SaldeoSMART — opinie, KSeF i bezpieczeństwo

Czym jest SaldeoSMART i dla kogo powstał?

SaldeoSMART służy do zarządzania dokumentami, automatyzacji pracy księgowej i komunikacji biura rachunkowego z klientem. Według producenta korzysta z niego 7000 firm i biur rachunkowych.^1,2 Produkt jest przeznaczony zarówno dla biur i ich klientów, jak i firm prowadzących księgowość we własnym dziale.³ Producent podaje, że SaldeoSMART współpracuje z ponad 40 programami księgowymi.⁴

Producent SaldeoSMART deklaruje 16 lat doświadczenia, zespół liczący 104 osoby oraz współpracę z 266 partnerami.² Pokazuje to skalę zaplecza produktu, ale nie przesądza o jego przydatności do fakturowania w konkretnej firmie. Oferta obejmuje pracę z zewnętrznym biurem rachunkowym oraz obsługę dokumentów przez własny dział księgowy.³

Tabela przedstawia trzy miary wykorzystania SaldeoSMART w 2021 r. To dane historyczne, a nie obecne limity programu.

Dane w tabeli: 5

SaldeoSMART warto rozważyć, gdy firma chce połączyć obieg dokumentów z pracą księgową. Historyczne wykorzystanie produktu nie zastąpi jednak oceny funkcji potrzebnych do fakturowania. Aktualny cennik producenta wymienia pięć rodzajów faktur: VAT, zaliczkowe, korekty, proformy i walutowe.⁶

Funkcje SaldeoSMART

Opis produktu wymienia analizator JPK_V7 w wariantach K i M.⁵ SaldeoSMART wystawia też faktury zgodne z wymaganiami KSeF, pobiera je z systemu i umożliwia kontrolę pobranych dokumentów.⁷ Jego zastosowanie nie kończy się więc na wystawianiu faktur.

Poniższa lista porządkuje funkcje związane z dokumentami, rozliczeniami oraz współpracą z księgowym.

• Dokumenty i obieg: SaldeoSMART oferuje OCR faktur, e-archiwum i elektroniczny obieg dokumentów do wspólnej pracy firmy z biurem.³ Dokumenty można dodać ze skanera, e-maila, dysku lub aplikacji mobilnej. Dostępne są także komunikator z księgowym i przypomnienia o płatnościach.⁸
• Faktury sprzedaży: SaldeoSMART wystawia faktury WDT w różnych walutach oraz faktury imienne bez VAT.⁹ Fakturę można wysłać e-mailem jako link do pobrania. Na liście faktur widać datę i godzinę kliknięcia tego linku.¹⁰
• Dokumenty firm zwolnionych z VAT: SaldeoSMART obsługuje faktury bez VAT i rachunki. Po odpowiedniej konfiguracji odczytuje kwotę brutto jako „wartość rachunku”. Zakres eksportu zależy od integracji księgowej.¹¹
• Wymiana faktur: Faktury przesłane między użytkownikami SaldeoSMART można dodać do archiwum odbiorcy. Po konfiguracji kolejne dokumenty od danego kontrahenta są dodawane i odczytywane automatycznie.¹⁰
• Rozrachunki i płatności: SaldeoSMART pokazuje rozrachunki z kontrahentami, statusy zapłaty oraz terminy płatności podatków i składek ZUS.¹² Przygotowuje też pliki przelewów za faktury kosztowe do importu w bankowości elektronicznej.^1,13
• Ewidencja i raportowanie: Moduł KASA ewidencjonuje gotówkowe wpływy i wypłaty dokumentami KP i KW oraz tworzy raporty kasowe.⁹ SaldeoSMART generuje również JPK z danymi faktur sprzedaży do przekazania urzędowi skarbowemu. Opis tej funkcji nie nazywa pliku JPK_V7.¹
• Współpraca i kadry: SaldeoSMART przekazuje klientowi biura wyniki finansowe oraz informacje o podatkach i ZUS.¹⁴ Obsługuje również e-teczki pracownicze, zaliczki i wydatki pracowników.⁸
• Kontrola terminów: SaldeoSMART udostępnia raporty o statusach dokumentów i rozliczeń oraz przypomina o terminach akceptacji i płatności.¹⁵

Program łączy fakturowanie z obiegiem i rozliczaniem dokumentów. Przy rachunkach zakres eksportu zależy jednak od używanej integracji księgowej.

Ile kosztuje SaldeoSMART?

Pakiet startowy SaldeoSMART dla firm kosztuje od 0 zł netto miesięcznie. Obejmuje miesięczne limity faktur, wysyłek do KSeF, kredytów OCR i dokumentów w e-archiwum.⁶ Wysokość abonamentu zależy od odbiorcy oferty – firmy lub biura rachunkowego – oraz wybranego pakietu. Partnerzy publikują osobne cenniki, których nie należy utożsamiać ze stawkami producenta.

Plany i abonamenty

Abonamenty SaldeoSMART dla firm wynoszą od 0 zł netto miesięcznie do 679 zł netto miesięcznie. Dostępny jest też wariant za 279 zł netto rocznie.⁶ Cennik dla biur rachunkowych podaje abonamenty miesięczne.¹⁴ Poniższa tabela zestawia plany producenta, ich ceny i wskazany zakres.

Dane w tabeli: 6,7,14,16,17,18

Partner CI-COMPUTER INSTAL różnicuje pakiety według liczby firm, kont użytkowników i kredytów. Jego stawki oraz warunki przedstawia tabela. W opublikowanej ofercie pakiet Asystent firmy kosztuje od 249 zł netto rocznie. Obejmuje jedną firmę, nielimitowane konta użytkowników i 20 kredytów.¹⁹

Dane w tabeli: 6,19

Partner EDOPI uzależnia stawkę od wielkości biura, puli kredytów i planu. Tabela porównuje warianty Małe Biuro i Standardowe Biuro; przy podanych kwotach nie określono okresu rozliczeniowego.²⁰ Asystent księgowego z 500 kredytami kosztuje u EDOPI 289 zł netto dla Małego Biura i 319 zł dla Standardowego. Różnica wynosi 30 zł, a pula kredytów jest taka sama.²⁰

Dane w tabeli: 16,20

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

W ofercie EDOPI dodatkowy kredyt poza pakietem Małe Biuro kosztuje 0,45 zł za kredyt.²⁰ Osobne opłaty dotyczą też dodatkowego użytkownika w firmowym planie Ekspert oraz klientów ponad pulę w wariantach partnera. Tabela przedstawia te stawki i warunki ich naliczania.

Dane w tabeli: 6,20

Na łączny koszt SaldeoSMART wpływają abonament, wykorzystane kredyty oraz liczba dodatkowych klientów i użytkowników. Przy porównaniu ofert trzeba uwzględnić okres rozliczenia. Stawek EDOPI bez określonego okresu nie można wprost zestawić z miesięcznymi i rocznymi abonamentami producenta.^6,14,20 Według producenta dodatkowy użytkownik obiegowy w pakiecie Ekspert dla biur kosztuje 17 zł netto miesięcznie.²¹

Wersje, limity i sposób udostępniania SaldeoSMART

SaldeoSMART działa online, bez instalowania systemu na komputerze. Według opisu produktu ma aplikacje mobilne na 2 platformach: iOS i Android.²² Faktury sprzedażowe wystawia się na koncie klienta biura rachunkowego albo podmiotu firmy, nie na koncie biura.¹ Taki układ oddziela fakturowanie od dostępu księgowości do dokumentów klienta. Pakiet Asystent księgowego przewiduje nielimitowaną liczbę kont użytkowników, lecz klient korzysta z fakturowania po udostępnieniu mu modułu.¹⁴

Lista pokazuje miejsca pracy z dokumentami oraz warunki dostępu do poszczególnych funkcji.

• Archiwum dokumentów w SaldeoSMART przechowuje skany faktur, umowy, pisma i dokumenty pobrane z KSeF. Upoważnione osoby mogą otwierać je online.¹
• Aplikacja mobilna SaldeoSMART pozwala pracownikom dodawać i przeglądać dokumenty na urządzeniach mobilnych.¹⁵
• Dostęp klienta biura do modułów zależy od pakietu wykupionego przez biuro i nadanych przez nie uprawnień.⁹
• Zakres funkcji i eksportu zależy od pakietu, konfiguracji oraz integracji z programem księgowym.²²
• Odrębne konta podmiotów dotyczą także części firm i spółek należących do grupy kapitałowej.¹

Firma i upoważnione osoby mogą korzystać z dokumentów online. Klient biura nie zyskuje jednak automatycznie dostępu do wszystkich modułów. Przy ocenie fakturowania liczy się to, czy firma będzie wystawiać dokumenty na własnym koncie podmiotu, czy na koncie klienta biura. W pakiecie Asystent księgowego moduł wystawiania faktur można udostępnić trzem klientom biura.¹⁴

Integracje SaldeoSMART

Według producenta SaldeoSMART ma ponad 40 integracji z programami księgowymi.³ Łączy się także z KSeF i wymienia dane z innymi systemami. Dla firmy wybierającej narzędzie do faktur liczy się nie tylko wystawienie dokumentu. Ważne jest również przekazanie go do używanego programu księgowego.

Lista oddziela połączenie z KSeF od integracji księgowych i pozostałych metod wymiany danych.

• Integracja SaldeoSMART z KSeF umożliwia wysyłanie i pobieranie faktur bez logowania do systemu Ministerstwa Finansów.⁷
• Integracje księgowe SaldeoSMART obejmują wymienione w źródłach Symfonia Finanse i Księgowość, InsERT GT oraz Comarch ERP Optima.²³ Wskazano także programy InsERT i ERP Navireo, a w ofercie partnera – enova365.^15,19
• Rozszerzone API SaldeoSMART pozwala importować i eksportować dokumenty z metadanymi w obu kierunkach. Obsługuje współpracę z systemami e-commerce, magazynowymi i kadrowymi. Faktura wystawiona poza SaldeoSMART może trafić do programu; dostępny jest też automatyczny eksport różnych typów dokumentów.²⁴
• REST API SaldeoSMART służy do własnych integracji z systemami zewnętrznymi i korzysta z tokenu API. SaldeoPULPIT przesyła z kolei pliki ze wskazanego folderu na komputerze.^1,22
• Wymiana danych bankowych i kadrowych obejmuje automatyczne pobieranie transakcji oraz eksport dokumentów do programu księgowego. Integracja z modułem e-teczek służy zarządzaniu dokumentami pracowników i kontroli terminów umów oraz badań.^1,15

SaldeoSMART oferuje różne drogi przekazywania danych. Lista współpracujących programów nie mówi jednak, jakie informacje wymienia każda integracja. Zakres połączenia ma znaczenie przy wyborze rozwiązania dla używanego programu księgowego.²²

Wdrożenie i wsparcie SaldeoSMART

Centrum Pomocy SaldeoSMART jest dostępne przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, zgodnie z opisem produktu.¹ Można z niego korzystać w programie oraz na stronie pomocy.¹ Osobną ofertę przygotował partner Best-IT: obejmuje ona połączenie z systemem księgowym i wsparcie działu księgowego.²⁵

Lista rozróżnia materiały pomocy, usługę partnera i historyczny wynik obsługi zgłoszeń. Producent podał, że w 2021 roku podczas pierwszego kontaktu rozwiązano ponad 62% z 14 396 zgłoszeń.⁵

• Centrum Pomocy SaldeoSMART jest dostępne w programie i poza nim. Dostęp przez całą dobę dotyczy materiałów Centrum Pomocy, nie oznacza zaś całodobowej obsługi zgłoszeń przez konsultanta.¹
• Integracja oferowana przez Best-IT obejmuje jednorazowe połączenie SaldeoSMART z systemem księgowym oraz 30 dni wsparcia działu księgowego. Partner oferuje też pomoc rozliczaną godzinowo, w odcinkach co 15 minut, lub w pakiecie miesięcznym.²⁵
• Satysfakcja z rozwiązanych spraw SaldeoSMART wyniosła 93,4% w okresie od 1 stycznia do 12 grudnia 2021 r. To wynik historyczny, nie deklarowany czas odpowiedzi na zgłoszenie.⁵

Centrum Pomocy zapewnia stały dostęp do materiałów, a zakres pracy Best-IT wynika z odrębnej usługi. Przy wdrażaniu wymiany danych są to różne formy wsparcia. Firma może korzystać z pomocy samodzielnie albo sięgnąć po usługę połączenia systemów.

Co SaldeoSMART robi inaczej niż konkurencja?

Producent deklaruje, że automatyzacja rozrachunków w SaldeoSMART pozwala zaoszczędzić 40% czasu. Nie jest to wynik porównania z konkurencyjnym programem.² SaldeoSMART łączy pobieranie dokumentów z KSeF, kontrolę statusów, akceptację i przekazanie do księgowości.²⁶ Nie oznacza to, że któraś z tych funkcji występuje wyłącznie w tym produkcie.

Lista przedstawia czynności wykonywane w SaldeoSMART podczas pracy z fakturą oraz ich praktyczne skutki.

• Pobieranie faktur z KSeF odbywa się automatycznie, bez ręcznego pobierania plików XML.²⁶
• Odczyt OCR faktur ogranicza przepisywanie danych z dokumentów i związane z nim ryzyko błędów.¹⁵
• Rejestr zmian dokumentów pozwala prześledzić wykonane operacje i znaleźć błędy.¹⁵

SaldeoSMART warto oceniać jako narzędzie do całej pracy nad fakturą: od odbioru po przekazanie księgowości. Samo wystawianie dokumentów to tylko część tego procesu. Różnice względem konkretnego konkurenta wymagają porównania tych samych czynności w obu produktach. Deklaracja oszczędności czasu nie zastępuje takiego porównania.

Plusy i minusy SaldeoSMART

SaldeoSMART umożliwia kilku osobom równoczesną pracę w e-archiwum i wyszukiwanie przechowywanych plików.¹² Ma też ograniczenia dotyczące odczytu pozycji faktury, dostosowania listy dokumentów oraz obsługi faktur wystawionych poza programem.⁹ Te różnice warto odnieść do sposobu pracy firmy.

Plusy

Wspólne archiwum to zaleta SaldeoSMART, gdy nad dokumentami pracuje kilka osób.¹² Poniższa lista pokazuje zastosowanie tej funkcji. Bezpłatny pakiet Asystent e-faktur udostępnia e-archiwum, ale przewiduje tylko jedno konto użytkownika.⁶

• Wspólne e-archiwum SaldeoSMART pozwala kilku osobom jednocześnie przeglądać dokumenty i wyszukiwać pliki. Przydaje się, gdy firma i księgowość korzystają z tej samej dokumentacji.¹²

E-archiwum ułatwia współdzielenie i odnajdywanie dokumentów. Nie gwarantuje jednak poprawnego odczytu ich treści.

Minusy

Ograniczenia SaldeoSMART mogą mieć znaczenie przy odczytywaniu pozycji towarowych i dostosowywaniu widoku dokumentów. Dotyczą też wezwań związanych z fakturami wystawionymi poza programem.⁹ Lista oddziela warunki dostępu do funkcji od ograniczeń ich działania.

• Odczyt pozycji towarowych w SaldeoSMART wymaga wykupienia dodatkowej funkcji przez biuro.⁹
• OCR SaldeoSMART może popełnić błąd lub pominąć dane. Część dokumentów trzeba więc poprawić ręcznie.⁹
• Lista dokumentów SaldeoSMART nie pozwala dodawać własnych kolumn, na przykład dla GTU lub procedury.⁹
• Dokumenty windykacyjne w SaldeoSMART nie obejmują not obciążeniowych. Wezwania do zapłaty i przypomnienia można wystawiać wyłącznie do faktur utworzonych w programie.⁹
• Moduł KASA SaldeoSMART nie łączy się z kasami fiskalnymi.⁹

SaldeoSMART lepiej odpowiada potrzebie współdzielenia archiwum niż pracy wymagającej własnych kolumn lub połączenia modułu KASA z kasą fiskalną.

SaldeoSMART a kontrola faktury przed wysłaniem do KSeF

SaldeoSMART pozwala poprawić fakturę przed wysłaniem do KSeF i, według producenta, automatycznie weryfikuje ją przed użyciem polecenia „Wystaw i wyślij do KSeF”.⁷ Kontrola odbywa się przed przekazaniem dokumentu do systemu.

Weryfikacja dokumentu i role uprawnione do wysyłki

SaldeoSMART automatycznie sprawdza fakturę przed wysyłką, a wcześniej pozwala edytować jej treść.⁷ Role i uprawnienia rozdzielają prawo do pobierania faktur z KSeF i ich wysyłania.⁷ Firma może więc powierzyć przygotowanie faktury innej osobie niż upoważniona do wysyłki.

Lista wskazuje mechanizmy kontroli dotyczące faktury oraz uprawnień użytkownika.

• Faktura przed wysyłką przechodzi automatyczną weryfikację po przygotowaniu i ewentualnym poprawieniu treści.⁷
• Uprawnienia KSeF określają, kto może pobierać faktury, a kto je wysyłać. Status wysyłki można śledzić również w aplikacji mobilnej.⁷

Automatyczna weryfikacja nie zastępuje decyzji firmy o przyznaniu uprawnień do wysyłania faktur do KSeF.

Wysyłka i pobieranie: 0 zł opłaty dodatkowej i 0 potrącanych kredytów

Wysyłanie i pobieranie faktur przez KSeF nie pomniejsza puli kredytów SaldeoSMART. Ceny pakietów przedstawia sekcja kosztów.²⁶ Program automatycznie pobiera także faktury kosztowe do obiegu dokumentów.²⁶ Pobrany dokument może trafić do dalszej pracy bez ręcznego importu pliku.

SaldeoSMART: faktury z KSeF w XML a dokumenty odczytywane przez OCR

SaldeoSMART odczytuje faktury z KSeF z danych XML, bez rozpoznawania obrazu przez OCR. Według opisu produktu odczyt OCR dokumentu spoza KSeF zużywa 1 kredyt za stronę.²² XML zawiera ustrukturyzowane dane faktury, a OCR rozpoznaje tekst z jej obrazu. Oba rodzaje dokumentów mogą wejść do tego samego obiegu, choć kredyty rozlicza się przy nich inaczej.²²

Kiedy odczyt XML nie wymaga OCR?

Faktura pobrana z KSeF nie wymaga OCR: SaldeoSMART korzysta z danych zapisanych w XML, zamiast rozpoznawać obraz.²² Dokument spoza KSeF program odczytuje przez OCR. Rozpoznaje między innymi kwoty, daty, dane kontrahenta i numer faktury.^15,22 Pracownik sprawdza odczytane informacje i w razie potrzeby je poprawia.¹⁵

OCR: 1 kredyt za stronę; „Uzupełnij z AI”: 1 kredyt za fakturę z KSeF

Funkcja „Uzupełnij z AI” zużywa 1 kredyt za fakturę z KSeF.²² Uzupełnia kategorię, rejestr, opis, wymiary i typ dokumentu; udostępnia też historię zmian.⁷ Jej bezpłatna promocja trwała do końca maja 2026 r. Od 1 czerwca 2026 r. obowiązuje rozliczenie kredytowe.¹⁹

Lista odróżnia samo odczytanie XML od czynności, na które zużywa się kredyty.

• Faktura z KSeF w XML trafia do SaldeoSMART bez odczytu obrazu przez OCR. Uzupełnienie jej opisu przez AI jest osobną czynnością rozliczaną kredytem.²²
• Faktura spoza KSeF jest odczytywana przez OCR według liczby stron. Pracownik sprawdza dane rozpoznane z dokumentu.^15,22

Kredyty służą do korzystania z OCR i AI. Samo pobranie danych faktury z KSeF ich nie zużywa.²⁶

SaldeoSMART a rozliczanie transakcji bankowych

Według dokumentacji SaldeoSMART pobiera transakcje przez automatyczne połączenie z bankiem raz dziennie rano. Można je także pobrać ręcznie.⁹ Program łączy transakcje z fakturami, co pomaga rozliczać płatności. Automatyczne dopasowanie nie obejmuje jednak umów.⁹

Łączenie transakcji z fakturami, ale nie z umowami

SaldeoSMART łączy transakcje z fakturami sprzedażowymi i kosztowymi odczytanymi z wyciągu bankowego PDF.³ Pozwala też ręcznie powiązać transakcję z dokumentem lub fakturą.¹ Innych rodzajów dokumentów, w tym umów, automatyczne dopasowanie nie obejmuje. Firma rozliczająca płatności z umów musi uwzględnić to ograniczenie.⁹

Zgoda bankowa ważna 180 dni; według partnera 1 kredyt obejmuje 3 transakcje

Zgoda na pobieranie transakcji jest ważna przez 180 dni. Według partnera 1 kredyt obejmuje rozliczenie 3 transakcji.^9,19 Aby uruchomić integrację, użytkownik udziela zgody przez platformę partnera otwartej bankowości. Po upływie jej ważności musi ją odnowić.⁹ Przy automatycznym połączeniu bankowym program nie udostępnia pliku PDF wyciągu.⁹

Producent deklaruje ponad 300 000 użytkowników SaldeoSMART. Liczba ta dotyczy całego produktu, nie samej integracji bankowej.² Firma potrzebująca wyciągu w PDF powinna odróżnić pobranie transakcji od dostępu do pliku.

SaldeoSMART a reguły akceptacji dokumentów w firmie i biurze rachunkowym

Według opisu SaldeoSMART przypisuje do każdego typu dokumentu 1 proces obiegowy.¹ Firma ustala w nim etapy, uprawnienia i równoległą akceptację. Po zatwierdzeniu dokument trafia do dalszej pracy księgowej.^1,15

Równoległa akceptacja i zastępstwo podczas nieobecności

Równoległa akceptacja pozwala w SaldeoSMART kierować dokument do osób uczestniczących w obiegu bez ograniczenia do pojedynczej ścieżki zatwierdzania.¹ Podczas nieobecności lub urlopu obowiązki można przekazać zastępcy.¹ Lista pokazuje elementy ustalane przed skierowaniem dokumentu do księgowości.

• Ścieżka akceptacji SaldeoSMART obejmuje konfigurowane etapy i własne typy dokumentów. Pozwala to dostosować obieg do struktury firmy.¹⁵
• Uprawnienia w SaldeoSMART określają udział użytkowników w procesie. Delegowanie obowiązków pozwala wyznaczyć zastępstwo na czas nieobecności.¹
• Zatwierdzony dokument w SaldeoSMART trafia do dekretacji, czyli przypisania do odpowiednich zapisów księgowych. Następnie można go zaksięgować w zintegrowanym systemie ERP lub programie księgowym.¹⁵

Obieg łączy akceptację z przekazaniem dokumentu do księgowania. Zatwierdzenie nie oznacza jednak, że dokument został już zaksięgowany.¹⁵

Jeden typ dokumentu – 1 przypisany proces obiegowy

Do typu dokumentu SaldeoSMART przypisuje jeden wybrany proces obiegowy. Przy planowaniu różnych ścieżek trzeba więc odpowiednio skonfigurować typy dokumentów.¹ Dla każdej firmy można tworzyć wymiary bez ograniczenia ich liczby.¹ Służą one opisywaniu dokumentów, ale nie zmieniają zasady przypisania procesu.

SaldeoSMART: administrator konta i zabezpieczenie przekazywania dokumentów

Według opisu produktu SaldeoSMART dopuszcza 1 administratora na konto.¹ Dostęp można chronić uwierzytelnianiem dwuskładnikowym. Dokumenty przesyłane na indywidualny adres e-mail firmy zabezpiecza z kolei kod PIN.¹ Uprawnienia administratora i sposób dostarczania faktur przez pracowników to odrębne kwestie.

Limit 1 administratora na konto i uwierzytelnianie dwuskładnikowe

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe korzysta z kodu wysyłanego e-mailem lub generowanego w aplikacji mobilnej.¹ Limit administratorów oznacza, że roli tej nie można równocześnie przydzielić kilku osobom na tym samym koncie.¹ Warto to uwzględnić przy ustalaniu odpowiedzialności za konto. Uprawnienia osób pracujących z dokumentami są odrębną sprawą.

Przesyłanie dokumentów e-mailem z 4-cyfrowym PIN-em

Dokumenty wysyłane e-mailem do SaldeoSMART chroni 4-cyfrowy PIN.¹ Firma otrzymuje indywidualny adres, na który można przesłać faktury jako załączniki bez logowania do programu.¹ Ta metoda służy dostarczaniu dokumentów, nie uzyskiwaniu dostępu do konta. Nie zastępuje więc logowania z uwierzytelnianiem dwuskładnikowym.

SaldeoSMART: terminy płatności i skutki opóźnienia

Opóźnienie płatności przekraczające 14 dni daje operatorowi SaldeoSMART prawo do zablokowania konta. Tak stanowią warunki dostępu.²⁷ Termin płatności biegnie od wystawienia faktury za dostęp, a opłatę pobiera się z góry.²⁷

Faktura za dostęp: do 30 dni od zamówienia; płatność: 7 dni od wystawienia

Fakturę za dostęp do SaldeoSMART wystawia się do 30 dni od zamówienia. Termin zapłaty wynosi 7 dni od jej wystawienia.²⁷ Dokument nie pojawia się bezpośrednio w aplikacji.²⁷ Dla osoby odpowiedzialnej za płatność liczy się termin na fakturze, nie data zamówienia.

Możliwa blokada konta po opóźnieniu przekraczającym 14 dni

Po przekroczeniu wskazanego opóźnienia operator może zablokować konto SaldeoSMART. Nie jest to automatyczny skutek każdej spóźnionej wpłaty.²⁷ Odblokowanie może zależeć od wniesienia dodatkowej opłaty określonej w cenniku.²⁷ Operator zachowuje opłatę za pakiet miesięczny lub roczny, gdy klient wypowie umowę.²⁷ Ma to znaczenie przy zmianie programu przed końcem opłaconego okresu.

Opinie klientów o SaldeoSMART

Dla kogo jest SaldeoSMART, a dla kogo nie?

SaldeoSMART jest przeznaczony dla firm, biur rachunkowych i ich klientów. Pakiet startowy odpowiada mniejszej liczbie dokumentów, a pakiety biurowe – obsłudze wielu klientów.^1,6,14 O przydatności programu do fakturowania decydują przede wszystkim liczba dokumentów, sposób ich akceptacji i zakres wymiany danych z księgowością.

Sprawdzi się, jeśli

SaldeoSMART może pasować zarówno do niewielkiej skali fakturowania, jak i do współpracy firmy z biurem rachunkowym nad dokumentami. Lista przedstawia sytuacje, w których warto go rozważyć.

• Firma wystawia niewiele faktur. Pakiet startowy SaldeoSMART jest przeznaczony dla firm z małą liczbą dokumentów. Jego limit to 5 faktur miesięcznie.⁶
• Biuro rachunkowe obsługuje wielu klientów. Wśród pakietów biurowych są warianty dla biur potrzebujących zarządzania zadaniami, analiz lub obiegu dokumentów.¹⁴
• Firma potrzebuje rozbudowanej wymiany danych. Rozszerzone API SaldeoSMART odpowiada potrzebom firm e-commerce, logistycznych, produkcyjnych i usługowych.²⁴
• Zespół pracuje w różnych miejscach. Aplikacja mobilna wspiera pracę rozproszoną. Konfigurowalny obieg służy zarówno małym firmom, jak i dużym organizacjom ze złożoną akceptacją.¹⁵

SaldeoSMART pasuje do firmy, która chce wystawiać faktury oraz przekazywać i akceptować dokumenty wspólnie z pracownikami i księgowością.

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

SaldeoSMART nie obsłuży każdego sposobu rozliczania dokumentów. Lista wskazuje potrzeby wykraczające poza opisane funkcje produktu.

• Firma potrzebuje not obciążeniowych. SaldeoSMART ich nie wystawia. Wezwania do zapłaty dotyczą wyłącznie faktur utworzonych w programie.⁹
• Firma wymaga połączenia ewidencji kasowej z kasą fiskalną. Moduł KASA SaldeoSMART nie oferuje takiej integracji.⁹

O wyborze SaldeoSMART powinna przesądzać zgodność obiegu faktur ze sposobem pracy firmy, a nie sama wielkość przedsiębiorstwa.

Alternatywy dla SaldeoSMART

Zamiast SaldeoSMART firma może wybrać program do faktur albo system księgowy dopasowany do swojej pracy. Porównanie powinno objąć wystawianie i odbieranie faktur z KSeF, przekazywanie dokumentów księgowej oraz obieg akceptacji. Znaczenie mają również zasady dostępu i rozliczenia. Same abonamenty nie pokażą, który produkt lepiej obsłuży faktury kosztowe.

Tabela pokazuje, kiedy rozważyć inną kategorię narzędzia i na co zwrócić uwagę przy wyborze.

SaldeoSMART warto porównywać z konkretnym produktem przy takim samym zakresie funkcji i warunków oferty. Bez tego nie da się wskazać zwycięzcy pod względem ceny ani możliwości.

Najczęstsze pytania o SaldeoSMART

SaldeoSMART łączy się z KSeF za pomocą tokenu, a od lutego 2026 r. także certyfikatu.²⁶ Poniższe odpowiedzi wyjaśniają sposób połączenia oraz odbierania faktur.

Gdzie mogę znaleźć certyfikaty KSeF w SaldeoSMART?

Od lutego 2026 r. certyfikat KSeF jest dostępną metodą połączenia SaldeoSMART z tym systemem.²⁶ Służy do uwierzytelnienia połączenia. Nie należy mylić jego użycia z przeglądaniem pobranych już faktur.

Czy SaldeoSMART trzeba instalować na komputerze?

SaldeoSMART nie trzeba instalować na komputerze. Działa online.

Czy po wysłaniu faktury jako link można sprawdzić, czy odbiorca go kliknął?

Tak. Na liście faktur widać datę i godzinę kliknięcia linku do pobrania.

Czy do SaldeoSMART można przenieść fakturę wystawioną w innym programie?

Do SaldeoSMART można przenieść fakturę wystawioną w innym programie. Rozszerzone API pozwala importować i eksportować dokumenty z metadanymi w obu kierunkach.

Czy SaldeoSMART przygotowuje pliki przelewów do banku?

Tak. Program przygotowuje pliki przelewów za faktury kosztowe, które można zaimportować do bankowości elektronicznej.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.