Subiekt 123 — wystawianie faktur i obsługa

W Subiekcie 123 wystawianie faktury cyklicznej zaczyna się od szablonu i harmonogramu. To one określają, jakie dokumenty i kiedy mają powstawać. Poniżej znajdziesz sposób konfiguracji, przekazania gotowej faktury klientowi, poprawiania błędów oraz postępowania przy problemach z zapisem¹.

Jak wystawić fakturę sprzedaży w Subiekcie 123 krok po kroku?

Fakturę cykliczną w Subiekcie 123 przygotowuje się przez utworzenie szablonu. Przykład konfiguracji pokazuje wystawianie dokumentu co 1 miesiąc². Ta instrukcja dotyczy faktur powstających według harmonogramu, nie ręcznego wystawiania pojedynczej faktury sprzedaży³.

Szablon faktury cyklicznej w Subiekcie 123 zapisujesz po uzupełnieniu danych dokumentu i harmonogramu.
Przy harmonogramie miesięcznym możesz ustawić wystawianie faktury co 1 miesiąc⁴. Częstotliwość warto ustalić przed zapisaniem szablonu.

• Menu „Sprzedaż → Faktury cykliczne” znajdziesz w Subiekcie 123. Otwórz je i kliknij symbol „+”².
• Nazwa szablonu pomaga odróżnić go od pozostałych dokumentów. Wpisz nazwę w przeznaczonym do tego polu².
• Harmonogram określa częstotliwość wystawiania faktur. Wybierz wariant tygodniowy, miesięczny albo roczny².
• Dzień wygenerowania wskazuje, kiedy ma powstać faktura cykliczna. Ustaw go w szablonie².
• Pola „Wystawiaj do” i „Wystawiaj co N miesięcy” służą do określenia daty końcowej i odstępu między fakturami. Uzupełnij je, jeśli chcesz wyznaczyć te wartości².
• Opcja „Powiadamiaj mnie e-mailem” pozwala otrzymać powiadomienie z wyprzedzeniem 1 dnia. Włącz ją, jeśli potrzebujesz takiego przypomnienia^2,3.
• Termin wystawienia może przypadać na wyznaczony dzień, 1 dzień roboczy przed nim albo 1 dzień roboczy po nim. Wybierz wariant i zapisz szablon^2,3.

Zapisany szablon wyznacza terminy, w których Subiekt 123 ma wystawiać kolejne faktury cykliczne².
W harmonogramie miesięcznym możesz wskazać konkretny dzień wygenerowania dokumentu, na przykład 10. dzień miesiąca³. To ustawienie dotyczy kolejnych faktur tworzonych z szablonu.

Jak wysłać fakturę z Subiekta 123 do KSeF?

Do KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, wysyłasz wystawioną fakturę z Subiekta 123, a nie jej szablon. Otwórz gotowy dokument i wybierz dostępne dla niego działanie związane z KSeF.
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT datą wystawienia faktury online jest dzień przesłania jej do KSeF, jeśli odpowiada dacie na fakturze⁵.

Po przekazaniu faktury sprawdź jej status w KSeF. Zapisanie szablonu samo w sobie nie wysyła dokumentu.
Przyjęcie konkretnej faktury potwierdza unikalny numer KSeF zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO)⁶.

Jak zapisać, pobrać, wydrukować lub wysłać gotową fakturę?

Dokumentacja Subiekta 123 opisuje automatyczną wysyłkę wystawionej faktury cyklicznej na adres e-mail klienta².
Nie jest to to samo co powiadomienie e-mail dla wystawcy. Szablon ma osobne ustawienia wysyłki faktury klientowi i powiadomień dla wystawcy³.

Automatyczną wysyłkę ustawiasz w szablonie faktury cyklicznej. Przed zapisaniem sprawdź adres klienta oraz opcję odpowiedzialną za wysyłanie dokumentów.

• Adres e-mail klienta wskazuje odbiorcę faktury. Sprawdź, czy przy danych klienta widnieje właściwy adres.
• Opcja „Wysyłaj faktury e-mailem do Klienta” odpowiada za automatyczne przekazanie wystawionej faktury cyklicznej. Włącz ją w ustawieniach szablonu².
• Gotowa faktura wymaga osobnego działania, jeśli chcesz ją pobrać lub wydrukować. Otwórz wystawiony dokument i wybierz odpowiednią czynność w jego widoku.

Automatyczna wysyłka przekazuje fakturę cykliczną klientowi. Pobranie lub wydruk to z kolei czynności wykonywane na gotowym dokumencie.

Co zrobić, gdy Subiekt 123 nie pozwala wystawić lub zapisać faktury?

Najpierw przeczytaj komunikat błędu, gdy Subiekt 123 nie pozwala wystawić lub zapisać faktury. Popraw wskazane dane, sprawdzając nabywcę, daty i pozycje sprzedaży. Potem ponów zapis.

Komunikat nie zawsze wskazuje konkretne pole. W takiej sytuacji sprawdź połączenie z internetem i ponownie otwórz dokument. Przy fakturze cyklicznej przejrzyj też ustawienia szablonu: jego zapisanie i wystawienie faktury to odrębne czynności.

Jak poprawić dane na wystawionej fakturze i kiedy wystawić korektę?

W Subiekcie 123 popraw dane dokumentu, zanim go wystawisz. Błąd dotyczący sprzedaży, ceny, stawki VAT lub kwoty popraw dokumentem korygującym, gdy faktura jest już wystawiona.
Nie zastępuj oryginału zmienioną kopią. Zachowaj powiązanie między fakturą pierwotną a poprawką⁷.

Sposób poprawy zależy od statusu dokumentu⁸. Ustal więc najpierw, czy faktura została już wystawiona.

• Dokument w przygotowaniu możesz poprawić przed wystawieniem. Porównaj wpisane dane z zamówieniem lub ustaleniami z nabywcą.
• Wystawioną fakturę odszukaj w dokumentach sprzedaży. Ustal, które dane są błędne, i określ prawidłowe wartości.
• Fakturę korygującą wystaw, gdy zmienia się wartość lub zakres sprzedaży albo rozliczenie VAT. Wskaż dokument pierwotny i przyczynę korekty⁷.
• Błąd wyłącznie w danych nabywcy rozpatrz oddzielnie od pomyłki w kwotach. Sposób poprawy dobierz do rodzaju błędu i statusu faktury⁹.

Po wystawieniu faktury udokumentuj poprawkę w odniesieniu do oryginału¹⁰. Nie zmieniaj treści wystawionego dokumentu bez pozostawienia śladu korekty.

Jak w Subiekcie 123 uzupełnić nabywcę, pozycje, ceny i stawki VAT?

Instrukcja programu wymaga też wskazania klienta i miejsca wystawienia². Przed zapisaniem porównaj dane sprzedaży z ustaleniami z klientem¹¹. Podstawowa stawka VAT wynosi 23%, ale każdej pozycji przypisz stawkę właściwą dla danej sprzedaży¹².

Szablon powinien zawierać dane dokumentu i warunki płatności. Uzupełnij je przed zapisaniem, razem z pozycjami sprzedaży.

• Klient i miejsce wystawienia wskazują nabywcę oraz miejsce podane na fakturze. Wybierz klienta i wpisz miejsce wystawienia².
• Pozycje towarowe i ceny opisują sprzedaż na fakturze cyklicznej. Dodaj pozycje z cenami, a potem wybierz formę i termin płatności².
• Stawka VAT musi odpowiadać sposobowi opodatkowania danej pozycji. Przed wystawieniem faktury porównaj ją z rodzajem sprzedawanego towaru lub usługi¹².
• Mechanizm podzielonej płatności i automatyczne wprowadzenie płatności to opcje szablonu. Włącz je, jeśli pasują do danej sprzedaży i sposobu jej rozliczenia².
• Rachunek bankowy i osoba wystawiająca to kolejne dane wskazywane w szablonie. Możesz także dodać opis dokumentu i osobę odbierającą².

Kompletny szablon przenosi dane nabywcy, pozycje sprzedaży i warunki zapłaty na wystawiane z niego faktury.
Art. 106e ust. 1 ustawy o VAT wymaga na fakturze m.in. danych nabywcy, nazwy towaru lub usługi, ceny jednostkowej netto i stawki podatku¹³.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zapisanie szablonu od razu wystawia fakturę?

Nie. Szablon określa harmonogram, według którego Subiekt 123 ma wystawiać kolejne faktury.

Czy faktury cykliczne można ustawić co tydzień lub co rok?

Tak. Harmonogram może być tygodniowy, miesięczny albo roczny.

Czy można określić, kiedy zakończy się wystawianie faktur cyklicznych?

Tak. Pole „Wystawiaj do” pozwala wskazać datę końcową harmonogramu.

Czy faktura musi być wystawiona dokładnie w dniu wskazanym w harmonogramie?

Nie. Możesz ustawić wystawienie w wyznaczonym dniu albo 1 dzień roboczy przed nim lub po nim.

Czy e-mail z powiadomieniem oznacza wysłanie faktury klientowi?

Nie. Powiadomienie dla wystawcy i automatyczna wysyłka faktury do klienta to osobne ustawienia.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.