FakturaXL — wystawianie faktur i obsługa

W FakturaXL wystawienie faktury zaczyna się od uzupełnienia danych firmy, nabywcy i sprzedaży.
Sposób poprawienia błędu zależy od statusu dokumentu. Poniżej znajdziesz też wskazówki dotyczące pobrania PDF, wysłania faktury klientowi i problemów z zapisem¹.

FakturaXL: instrukcja konfiguracji, wystawiania i poprawiania faktur

Przed wystawieniem faktury ustal sposób jej numerowania. Pomoc FakturaXL wyjaśnia, jak nadawać kolejne numery bez rozpoczynania numeracji od numeru 1 każdego miesiąca. Opisuje również wystawienie duplikatu.²
Przed zapisem sprawdź dane sprzedawcy i nabywcy, szczegóły sprzedaży oraz płatności³.

FakturaXL udostępnia instrukcje wystawiania faktury zaliczkowej, która dokumentuje otrzymaną zaliczkę, oraz faktury końcowej, uwzględniającej wcześniejsze wpłaty.²
Wybierz rodzaj dokumentu odpowiedni do przebiegu sprzedaży, zanim zaczniesz wypełniać pola. Zgodnie z art. 106f ust. 3 ustawy o VAT na fakturze końcowej pomniejsza się wartość sprzedaży o otrzymane zaliczki⁴.

Gdzie w FakturaXL wpisać dane firmy i ustawić informacje na fakturze?

Dane firmy wpisz w FakturaXL jako dane sprzedawcy, a informacje o nabywcy i sprzedaży uzupełnij na przygotowywanej fakturze. Sprawdź nazwę firmy, adres, NIP i rachunek do płatności. Ustaw też numerację zgodnie ze sposobem oznaczania faktur przyjętym w firmie. Art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT wymaga kolejnego numeru, który jednoznacznie identyfikuje fakturę⁴.

Pomoc FakturaXL opisuje połączenia programu z Allegro, Apilo, Naffy i sklepami internetowymi.²
Porównaj dane z zamówieniem, gdy faktura powstaje na podstawie danych z takiego połączenia. Wśród opisanych połączeń są trzy usługi: Allegro, Apilo i Naffy⁵.

Jak poprawić dokument w FakturaXL, a kiedy wystawić korektę?

Wersję roboczą faktury popraw przed przekazaniem jej nabywcy. Gdy błąd dotyczy już wystawionego dokumentu, rozważ fakturę korygującą. Ustal, czy zmiana obejmuje nabywcę, pozycje sprzedaży, kwotę czy płatność. Na korekcie wskaż pierwotną fakturę i zachowaj oba dokumenty w ewidencji⁶.

Duplikat pozwala ponownie udostępnić tę samą fakturę, ale nie zmienia jej treści. Nie wystawiaj korekty zamiast duplikatu, gdy klient potrzebuje dokumentu jeszcze raz. Art. 106l ustawy o VAT reguluje ponowne udostępnienie lub wystawienie faktury zniszczonej albo zaginionej⁴.

Jak pobrać fakturę z FakturaXL jako PDF lub wysłać ją klientowi?

Po zapisaniu faktury sprawdź jej treść, a następnie pobierz PDF. Otwórz właściwy dokument i upewnij się, że plik dotyczy tego nabywcy. Przed wysłaniem skontroluj adres odbiorcy i załącznik.
Przekazanie PDF klientowi nie zastępuje czynności związanych z ewidencją i rozliczeniami. Art. 106n ustawy o VAT został uchylony 1 lutego 2026 r.; jego ust. 1 nie jest już podstawą wymogu akceptacji faktur elektronicznych⁴.

Pomoc FakturaXL zawiera osobne instrukcje pobierania faktur zakupowych i kosztowych z KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Opisuje też tworzenie i wysyłanie pliku JPK, czyli Jednolitego Pliku Kontrolnego.² Znajdziesz w niej również instrukcję eksportu dokumentów do księgowego online².
Miesięczny JPK_V7M przesyła się do 25. dnia następnego miesiąca; termin przesuwa się, gdy ten dzień przypada w sobotę lub święto⁷.

Co zrobić, gdy FakturaXL nie zapisuje faktury lub nie tworzy pliku PDF?

Gdy FakturaXL nie zapisuje faktury albo nie tworzy PDF, zacznij od sprawdzenia pól i wyniku zapisu. Zweryfikuj dane nabywcy, pozycje sprzedaży oraz numer dokumentu. Potem sprawdź, czy faktura widnieje wśród zapisanych dokumentów.
Otwórz ją ponownie i pobierz PDF z tej faktury, zamiast tworzyć niepotrzebną kopię, gdy widnieje wśród zapisanych dokumentów. Art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT wymienia nazwy lub imiona i nazwiska oraz adresy sprzedawcy i nabywcy⁴.

Pomoc FakturaXL zawiera instrukcję instalacji drukarki fiskalnej w programie.²
Problem z wydrukiem fiskalnym rozpatruj osobno od problemu z zapisem faktury lub pobraniem PDF. To różne etapy obsługi dokumentu. Art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT przewiduje wydanie paragonu papierowego albo, za zgodą nabywcy, elektronicznego⁴.

FakturaXL: elementy faktury i jej wygląd

Pomoc FakturaXL pokazuje, jak umieścić na fakturze 2 numerów konta.²
Przygotowując dokument, odróżnij dane identyfikujące sprzedaż od informacji ułatwiających klientowi płatność i elementów wyglądu. Polski numer rachunku w formacie NRB ma 26 cyfr. Na tej podstawie sprawdzisz długość każdego konta wpisanego na fakturze⁸.

Jakie dane umieścić na fakturze, a które są opcjonalne?

Na fakturze w FakturaXL podaj dane sprzedawcy i nabywcy, numer i daty dokumentu oraz nazwę towaru lub usługi. Uzupełnij też właściwe kwoty i informacje podatkowe. Dzięki tym danym wiadomo, kto sprzedał, komu i co podlega rozliczeniu. Logo firmy i dodatkowy opis produktu wpływają na prezentację dokumentu. Art. 106e ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT wymaga nazwy lub rodzaju towaru albo usługi, ale nie logo⁴.

Tabela rozróżnia elementy identyfikujące sprzedaż, określające rozliczenie oraz służące prezentacji faktury. Katalog danych wymaganych przepisami wynika z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT; logo w nim nie figuruje⁴.

Jak dodać grafikę do faktury?

W FakturaXL grafikę dodaje się do faktury jako logo firmy. Pomoc programu opisuje zarówno dodawanie logo, jak i opisu produktu.²
Znajdź ustawienie logo, dodaj plik graficzny i obejrzyj podgląd. Sprawdź, czy obraz nie utrudnia odczytania danych nabywcy, kwot ani informacji o płatności.

Zaakceptuj wygląd faktury dopiero po obejrzeniu podglądu z dodanym logo.

Elektroniczna wysyłka faktur: przygotowanie i przekazanie dokumentu

Wysyłkę faktury z FakturaXL do KSeF przygotuj przez połączenie programu z Krajowym Systemem e-Faktur. Pomoc FakturaXL opisuje również samo przekazanie dokumentu.²
Znajdziesz tam instrukcje generowania certyfikatu i tokenu autoryzacyjnego w KSeF². Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największe firmy 1 lutego 2026 r., pozostałe zasadniczo 1 kwietnia 2026 r., a najmniejsze 1 stycznia 2027 r⁹.

Lista pokazuje kolejność czynności związanych z przekazaniem faktury do KSeF. Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do KSeF⁴.

• Autoryzacja w KSeF określa sposób dostępu do systemu przed przekazaniem dokumentu.
• Połączenie FakturaXL z KSeF przygotowuje program do elektronicznego przekazania faktury.
• Wysłanie faktury dotyczy wybranego dokumentu; po wysyłce sprawdź wynik przekazania.

Przekazanie faktury do KSeF to odrębna czynność od wysłania klientowi pliku PDF.

Najczęściej zadawane pytania

Czy numeracja faktur w FakturaXL może być ciągła przez cały rok?

Tak. Możesz nadawać kolejne numery bez rozpoczynania od 1 każdego miesiąca; ustal sposób numerowania przed wystawianiem faktur.

Kiedy wybrać fakturę zaliczkową, a kiedy końcową?

Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymaną zaliczkę, a końcowa uwzględnia wcześniejsze wpłaty i pomniejsza o nie wartość sprzedaży.

Czy dane z Allegro lub połączonego sklepu można przyjąć bez sprawdzenia?

Nie — porównaj dane przeniesione do FakturaXL z zamówieniem. Program opisuje połączenia m.in. z Allegro, Apilo, Naffy i sklepami internetowymi.

Do kiedy przesłać miesięczny JPK_V7M?

Do 25. dnia następnego miesiąca. Termin przesuwa się, gdy przypada w sobotę lub święto.

Stan prawny na: październik 2026.