient przegląda na swoim koncie dokumenty pobrane z KSeF i opisuje je przed zatwierdzeniem miesiąca. W Streamsoft Firmino praca przebiega w poniższej kolejności.
Po opisaniu wszystkich faktur klient blokuje miesiąc. Termin zatwierdzenia uzgadnia z biurem rachunkowym⁵.

• Przegląd dokumentów pozwala klientowi rozpoznać dokumenty zakupowe i kosztowe pobrane z KSeF.
• Status „Ok” lub „Pomiń” klient przypisuje każdemu dokumentowi, który przejrzał.
• Opis dokumentu klient dodaje przed zatwierdzeniem całego miesiąca.¹

Przegląd, oznaczenie i opis przygotowują dokumenty do zatwierdzenia miesiąca. Później biuro może wykorzystać informacje przekazane przez klienta. Tych czynności nie należy mylić z potwierdzeniem przyjęcia faktury przez KSeF.

Klient może poprawić opis dokumentu po ponownym zalogowaniu się do Streamsoft Firmino.¹ Poprawiony opis pozostaje informacją przygotowaną dla biura. Nie zmienia potwierdzenia przyjęcia faktury w KSeF.

Które wersje Firmino obsługują KSeF i czym różnią się ich funkcje?

Wersję Firmino warto dobrać do obiegu dokumentów w firmie. Liczy się to, czy użytkownik ma wystawiać faktury sprzedaży, odbierać dokumenty, czy przygotowywać zakupy i koszty dla biura.
Możliwość oznaczania dokumentów dla biura nie oznacza jeszcze, że dana wersja pozwala wysyłać faktury sprzedaży do KSeF.

Poniższa tabela zestawia zakresy wersji i pakietów wskazane w opisie producenta:

Przy wyborze firma powinna ustalić podział pracy z biurem rachunkowym. Jedne czynności wykona jej użytkownik, inne może przejąć biuro. Od tego zależy potrzebny zakres programu².

KSeF w biurze rachunkowym: terminy wdrożenia i organizacja pracy

Według opisu Streamsoft obsługa KSeF 2.0 w biurze rachunkowym polega na przekazaniu faktur i danych przygotowanych przez klienta do systemu księgowego.¹
Klient opisuje dokumenty w Streamsoft Firmino, a biuro korzysta z tych informacji przy księgowaniu. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął 1 lutego 2026 r. podatników ze sprzedażą brutto za 2024 r. ponad 200 mln zł, a zasadniczo 1 kwietnia pozostałych⁶.

Poniższa lista pokazuje drogę dokumentów do biura oraz sposób wyjaśniania wątpliwości:

• Streamsoft PRO lub Streamsoft Prestiż pobiera faktury z KSeF, a z Firmino – statusy, opisy i daty zatwierdzenia nadane przez klienta.¹
• Bufor systemu biura rachunkowego przyjmuje dokumenty wraz z danymi klienta; stamtąd można je zaksięgować.¹
• Status „do wyjaśnienia” pozwala wysłać klientowi wiadomość e-mail z numerami dokumentów KSeF i notatką użytkownika.¹

Klient przygotowuje informacje o dokumencie, a biuro korzysta z nich przy księgowaniu. Podział pracy nie przenosi jednak całej odpowiedzialności za rachunkowość na biuro.
Art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości pozostawia ją kierownikowi jednostki, także w zakresie nadzoru i po powierzeniu obowiązków biuru⁷.

Kiedy obowiązuje KSeF?

KSeF 2.0 uruchomiono 1 lutego 2026 r., zgodnie z terminem podanym w opisie Streamsoft.¹
Od tej daty obowiązuje odbiór faktur w KSeF, natomiast obowiązek ich wystawiania wprowadzano etapowo. Dla biura oznacza to organizację odbioru dokumentów i korzystania z opisów klienta. Trzeba też przewidzieć obsługę faktur wymagających wyjaśnienia⁸.

Firmino i KSeF w firmie: 5 kroków do wdrożenia fakturowania

Wdrożenie Streamsoft Firmino i KSeF wymaga ustalenia drogi faktury od osoby wystawiającej lub odbierającej dokument do osoby odpowiedzialnej za księgowanie. Firma dzieli zadania dotyczące sprzedaży, zakupów i przekazywania informacji biuru.
Poniższa lista pomaga uporządkować ten podział bez zakładania, że używana wersja programu ma każdą opisaną funkcję. W KSeF można osobno nadać osobie fizycznej uprawnienia do wystawiania faktur, dostępu do nich i zarządzania uprawnieniami⁹.

• Zakres fakturowania firma ustala, wskazując osoby wystawiające faktury sprzedaży oraz zajmujące się fakturami zakupowymi¹.
• Dostęp do KSeF firma organizuje dla osób odpowiedzialnych za dokumenty właściwego podmiotu.
• Obieg zakupów firma uzgadnia z biurem rachunkowym, określając informacje potrzebne przed zaksięgowaniem zakupu.
• Kontrola sprzedaży wymaga od firmy odróżnienia wystawienia faktury od potwierdzenia jej przyjęcia przez KSeF.
• Postępowanie z wątpliwościami firma ustala, wskazując osobę wyjaśniającą dokument i przekazującą odpowiedź księgowej.

Każda faktura powinna mieć osobę odpowiedzialną za jej obsługę i przekazanie do księgowania. Ta odpowiedzialność pomaga uporządkować pracę firmy i biura.
Uprawnienia KSeF przypisuje się konkretnej osobie fizycznej identyfikowanej numerem NIP, PESEL albo unikalnymi danymi powiązanymi z kwalifikowanym podpisem elektronicznym⁹.

Najczęściej zadawane pytania

Czy klient może poprawić opis dokumentu po jego wcześniejszym przygotowaniu?

Tak. Po ponownym zalogowaniu do Streamsoft Firmino może poprawić opis, który pozostaje informacją dla biura rachunkowego.

Czy przekazanie księgowości biuru przenosi na nie odpowiedzialność kierownika jednostki?

Nie. Odpowiedzialność za rachunkowość, w tym nadzór, pozostaje po stronie kierownika jednostki także po powierzeniu obowiązków biuru.

Komu można nadać uprawnienia do KSeF?

Uprawnienia nadaje się konkretnej osobie fizycznej, identyfikowanej numerem NIP, PESEL albo unikalnymi danymi powiązanymi z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Czy oznaczenie dokumentu w Firmino zmienia jego opis lub potwierdzenie w KSeF?

Nie. Opis i oznaczenia w Firmino służą przygotowaniu informacji dla biura i nie zmieniają potwierdzenia przyjęcia faktury przez KSeF.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.