Data sprzedaży a data wystawienia faktury

Data sprzedaży to dzień dostawy towaru albo wykonania usługi. Może pokrywać się z datą wystawienia faktury, ale nie musi¹. Gdy te dni są różne, trzeba wiedzieć, co oznacza każdy z nich i jak zapisać je na fakturze.
Obowiązek wskazania określonej daty sprzedaży, różnej od daty wystawienia, wynika z art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT².

Czym jest data sprzedaży i jak różni się od daty wystawienia faktury?

Data sprzedaży wskazuje dzień zdarzenia opisanego na fakturze. Data wystawienia mówi z kolei, kiedy sporządzono dokument. Przy towarach liczy się dzień dostawy, a przy usługach – dzień ich wykonania. Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje zasadniczo w chwili dostawy towaru lub wykonania usługi².

Na fakturze można użyć określenia „data sprzedaży” zamiast „data dokonania dostawy” lub „data wykonania usługi”. Wpisany dzień musi odpowiadać rzeczywistej dacie zdarzenia¹.
O poprawności zapisu rozstrzyga więc data, nie nazwa pola na dokumencie³.

Czy data wykonania usługi musi znaleźć się na fakturze?

Datę wykonania usługi trzeba podać na fakturze, jeśli różni się od daty jej wystawienia. Można wpisać ją w polu „data sprzedaży”; dosłowna nazwa „data wykonania usługi” nie jest konieczna. Taki obowiązek wynika z art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT².

Poniższa lista pokazuje, jak zapisać datę wykonania usługi w zależności od dnia wystawienia faktury. Art. 106e ust. 1 pkt 6 wymaga jej odrębnego wskazania, gdy jest określona i różni się od daty wystawienia².

• Faktura wystawiona w dniu wykonania usługi nie wymaga osobnego podania daty wykonania. Oba zdarzenia przypadają tego samego dnia.
• Faktura wystawiona po wykonaniu usługi wymaga odrębnego wskazania dnia jej wykonania. Nie zastępuje go data wystawienia dokumentu.

Gdy faktura powstaje po wykonaniu usługi, odbiorca powinien móc odczytać z niej obie daty.
Wymaga tego art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT, jeśli data wykonania jest określona i różni się od daty wystawienia².

Czym jest data wystawienia faktury?

Data wystawienia faktury oznacza dzień sporządzenia dokumentu. Jest obowiązkowym elementem faktury¹. Nie wskazuje dnia odbioru towaru lub usługi przez nabywcę ani dnia zapłaty. Wymienia ją art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT².

Wystawca wpisuje dzień sporządzenia faktury także wtedy, gdy dokument dotyczy wcześniejszej sprzedaży. Odbiorca widzi dzięki temu, kiedy powstała faktura, a kiedy nastąpiło dokumentowane zdarzenie.
Daty wystawienia nie należy również mylić z terminem płatności. Art. 106e ust. 1 pkt 6 odróżnia ją od określonej daty dostawy, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty².

Data wystawienia dotyczy samego dokumentu. Pozostałe daty opisują zdarzenia, które ten dokument potwierdza. Takie rozróżnienie wynika z art. 106e ust. 1 pkt 1 i 6 ustawy o VAT².

Jak ustalić datę wystawienia faktury za usługi ciągłe?

Fakturę za usługi ciągłe wystaw na zasadach ogólnych najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca – taki termin wskazuje Streamsoft⁴.
Datę sprzedaży ustal osobno, według okresu rozliczeniowego usługi.

Poniższa lista rozróżnia sposoby ustalenia daty sprzedaży przy usługach ciągłych. Art. 19a ust. 3 ustawy o VAT uznaje usługę rozliczaną w kolejnych okresach za wykonaną z upływem każdego z nich².

• Usługa rozliczana miesięcznie lub kwartalnie ma datę sprzedaży przypadającą na ostatni dzień danego okresu. Na fakturze wpisz konkretną datę, nie tylko nazwę miesiąca⁴.
• Usługa bez terminów płatności i rozliczeń, świadczona dłużej niż 1 rok, jest uznawana za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego^4,5.

Przy usługach ciągłych data sprzedaży przypada zatem na koniec okresu rozliczeniowego albo, w opisanej sytuacji, na koniec roku podatkowego.
Art. 19a ust. 3 odnosi tę drugą zasadę do usługi świadczonej dłużej niż rok bez terminów płatności lub rozliczeń w danym roku².

Jakie są skutki błędnej daty sprzedaży na fakturze?

Błędna data sprzedaży może skierować transakcję do niewłaściwego okresu rozliczenia VAT. Zasadniczo obowiązek podatkowy powstaje przy dostawie towaru lub wykonaniu usługi, zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT. Samo wystawienie faktury nie przenosi tego momentu na dzień sporządzenia dokumentu⁵.
Ma to znaczenie dla JPK_V7, który zasadniczo składa się do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni⁶.

Sprzedawca może poznać rzeczywisty dzień dostawy dopiero po wystawieniu faktury. Powinien wtedy porównać go z wpisem na dokumencie. Sprzedawca musi skorygować fakturę i sprawdzić okres ujęcia transakcji w rejestrze VAT, gdy data jest błędna. Błąd w złożonym już JPK_V7, łączącym ewidencję VAT z deklaracją, wymaga również korekty rozliczenia⁷.
Art. 109 ust. 3e ustawy o VAT nakazuje przesłać korektę już złożonej ewidencji w ciągu 14 dni od stwierdzenia błędu².

Korekta daty na fakturze usuwa pomyłkę w dokumencie. Kontrola rejestru i JPK_V7 pozwala z kolei poprawić jej skutki w rozliczeniu VAT. Podstawą wystawienia faktury korygującej po wykryciu błędu w dowolnej pozycji jest art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT².

Jak wpisać datę sprzedaży i datę wystawienia faktury, gdy przypadają w różne dni?

Datę sprzedaży wpisz obok daty wystawienia, gdy dzień dostawy lub wykonania usługi jest znany i od niej różny. Wymaga tego art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT. Osobne wskazanie daty sprzedaży nie jest potrzebne, gdy oba dni są takie same^8,9.
Co do zasady fakturę wystawia się do 15. dnia miesiąca po miesiącu dostawy lub wykonania usługi, zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT².

Datę dostawy nieznaną w chwili wystawienia można pominąć na fakturze. Samo jej późniejsze ustalenie nie wymaga korekty dokumentu, jeśli prawidłowo rozpoznano obowiązek podatkowy⁸.
Nie należy w takim przypadku wpisywać w jej miejsce daty wystawienia. Art. 106e ust. 1 pkt 6 wymaga podania daty dostawy pod warunkiem, że „taka data jest określona”².

Spółka „A” wysyła towar przez spedytora działającego na jej zlecenie. W tym przypadku dostawa następuje przy wydaniu towaru kupującemu. Nie wyznacza jej ani wystawienie faktury, ani przekazanie przesyłki spedytorowi⁸.

Tabela przedstawia terminy dotyczące faktur Spółki „A” i sposób wyznaczania przewidywanej daty sprzedaży w jej systemie księgowym.

Dane w tabeli: 3,8,10

Przewidywana data sprzedaży pomaga Spółce „A” prowadzić zapisy w systemie księgowym. Nie zastępuje jednak ustalenia dnia, w którym towar faktycznie wydano kupującemu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy fakturę można wystawić przed dostawą towaru?

Fakturę można wystawić przed dostawą towaru. Najwcześniej 60 dni przed dostawą.

Czy przekazanie towaru spedytorowi działającemu na zlecenie sprzedawcy wyznacza datę dostawy?

Nie. W opisanej sytuacji dostawa następuje, gdy towar zostaje wydany kupującemu, a nie spedytorowi.

Czy przewidywana data sprzedaży w systemie księgowym zastępuje datę faktycznej dostawy?

Nie. Pomaga prowadzić zapisy, ale nie zastępuje ustalenia, kiedy towar faktycznie wydano kupującemu.

Czy trzeba korygować fakturę, gdy datę dostawy ustalono dopiero po jej wystawieniu?

Nie, jeśli prawidłowo rozpoznano obowiązek podatkowy. Samo późniejsze ustalenie daty nie wymaga korekty faktury.

Czy data sprzedaży oznacza dzień zapłaty?

Nie. Data sprzedaży wskazuje dzień dostawy towaru lub wykonania usługi, a data zapłaty jest odrębnym zdarzeniem.

Stan prawny na: październik 2026.