Termin wystawienia faktury

Termin wystawienia faktury zależy co do zasady od miesiąca dostawy towaru lub wykonania usługi. Przy fakturze zaliczkowej punktem odniesienia jest miesiąc otrzymania zapłaty¹. Data wystawienia faktury VAT nie zawsze wyznacza jednak okres rozliczenia podatku². Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę wystawia się zasadniczo do 15. dnia miesiąca następującego po dostawie lub wykonaniu usługi³.

Czym jest termin wystawienia faktury i jakie są skutki jego przekroczenia?

Termin wystawienia faktury to ostatni dzień na udokumentowanie transakcji. Za dostawę towaru lub wykonanie usługi fakturę wystawia się co do zasady do 15. dnia następnego miesiąca¹. Przekroczenie właściwego terminu może wymagać korekty rozliczeń podatkowych albo skutkować grzywną^4,5.

Do kiedy wystawić fakturę i od jakiego zdarzenia liczyć termin?

Przy dostawie towaru lub wykonaniu usługi termin liczy się od miesiąca, w którym nastąpiło dane zdarzenie. Najpierw przedsiębiorca ustala datę dostawy albo wykonania usługi, a potem wskazuje właściwy miesiąc. Przy terminach szczególnych punktem odniesienia bywa dzień wykonania czynności, dostarczenia towaru lub umowny dzień zwrotu opakowania. Co do zasady faktury nie można wystawić wcześniej niż 60 dni przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi³.

Jak wyznaczyć termin dla zaliczki, usług ciągłych i innych transakcji?

O terminie wystawienia faktury rozstrzygają rodzaj zdarzenia i przypisana mu reguła. Przy zaliczce przedsiębiorca zapisuje datę otrzymania pieniędzy, a przy usługach rozliczanych okresowo ustala rodzaj usługi i termin płatności. Odrębną fakturę za zaliczkę trzeba wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po otrzymaniu zapłaty, gdy jest wymagana³.

Przy dostawach energii elektrycznej i gazu przewodowego termin płatności wyznacza moment wystawienia faktury⁶. Ta sama reguła dotyczy wskazanych usług, w tym najmu, leasingu i usług telekomunikacyjnych⁶. Wynika ona z art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT³.

Tabela zestawia szczególne terminy z rodzajem transakcji i zdarzeniem, od którego biegnie termin. Przy dostawie książek drukowanych, z wyłączeniem map i ulotek, fakturę wystawia się zasadniczo nie później niż 60. dnia od wydania towarów³.

Dane w tabeli: 5,6

Przy jednych transakcjach termin biegnie od zdarzenia wskazanego w tabeli, przy innych wyznacza go termin płatności. Dla usług budowlanych liczy się wykonanie usługi. Fakturę wystawia się nie później niż 30. dnia od tej daty, a nie według terminu płatności³.

Jakie są skutki wystawienia faktury po terminie?

Wystawienie faktury po terminie oznacza, że dokument powstał później, niż wymaga reguła właściwa dla transakcji. Przedsiębiorca powinien ustalić rzeczywistą datę dostawy, wykonania usługi lub innego zdarzenia i porównać ją z datą faktury. Księgowa może wtedy ocenić, czy rozliczenie wymaga korekty; sama data dokumentu nie wystarcza do przypisania transakcji do okresu. Za niewystawienie faktury wbrew obowiązkowi grozi grzywna do 180 stawek dziennych, zależnie od okoliczności sprawy⁷.

Jak pilnować terminów wystawiania faktur?

Żeby pilnować terminów, trzeba zapisać zdarzenie, od którego biegnie termin, i przypisać mu właściwą regułę. Poniższa lista porządkuje czynności przed wystawieniem dokumentu. Warto też ustalić datę dostawy, wykonania usługi lub otrzymania zaliczki. Art. 106e ust. 1 pkt 6 wymaga podania jej na fakturze, gdy różni się od daty wystawienia³.

• Data transakcji wskazuje, kiedy nastąpiła dostawa towaru, wykonanie usługi albo otrzymanie zaliczki.
• Rodzaj transakcji pozwala odróżnić regułę ogólną od terminów dla budownictwa, wydawnictw i opakowań objętych kaucją.
• Termin płatności trzeba zapisać przy dostawach i usługach, dla których wyznacza on datę wystawienia faktury.
• Kontrola dokumentu polega na porównaniu daty wystawienia z terminem właściwym dla danej transakcji.

Termin wystawienia faktury zależy od rodzaju transakcji oraz zdarzenia wskazanego w przepisach². Przy drukowaniu książek, z wyłączeniem map i ulotek, liczy się dzień wykonania czynności. Fakturę wystawia się nie później niż 90. dnia od tego dnia³.

Termin wystawienia faktury a obowiązek podatkowy VAT

Termin wystawienia faktury zaliczkowej upływa 15. dnia miesiąca następującego po otrzymaniu całości lub części zapłaty¹, ale nie wyznacza momentu powstania obowiązku podatkowego VAT. Obowiązek ten powstaje co do zasady przy dostawie towaru lub wykonaniu usługi, a nie w dniu wystawienia faktury^8,9.

Jak opóźnienie w wystawieniu faktury wpływa na rozliczenie VAT?

Opóźnienie w wystawieniu faktury nie przesuwa okresu rozliczenia VAT od dokonanej transakcji⁸. Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje co do zasady przy dostawie towaru lub wykonaniu usługi³. Księgowa porównuje datę tego zdarzenia z okresem ujęcia sprzedaży w ewidencji VAT. Faktura wystawiona w miesiącu następującym po wykonaniu usługi sama nie uzasadnia przeniesienia VAT należnego do tego miesiąca.

Kiedy wystawia się fakturę zaliczkową?

Przedsiębiorca może wystawić fakturę zaliczkową przed otrzymaniem zapłaty, lecz nie wcześniej niż 60 dni przed tym zdarzeniem⁴. Faktura wystawiona po wpływie zaliczki potwierdza otrzymanie całości lub części zapłaty na poczet dostawy towaru albo wykonania usługi. Przedsiębiorca powinien odróżnić datę wystawienia dokumentu od daty otrzymania pieniędzy⁵.

Czym faktura pro forma różni się od zwykłej faktury?

Faktura pro forma przedstawia warunki planowanej transakcji, lecz nie dokumentuje sprzedaży ani otrzymania zaliczki. Tabela pokazuje, jakie zdarzenie dokumentuje każdy z tych dokumentów.

Przedsiębiorca powinien udokumentować otrzymaną zaliczkę fakturą na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków³.

Data wystawienia faktury nie musi pokrywać się z datą zdarzenia wyznaczającego rozliczenie VAT. Art. 106e ust. 1 pkt 1 wymaga podania daty wystawienia, a w określonych przypadkach pkt 6 nakazuje też podać odrębną datę dostawy lub wykonania usługi³.

Kiedy wystawić fakturę korygującą, a kiedy fakturę przed wykonaniem usługi?

Faktura korygująca służy poprawieniu wystawionej wcześniej faktury. Fakturę przed wykonaniem usługi można natomiast wystawić, aby udokumentować planowaną transakcję⁸. Przepisy nie określają ustawowego terminu wystawienia faktury korygującej⁶. Korekta odnosi się do treści wcześniejszego dokumentu; faktura wystawiona przed wykonaniem usługi nie poprawia innej faktury⁵.

Faktura wystawiona przed wykonaniem usługi nie zawsze oznacza powstanie obowiązku podatkowego VAT w dniu jej wystawienia⁸. Przedsiębiorca powinien odróżnić datę dokumentu od zdarzenia, które wyznacza rozliczenie VAT. O wyborze dokumentu decyduje to, czy trzeba poprawić wcześniejszą fakturę, czy udokumentować przyszłą usługę⁹.

Najczęściej zadawane pytania

Ile dni przed można wystawić fakturę?

Co do zasady fakturę można wystawić nie wcześniej niż 60 dni przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi.

Czy na fakturze trzeba podać datę dostawy lub wykonania usługi, jeśli różni się od daty wystawienia?

Tak. Faktura powinna zawierać również datę dostawy towaru lub wykonania usługi, gdy te daty są różne.

Czy sama data faktury pozwala ustalić, czy wystawiono ją po terminie?

Nie. Trzeba ustalić rzeczywistą datę dostawy, wykonania usługi lub innego zdarzenia i porównać ją z terminem właściwym dla transakcji.

Stan prawny na: październik 2026.