Potwierdzenie salda — wzór i terminy

Potwierdzenie salda służy inwentaryzacji należności: kontrahent odpowiada, czy zgadza się ze stanem rozrachunków wykazanym przez firmę.¹ W poradniku znajdziesz wskazówki, jak przygotować wzór, kiedy wysłać dokument i jak wyjaśnić różnicę sald.
Art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości nakazuje przeprowadzać inwentaryzację na ostatni dzień każdego roku obrotowego.²

Czym jest potwierdzenie salda jako metoda inwentaryzacji?

Ta metoda polega na porównaniu rozrachunków zapisanych w księgach rachunkowych ze stanem wskazanym przez kontrahenta. Strony uzgadniają zapis księgowy, a nie fizycznie liczony składnik majątku.
Podstawę uzgadniania należności przez uzyskanie potwierdzenia od kontrahenta stanowi art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.²

Po co uzyskuje się potwierdzenie sald?

Potwierdzenie sald pozwala sprawdzić, czy strony wykazują taki sam stan wzajemnych rozrachunków. Z odpowiedzi kontrahenta wynika, czy saldo jest uzgodnione, czy trzeba wyjaśnić różnicę.
Stwierdzone różnice należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.²

Jaką rolę pełni potwierdzenie salda w rachunkowości?

Potwierdzenie dokumentuje wynik uzgodnienia zapisów z kontrahentem. Osoba prowadząca księgi porównuje odpowiedź z zapisami księgowymi i zachowuje ją w dokumentacji inwentaryzacji.
Art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości wymaga udokumentowania przeprowadzenia i wyników inwentaryzacji oraz powiązania ich z zapisami ksiąg rachunkowych.²

Jakie podstawowe dane zawiera druk potwierdzenia sald?

Druk pozwala kontrahentowi odnieść odpowiedź do konkretnych należności i wskazać zgodność albo niezgodność salda. Przy każdej pozycji wykazu można podać numer faktury, datę jej wystawienia i kwotę należności.³
Dokument może zawierać następujące dane:

• Wykaz niezapłaconych faktur obejmuje numery dokumentów, daty ich wystawienia i kwoty.⁴
• Informacja o saldzie wskazuje, czy kontrahent uznaje je za zgodne, czy zgłasza niezgodność.⁴

Kontrahent odnosi odpowiedź do wykazu należności zamieszczonego w druku. Dzięki temu wiadomo, których pozycji dotyczy jego stanowisko.

Obowiązek i zasady inwentaryzacji należności

Inwentaryzację należności przez potwierdzenie sald przeprowadza się raz w roku.⁵ Zakres potwierdzenia zależy od rodzaju należności. Dokument obejmuje kwotę wymagającą zapłaty.⁶

Które należności podlegają potwierdzeniu?

Potwierdzeniu podlegają rozrachunki handlowe. Pozostałe grupy wskazane w tabeli inwentaryzuje się metodą weryfikacji, porównując zapisy w księgach z dokumentacją.
Art. 26 ust. 1 pkt 3 obejmuje weryfikacją m.in. należności sporne, wątpliwe, publicznoprawne i należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych.²

Tabela zestawia składniki według właściwej metody inwentaryzacji.

Dane w tabeli: 1,5

Kiedy przeprowadza się potwierdzanie sald należności?

Potwierdzanie sald należności można rozpocząć najwcześniej 3 miesiące przed końcem roku obrotowego.⁷ Inwentaryzację trzeba zakończyć do 15. dnia następnego roku obrotowego.⁷
W wyznaczonym okresie należy uzyskać odpowiedzi kontrahentów.⁸

Jakie dane należności należy wskazać w dokumencie?

Dokument powinien wskazywać kwotę wymagającą zapłaty: należność główną oraz ewentualne odsetki, kary umowne i zasądzone koszty postępowania sądowego.⁷ Strony uzgadniają wówczas pełną kwotę rozrachunku, a nie tylko należność główną.
Zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości należności wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem ostrożności.²

Stan rachunku bankowego: przepisy i praktyka potwierdzania

Stan rachunku bankowego potwierdza się na podstawie informacji otrzymanej z banku. Następnie porównuje się ją z saldem ujętym w księgach rachunkowych, uwzględniając datę wskazaną przez bank.
Saldo rachunku bankowego porównuje się według stanu na 31 grudnia, gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym.⁹

Kto przesyła potwierdzenie stanu rachunku bankowego i jak odczytać jego treść?

Potwierdzenie stanu rachunku bankowego przekazuje bank prowadzący rachunek. Osoba prowadząca księgi sprawdza dane posiadacza, datę i saldo, a potem porównuje je z zapisami dotyczącymi tego rachunku. Gdy kwoty się różnią, sprawdza operacje na wyciągu bankowym i odpowiadające im zapisy.
Art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości przewiduje inwentaryzację środków na rachunkach bankowych przez otrzymanie potwierdzenia od banku.²

Porównanie pozwala uzgodnić stan środków albo wskazać operacje wymagające wyjaśnienia.
Wyjaśnione różnice rozlicza się w księgach roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.²

Jak sporządzić i wysłać potwierdzenie salda?

Wierzyciel sporządza dokument i wysyła go dłużnikowi, aby uzyskać potwierdzenie zgodności rozrachunków albo wskazanie różnic.⁷ Przed wysyłką jednostka przegląda rozrachunki z kontrahentami i ustala status należności.⁷
Inwentaryzację należności można rozpocząć najwcześniej trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończyć do 15. dnia następnego roku.²

Jak sformułować wezwanie do potwierdzenia salda?

Wezwanie do potwierdzenia salda powinno wskazywać kontrahenta, dzień ustalenia salda i kwotę przedstawioną do uzgodnienia. Wierzyciel prosi dłużnika o potwierdzenie zgodności albo opisanie rozbieżności.⁷
Odpowiedź trzeba zachować w dokumentacji inwentaryzacji. Dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się co najmniej pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku, którego dotyczą.²

Kto podpisuje potwierdzenie salda?

Prośbę o potwierdzenie salda i odpowiedź dłużnika podpisuje osoba upoważniona.⁷ Podpis pozwala ustalić, kto przekazał stanowisko każdej ze stron.
Wzór dokumentu przewiduje osobne podpisy pod wezwaniem wierzyciela i odpowiedzią dłużnika.¹⁰

Jak przygotować wzór potwierdzenia salda i przekazać go kontrahentowi?

Jednostka ustala wzór we własnym zakresie, bo ustawa o rachunkowości nie określa druku „Potwierdzenie salda”.⁷

Dokument można przekazać i obsłużyć na kilka sposobów:

• Wysyłka wezwania w wariancie opisanym przez WINIEN CZY MA? obejmuje 2 egzemplarze kierowane do dłużnika.⁷
• Obieg druku z odcinkami A i B obejmuje 2 odcinki: odbiorca zatrzymuje A, a B odsyła wystawcy z potwierdzeniem lub opisem rozbieżności.¹
• Wymiana elektroniczna wezwania i odpowiedzi jest możliwa, gdy kontrahenci uzgodnili tę formę, a przekazane informacje są odpowiednio uwierzytelnione.⁷

Wybrany sposób przekazania dokumentu powinien umożliwić zachowanie odpowiedzi dłużnika. Odpowiedź trafia następnie do dokumentacji inwentaryzacji.

Jak zaplanować wysyłkę w terminie inwentaryzacji?

Wysyłkę potwierdzenia salda warto zaplanować z czasem na doręczenie, odpowiedź i zwrot dokumentu. To termin planowania wysyłki, nie początek dopuszczalnego okresu inwentaryzacji.¹¹ Przykładowy harmonogram przewiduje 7 dni na doręczenie, 14 dni na odpowiedź i 7 dni na przesyłkę zwrotną.⁵

Brak odpowiedzi lub odmowa kontrahenta: dalsze postępowanie

Brak odpowiedzi kontrahenta nie potwierdza salda: w tej procedurze nie działa zasada milczącego akceptu.⁷ Jednostka dokumentuje wysłanie wezwania oraz brak odpowiedzi. Następnie porównuje zapisy w księgach z fakturami i dowodami zapłaty.

Odmowa potwierdzenia salda wymaga ustalenia, które rozrachunki kontrahent kwestionuje. Jednostka zachowuje jego stanowisko i dokumenty wykorzystane do wyjaśnienia różnicy. Nie oznacza salda jako uzgodnionego.

Jak porównać odpowiedź kontrahenta z księgami i znaleźć źródło różnicy?

Odpowiedź kontrahenta porównuje się z księgami według kwot i dokumentów rozrachunkowych. W przykładzie Moore Polska Spółka A wykazuje należność od Spółki B w wysokości 1 000 zł.¹¹
Porównanie powinno wskazać konkretny zapis lub dokument, z którego wynika rozbieżność.

Ustalenie źródła różnicy obejmuje następujące czynności:

• Zestawienie rozrachunków polega na przyporządkowaniu pozycji z odpowiedzi kontrahenta do faktur, płatności i zapisów w księgach.
• Należność w walucie obcej uzgadnia się w walucie, w której ma nastąpić zapłata.⁷
• Należność i zobowiązanie wobec tego samego kontrahenta przedstawia się w zestawieniu obu kwot, aby strony mogły porównać oba rozrachunki.⁷

Źródłem różnicy jest pozycja, której kwota lub ujęcie nie zgadza się z dokumentami rozrachunkowymi. Jej ustalenie pozwala wyjaśnić rozbieżność.

Niezgodność sald: wyjaśnienie i udokumentowanie korekt

Niezgodność sald wymaga ustalenia przyczyny rozbieżności, zanim jednostka skoryguje zapisy w księgach. Kontrahent powinien wskazać kwestionowane pozycje i podać powody.⁷
Osoba prowadząca księgi porównuje te pozycje z fakturami, dowodami zapłaty i zapisami księgowymi.

Korekta rozrachunku wynika z ustalonego błędu, nie z samej informacji o niezgodności. W dokumentacji inwentaryzacji trzeba zachować odpowiedź kontrahenta i ustaloną przyczynę różnicy. Należy do niej dołączyć także dokument stanowiący podstawę ewentualnej korekty.

Czy saldo zerowe wymaga potwierdzenia?

Saldo zerowe należności nie wymaga automatycznego potwierdzenia w każdej sytuacji. Liczy się to, czy rozliczenia z kontrahentem można jednoznacznie uzgodnić. Potwierdzenie jest wskazane zwłaszcza przy licznych transakcjach lub przelewach, których nie można przypisać do konkretnych należności.⁷

Tabela porównuje rozrachunki o saldzie zerowym według liczby transakcji, możliwości przypisania przelewów i celu uzgodnienia.

Przy saldzie zerowym potwierdzenie jest szczególnie uzasadnione, gdy sam zapis w księgach nie wyjaśnia rozliczenia płatności. Wtedy odpowiedź kontrahenta pomaga powiązać przelewy z należnościami.

Jak ustalić saldo na dzień inwentaryzacji?

Saldo na dzień inwentaryzacji ustala się z zapisów rozrachunkowych na datę wskazaną w potwierdzeniu. Następnie porównuje się je z odpowiedzią kontrahenta.

Stan na dzień bilansowy wymaga dodatkowego rozliczenia, jeżeli saldo potwierdzono wcześniej. Do potwierdzonej kwoty dodaje się późniejsze zwiększenia należności i odejmuje jej zmniejszenia.⁷
Każdą zmianę należy przypisać do dokumentu i daty zapisu, aby wykazać przejście od salda potwierdzonego do stanu na dzień bilansowy.⁸

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.