SaldeoSMART — konfiguracja i fakturowanie w KSeF

SaldeoSMART pozwala obsługiwać Krajowy System e-Faktur (KSeF) bez logowania się do systemu Ministerstwa Finansów.¹
W tym poradniku znajdziesz sposób konfiguracji połączenia, zasady nadawania uprawnień oraz opis wysyłania i pobierania faktur. Omówione są też różnice między sposobami pracy z programem. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy dużych firm od 1 lutego 2026 r., pozostałych od 1 kwietnia 2026 r., a najmniejszych od 2027 r.²

Czym jest integracja SaldeoSMART z KSeF?

Integracja SaldeoSMART z KSeF łączy program z systemem e-faktur. Po stronie SaldeoSMART połączenie konfiguruje administrator konta.³
Przed uruchomieniem trzeba wybrać sposób uwierzytelnienia i ustalić, jak faktury będą przechodzić między użytkownikami. Dostępne sposoby uwierzytelnienia zestawia tabela.⁴

Dane w tabeli: 3,4

Ustawienia KSeF w SaldeoSMART: od czego zacząć

Konfigurację zacznij od wygenerowania certyfikatów KSeF lub tokenu w Aplikacji Podatnika.³
Administrator konta przygotowuje następnie połączenie odpowiednie do wybranego sposobu pracy z fakturami. Certyfikaty generuje się osobno: typ 1 służy do uwierzytelniania, a typ 2 do pracy offline.⁵

Lista kontrolna przed uruchomieniem połączenia z KSeF

Przed uruchomieniem połączenia ustal, kto będzie wystawiać faktury, a kto je pobierać. Trzeba też określić dostęp poszczególnych użytkowników, bo od tego zależy obieg dokumentów w SaldeoSMART.³
W KSeF uprawnienia do wystawiania faktur i dostępu do nich nadaje się osobno.⁶

Podział zadań warto zapisać przed konfiguracją. Poniższa lista porządkuje decyzje dotyczące obiegu dokumentów:

• Faktury sprzedaży wymagają wskazania osoby odpowiedzialnej za ich wystawianie.
• Pobieranie faktur wymaga wskazania osoby odbierającej dokumenty z KSeF.
• Uprawnienia użytkowników trzeba przypisać zgodnie z ustalonym obiegiem faktur.

Administrator przygotowuje połączenie na podstawie tego podziału. Według niego ustawia też dostęp do dokumentów.

SaldeoSMART i KSeF: instrukcja uprawnień, wyboru wersji i diagnozowania błędów

Praca z KSeF w SaldeoSMART wymaga przypisania właściwych danych uwierzytelniających i nadania użytkownikom dostępu. Wygenerowane certyfikaty można dodać do programu. Tokeny wygenerowane w MCU również można w nim przechować.^4,7

Jak uwierzytelnić SaldeoSMART i nadać uprawnienia w KSeF?

SaldeoSMART uwierzytelnia się certyfikatem lub tokenem wygenerowanym na firmę. Uprawnienia pracowników ustawia się osobno w programie.⁷ Przygotowując dostęp, wykonaj poniższe czynności:

• Certyfikat uwierzytelniający umieść w polu certyfikatu uwierzytelniającego, a certyfikat podpisu linku – w polu certyfikatu offline.³
• Prawo do KSeF nadaj pozostałym użytkownikom SaldeoSMART; samo wgranie certyfikatu nie daje im dostępu.³
• Uprawnienia do pobierania faktur nadaj w KSeF certyfikatowi lub tokenowi, z którego korzystają użytkownicy firmy.³
• Certyfikaty biura rachunkowego wygeneruj na NIP biura, a certyfikaty klienta – na NIP klienta.⁷

Uwierzytelnienie firmy nie zastępuje uprawnień pracownika. Dopiero po ich nadaniu użytkownik może korzystać z połączenia.

Jak ustalić przyczynę problemów z połączeniem lub wysyłką faktury?

Gdy połączenie lub wysyłka nie działa, sprawdź pochodzenie certyfikatów, pola, do których je wgrano, oraz uprawnienia w Aplikacji Podatnika.³
Najpierw ustal NIP, na który wygenerowano certyfikat. Potem porównaj jego rodzaj z polem w programie i sprawdź uprawnienia potrzebne do danej czynności. Identyfikator podmiotu przy certyfikacie porównaj z właściwym NIP-em, który składa się z 10 cyfr.⁸

Która wersja SaldeoSMART obsługuje potrzebne funkcje KSeF?

Przy wyborze wersji SaldeoSMART oddziel funkcje programu od zgodności danych uwierzytelniających. Tokeny wygenerowane w KSeF 1.0 nie są kompatybilne z KSeF 2.0.⁷
Od 1 lutego 2026 r. do uwierzytelniania w KSeF służą certyfikaty i tokeny. Ministerstwo Finansów zdecydowało o bezterminowym utrzymaniu tokenów KSeF 2.0 i zapowiedziało zmianę rozporządzenia.⁹ Dotychczasowy przepis dopuszcza używanie tokenów KSeF 2.0 do 31 grudnia 2026 r.^7,10

Token nie obsługuje trybu offline, ale do SaldeoSMART można dodać również certyfikaty.⁷
Dobierając wersję programu, weź pod uwagę zarówno sposób uwierzytelniania, jak i potrzebę pracy offline. Fakturę wystawioną w trybie offline24 trzeba przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.²

SaldeoSMART i KSeF: instrukcja wysyłania, pobierania i przeglądania faktur

SaldeoSMART udostępnia miniobieg KSeF z 3 statusami faktury kosztowej: zaakceptowana, odrzucona i bez statusu.⁹
Do KSeF można wysłać tylko fakturę wystawioną w SaldeoSMART. Dotyczy to także faktury końcowej, zaliczkowej i korekty.³ Faktury przesłane do KSeF są tam przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku ich wystawienia.¹¹

Treść faktury sprzedaży można poprawić przed użyciem przycisku „Wystaw i wyślij do KSeF”. SaldeoSMART automatycznie weryfikuje poprawność tworzonej e-faktury.¹
W aplikacji mobilnej można wystawić i wysłać fakturę do KSeF, a potem monitorować jej status.^1,12

Jak pobrać faktury z KSeF do SaldeoSMART?

Faktury z KSeF można pobierać do SaldeoSMART ręcznie albo automatycznie.³ Każdy sposób oznacza inny przebieg pracy. Różnice pokazuje tabela.

Dane w tabeli: 9,13

Tabela porównuje limity ręcznego pobierania faktur z KSeF według okresu.¹⁴
Przy ręcznym pobieraniu obowiązuje limit 16 faktur na minutę oraz 64 faktur na godzinę.¹³

Dane w tabeli: 3,14

Limity z zestawienia dotyczą pobierania ręcznego. Tryb automatyczny działa według opisanego wcześniej cyklu sprawdzania KSeF.

Jak przeglądać faktury pobrane z KSeF?

Faktury pobrane z KSeF można przeglądać w SaldeoSMART jako wizualizację lub plik XML. Wizualizację da się również pobrać jako plik.⁹
Użytkownik może nadać fakturze kosztowej status w miniobiegu, także w aplikacji mobilnej.⁹ Odrzucenie faktury jest informacją wewnętrzną i nie trafia do KSeF.⁹ Źródłowy plik XML faktury ustrukturyzowanej jest zgodny ze schemą FA(3), obowiązującą od 1 lutego 2026 r.¹⁵

Funkcja „Uzupełnij z AI” korzysta z danych KSeF przy uzupełnianiu kategorii, rejestru, opisu, wymiarów i typu dokumentu. Udostępnia też historię zmian.¹
SaldeoSMART pozwala eksportować numer KSeF i datę jego nadania do wybranych programów księgowych.¹⁶ Producent wymienia 16 pozycji na liście programów i integracji obsługujących taki eksport.¹⁷

Bezpłatna obsługa KSeF w ofercie SaldeoSMART: zakres i warunki

Według informacji SaldeoSMART integracja z KSeF kosztuje 0 zł.¹
Bezpłatna obsługa dotyczy określonych czynności związanych z fakturami. Nie oznacza to, że abonament za program jest bezpłatny.¹⁸

Co obejmuje obsługa KSeF w pakiecie SaldeoSMART?

Każdy pakiet SaldeoSMART obejmuje pobieranie i wysyłanie faktur przez KSeF bez dodatkowych opłat.⁹
Bez dodatkowej opłaty dostępny jest również miniobieg faktur kosztowych pobranych z KSeF.⁹

Tabela pokazuje dodatkowy koszt poszczególnych czynności związanych z KSeF w SaldeoSMART.

Dane w tabeli: 9,14,18,19,20

Jak rozpocząć korzystanie z integracji SaldeoSMART z KSeF?

Firma obsługiwana przez biuro rachunkowe zaczyna korzystać z integracji po udostępnieniu konta jej administratorowi. Z konta biura można bezpłatnie udostępnić administratorowi firmy klienckiej 1 konto firmowe. Administrator może potem bezpłatnie tworzyć konta pracowników.⁹

Bezpłatna prezentacja SaldeoSMART: o co warto zapytać?

Podczas prezentacji SaldeoSMART zapytaj o wysyłanie i pobieranie faktur, miniobieg KSeF oraz podział uprawnień w firmie. Biuro rachunkowe może omówić udostępnianie kont klientom. Właściciel firmy powinien z kolei ustalić, jak przekaże dostęp pracownikom. Przy koncie udostępnianym przez biuro warto też omówić wspomniany zakres bezpłatnego dostępu.

Pytania z czatu szkolenia „Podstawy KSeF” i odpowiedzi

SaldeoSMART podaje w odpowiedziach z czatu szkolenia „Podstawy KSeF”, że opisany tam token autoryzacyjny KSeF ma 40 znaków.⁹
Chodzi o długość samego ciągu znaków. Nazwa nadana tokenowi przez użytkownika nie jest jego częścią.

Przed wpisaniem tokenu KSeF do konfiguracji można policzyć znaki w skopiowanym ciągu. Nie wklejaj go do korespondencji z prośbą o sprawdzenie. Token służy do uwierzytelniania dostępu do systemu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy odrzucenie faktury kosztowej w miniobiegu SaldeoSMART zmienia jej status w KSeF?

Nie. Odrzucenie jest informacją wewnętrzną w SaldeoSMART i nie trafia do KSeF.

Od kiedy liczy się okres przechowywania faktur w KSeF?

KSeF przechowuje faktury przez 10 lat, licząc od końca roku ich wystawienia.

Czy limity pobierania ręcznego dotyczą też pobierania automatycznego?

Nie. Podane limity dotyczą pobierania ręcznego, a automatyczne pobieranie działa w cyklu sprawdzania KSeF co 30 minut.

Do kiedy trzeba wysłać do KSeF fakturę wystawioną w trybie offline24?

Najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.