wFirma — wystawianie faktur i obsługa

W wFirma wystawienie faktury zaczyna się od utworzenia dokumentu sprzedaży. Potem uzupełniasz dane i zapisujesz dokument w systemie. Poniżej znajdziesz wskazówki dotyczące wystawiania, wysyłania i poprawiania faktur oraz problemów z ich zapisem.

Jak wystawić fakturę w wFirma krok po kroku?

Fakturę bez VAT wystawisz w wFirma przez PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ (BEZ VAT).¹ Najpierw ustal swój status podatnika VAT, bo to od niego zależy sposób wykazania podatku na dokumencie.²
W 2026 r. limit sprzedaży uprawniający do zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł; ustawa przewiduje wyjątki.³

Jak uzupełnić dane nabywcy, pozycje, stawki VAT i termin płatności?

W formularzu wpisz dane nabywcy, pozycje sprzedaży i termin płatności. Podatek uzupełnij zgodnie ze swoim statusem VAT. Podatnik zwolniony z VAT odznacza opcję PŁATNIK VAT w USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK VAT i podaje podstawę prawną zwolnienia.^1,2
Art. 106e ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT wskazuje, przy których zwolnieniach faktura powinna zawierać tę podstawę.⁴

Przed zapisaniem faktury sprawdź pola, od których zależy poprawność dokumentu:

• Dane nabywcy powinny odpowiadać danym podmiotu, na rzecz którego dokumentujesz sprzedaż.
• Pozycje faktury powinny zawierać nazwę towaru lub usługi, ilość i cenę.
• Stawki VAT przypisz do pozycji, jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT; na fakturze bez VAT wskaż właściwe zwolnienie.²
• Termin płatności powinien odpowiadać ustaleniom z nabywcą.

Porównaj dane nabywcy, pozycje i warunki płatności z ustaleniami dotyczącymi sprzedaży. Zrób to przed zapisaniem dokumentu.
Art. 106e ust. 1 pkt 3 i 5 ustawy o VAT wymaga podania danych nabywcy, w tym adresu i właściwego numeru identyfikacji podatkowej.⁴

Sprawdzanie faktur i korekty pozycji oraz wcześniejszych okresów

Kontrola faktur w wFirma obejmuje także rabaty udzielone po sprzedaży. W przykładzie z instrukcji programu do faktury o wartości 2000 zł netto przyznano rabat 200 zł netto.⁵
Przed wystawieniem korekty ustal, czy zmieniasz wartość lub ilość pozycji, czy dokumentujesz zwrot towaru. Rodzaj zmiany wpływa na sposób ujęcia korekty w ewidencji.

Jak skorygować pozycje faktury i stan towarów w magazynie?

Na korekcie w wFirma wpisuj docelowe wartości pozycji. Przy całkowitym zwrocie towaru w polu ILOŚĆ podaj 0 szt.⁵ Program sam obliczy różnicę względem faktury pierwotnej, dlatego nie wpisuj kwoty ani ilości stanowiącej jedynie zmianę.⁵

Wykonaj poniższe czynności, a potem sprawdź skutek magazynowy korekty:

• Faktura do korekty znajduje się w PRZYCHODY » SPRZEDAŻ. Zaznacz dokument i wybierz MODYFIKUJ » KORYGUJ POZYCJE FAKTURY.⁵
• Wartości pozycji w polach korekty powinny pokazywać prawidłowy stan po zmianie. Przyczynę poprawki wpisz w polu UZASADNIENIE KOREKTY.⁵
• Stan magazynowy zmienisz, zaznaczając WYWOŁAJ SKUTEK MAGAZYNOWY w podzakładce ZAAWANSOWANE. Wskaż przywracaną ilość i partię, do której ma wrócić zwracany towar, gdy ma datę ważności.⁵

Po uzupełnieniu korekty porównaj wartości docelowe z faktyczną sprzedażą. Uwzględnij też zwrot towaru, jeśli go dokumentujesz.
Zgodnie z art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy o VAT wartość zwróconych towarów obniża podstawę opodatkowania.⁴

Tabela zestawia wartości pierwotne, docelowe oraz różnice obliczane przez wFirma w przykładach z instrukcji.
Art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy o VAT wymaga wykazania kwoty korekty podstawy opodatkowania, jeśli korekta zmienia tę podstawę.⁴

Dane w tabeli: 5

wFirma pozwala wpisać ujemną wartość, gdy zmieniasz pozycję pierwotnie ujemną. Możesz też dodać nową pozycję ujemną, na przykład rabat potransakcyjny.⁵
Art. 106j ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT przewiduje wystawienie faktury korygującej, gdy rabat udzielony po sprzedaży zmienia podstawę opodatkowania.⁴

Jak wystawić korektę faktury z poprzedniego okresu?

Korektę dotyczącą poprzedniego okresu wystaw w wFirma do właściwej faktury pierwotnej. Potem ustal sposób jej ujęcia na podstawie rodzaju sprzedaży i posiadanej dokumentacji.
Program automatycznie ujmuje korekty sprzedaży w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) albo Ewidencji Przychodów, a u czynnych podatników VAT także w rejestrze VAT sprzedaży.⁵ Art. 14 ust. 1m ustawy o PIT nakazuje ujmować korektę niespowodowaną błędem w okresie wystawienia faktury korygującej; błąd koryguje się wstecz.⁶

W poniższych przypadkach skontroluj zapisy osobno:

• Korekty faktury do paragonu wFirma nie ujmuje w KPiR, Ewidencji Przychodów ani rejestrze VAT sprzedaży. Zwrot wpisz do protokołu i ewidencji zwrotów.⁵
• Korekty in minus poza KSeF, czyli poza Krajowym Systemem e-Faktur, wymagają zaznaczenia opcji BRAK DOKUMENTACJI DO KOREKTY. Zaznacz ją, jeśli nie masz dokumentacji potwierdzającej warunki korekty.⁵ wFirma nie ujmuje wtedy korekty w rejestrze VAT, a jej wartość netto zapisuje w KPiR lub Ewidencji Przychodów na ostatni dzień miesiąca.⁵
• Dokumentacja uzyskana później wymaga odnotowania przez DODAJ POTWIERDZENIE ODBIORU KOREKTY wraz z datą otrzymania. Data ta wyznacza ujęcie korekty w rejestrze VAT sprzedaży oraz JPK V7M lub JPK V7K, czyli miesięcznym lub kwartalnym pliku rozliczeniowym VAT.⁵

Przy korekcie dotyczącej wcześniejszego okresu sprawdź dokument pierwotny i ewidencję zwrotu. Osobno skontroluj datę ujęcia VAT.
Art. 29a ust. 13 ustawy o VAT wiąże obniżenie podstawy z okresem wystawienia korekty ustrukturyzowanej; dla innych faktur przewiduje odrębne zasady.⁴

Dlaczego w wFirma nie można zapisać ani wystawić faktury?

Błąd w formularzu wFirma może zatrzymać zapis faktury. Problem z dostępem do systemu może z kolei uniemożliwić otwarcie formularza. Po próbie zapisu przeczytaj komunikat i popraw wskazane pole, gdy taki komunikat się pojawi.
Gdy formularz nie reaguje, sprawdź połączenie internetowe i odśwież stronę przed kolejną próbą.⁷

Komunikat „wFirma nie działa” nie mówi jeszcze, czy przyczyną jest awaria wFirma, przeglądarka czy połączenie. Otwórz system w innej karcie i sprawdź, czy problem dotyczy całej strony, czy tylko wystawiania faktury.
Przed ponownym zapisem przejrzyj listę dokumentów sprzedaży, żeby nie wystawić tej samej faktury powtórnie. Art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT wymaga kolejnego numeru jednoznacznie identyfikującego fakturę; sprawdź go przed ponownym zapisem.⁴

Wysyłka faktury do klienta i pobieranie gotowego dokumentu

Odszukaj zapisaną fakturę sprzedaży w wFirma i pobierz gotowy dokument. Prześlij go klientowi na uzgodniony adres e-mail. Przed wysyłką otwórz plik i porównaj dane nabywcy, pozycje oraz termin płatności z ustaleniami.
Art. 106n ustawy o VAT został uchylony, więc obecnie nie nakłada wymogu akceptacji faktur elektronicznych przez odbiorcę.⁴

Wiadomość skieruj na właściwy adres i dołącz pobrany dokument. Zachowaj wysłaną wiadomość – dzięki temu ustalisz, którą wersję faktury otrzymał nabywca.
Art. 112 ustawy o VAT nakazuje przechowywać faktury do przedawnienia zobowiązania podatkowego; dla faktur przechowywanych w KSeF przewidziano odrębne zasady.⁴

Edycja czy korekta faktury wystawionej w wFirma?

Edycja i korekta w wFirma służą różnym celom. Edycja pozwala poprawić przygotowywany dokument, a korekta dokumentuje zmianę względem wystawionej już faktury pierwotnej. O wyborze decyduje status faktury, nie samo wykrycie błędu.
Art. 106j ust. 1 ustawy o VAT przewiduje fakturę korygującą, gdy po wystawieniu faktury zmieni się podstawa opodatkowania lub zostanie stwierdzona pomyłka.⁴

Tabela porównuje edycję i korektę według statusu faktury, celu zmiany oraz sposobu jej udokumentowania.

Dane w tabeli: 8

W wFirma wybierz edycję, jeśli poprawiasz dane przed wystawieniem faktury. Po jej wystawieniu wybierz korektę. Zachowasz w ten sposób powiązanie zmiany z dokumentem pierwotnym.⁵

Najczęściej zadawane pytania

Czy obrót poniżej limitu zwolnienia z VAT zawsze uprawnia do zwolnienia?

Nie w każdym przypadku — ustawa przewiduje wyjątki. Uprawnienie zależy od tego, czy dana sprzedaż podlega jednemu z tych wyjątków.

Czy na każdej fakturze bez VAT trzeba podać podstawę prawną zwolnienia?

Podatnik zwolniony z VAT wskazuje podstawę zwolnienia. Ustawa określa, przy których zwolnieniach faktura musi zawierać taką podstawę.

Czy rabat udzielony po sprzedaży wymaga faktury korygującej?

Tak, jeśli rabat zmienia podstawę opodatkowania. Ustawa o VAT przewiduje wtedy wystawienie faktury korygującej.

Czy korektę faktury do paragonu ujmuje się w rejestrach sprzedaży?

Nie. wFirma nie ujmuje jej w KPiR, Ewidencji Przychodów ani rejestrze VAT sprzedaży; zwrot należy wpisać do protokołu i ewidencji zwrotów.

Co zrobić, gdy potwierdzenie korekty in minus otrzymasz później?

Dodaj je w wFirma przez opcję DODAJ POTWIERDZENIE ODBIORU KOREKTY i wpisz datę otrzymania. Ta data wyznacza ujęcie korekty w rejestrze VAT sprzedaży oraz JPK V7M lub JPK V7K.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.