Termin płatności faktury i opóźnienia

Windykacja faktur oznacza dochodzenie zapłaty za nieopłacone dokumenty. W inFakt można zlecić windykację faktury wystawionej firmie z Polski, jeśli dostępne są jej pełne dane adresowe. Najpierw trzeba ustalić termin płatności i sprawdzić wpływy, a po wykryciu zaległości wybrać sposób działania. Zlecenie w inFakt można złożyć już po upływie jednego dnia od terminu płatności faktury.^1,2

Czym jest windykacja faktur?

Wierzyciel dochodzi zapłaty od kontrahenta, który nie opłacił faktury. Według zasad inFakt zlecony proces trwa maksymalnie 90 dni; kończy się spłatą długu albo rekomendacją dalszych działań sądowo-egzekucyjnych. Wierzyciel ustala, której należności dochodzi, po czym kontaktuje się z dłużnikiem lub przekazuje sprawę usługodawcy.^1,3

Na czym polega dochodzenie zapłaty za fakturę?

Dochodzenie zapłaty za fakturę zaczyna się od ustalenia zaległej kwoty i wskazania kontrahentowi zobowiązania. Potem wierzyciel podejmuje działania, które mają doprowadzić do zapłaty. Powinien zachować fakturę, ustalenia dotyczące płatności oraz korespondencję z dłużnikiem.
Zgodnie z art. 6 Kodeksu cywilnego ciężar udowodnienia roszczenia spoczywa na wierzycielu, więc dokumenty muszą wykazywać podstawę żądania.⁴

Kiedy niezapłacona faktura staje się przeterminowana?

Niezapłacona faktura staje się przeterminowana po upływie wskazanego na niej terminu płatności. inFakt dopuszcza skierowanie jej do windykacji po co najmniej 1 dniu opóźnienia. Samo przekroczenie terminu oznacza zaległość, ale o możliwości zlecenia decydują również warunki usługi.¹

Jak wygląda windykacja faktur w inFakcie?

Windykację faktur w inFakcie można zlecić dla należności spełniających warunki usługi. Prowizja wynosi od 7% do 15% odzyskanej kwoty, zależnie od wartości zlecenia i długości opóźnienia; minimalny koszt to 50 zł netto. Poniższa lista wyjaśnia, kto obsługuje sprawę, jak zgłasza się faktury i gdzie trafia zapłata.³

• Obsługą sprawy zajmują się wskazani usługodawcy: usługę zlecaną przez inFakt świadczy Kaczmarski Group sp. z o.o. sp. k., a należność odzyskuje Kaczmarski Inkasso.¹
• Zgłoszenie faktur może obejmować kilka dokumentów wystawionych temu samemu kontrahentowi. Faktury różnych kontrahentów trzeba zgłosić osobno.¹
• Wpłata dłużnika trafia bezpośrednio na rachunek klienta wskazany na fakturze skierowanej do windykacji.¹

Jedno zgłoszenie może więc dotyczyć kilku należności od tego samego kontrahenta. Odzyskana zapłata wpływa na rachunek podany na fakturze, a nie na konto usługodawcy.

Ile kosztuje windykacja i kto ponosi jej koszty?

Opłata wstępna za zlecenie windykacji przez inFakt wynosi 0 zł. Prowizja jest pobierana wyłącznie od odzyskanych pieniędzy. Umowę przy zleceniu pierwszej faktury zawiera się bezpłatnie online, na czas nieokreślony; można ją wypowiedzieć w każdym momencie. Wynagrodzenie za usługę to odrębna kwestia od ewentualnego dochodzenia kosztów windykacji od dłużnika.^1,3

Termin płatności faktury: ustalenie, przypomnienia i kontrola należności

Termin płatności faktury pozwala firmie ustalić, czy kontrahent zapłacił na czas. Uzgodnioną datę należy wpisać na fakturze, a po jej upływie porównać nieopłacone dokumenty z wpłatami. W ten sposób można odróżnić zaległość od przelewu, którego jeszcze nie przypisano do faktury.
Art. 7 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych przyjmuje 60 dni od doręczenia faktury jako punkt odniesienia dla terminu zapłaty, z ustawowymi wyjątkami.⁵

Jak opóźnione płatności wpływają na należności i płynność firmy?

Opóźnione płatności powiększają należności oczekujące na zapłatę i zmniejszają środki na bieżące wydatki. Właściciel firmy powinien zestawić spodziewane wpływy z terminami własnych zobowiązań. Brak pieniędzy może wywołać zator płatniczy: zaległość kontrahenta utrudnia wtedy opłacenie kolejnych rachunków. Księgowa powinna przy tym oddzielić faktury rozliczone od dokumentów z otwartym saldem.⁶

Kiedy i jak przypomnieć kontrahentowi o płatności?

Przypomnienie o płatności można wysłać przed uzgodnionym terminem, a po jego przekroczeniu wrócić do sprawy zaległości. Wiadomość powinna wskazywać fakturę, kwotę, termin zapłaty i rachunek bankowy. Kontrahent będzie mógł wtedy rozpoznać zobowiązanie. Przed wysyłką trzeba jednak przypisać zaksięgowane przelewy do faktur, żeby nie upominać się o rozliczoną płatność.
Po upływie terminu wierzyciel może dochodzić odsetek za opóźnienie na podstawie art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego.⁴

Jak ustalić i wskazać termin płatności na fakturze?

Firma powinna uzgodnić z kontrahentem datę i sposób zapłaty przed wystawieniem faktury. Następnie wpisuje ustalony termin na dokumencie. Jednoznaczna data ułatwi później stwierdzenie, czy należność nadal pozostaje nieopłacona.
Gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem mikro-, mały lub średni przedsiębiorca, art. 7 ust. 2a ogranicza termin zapłaty do 60 dni.⁵

Jak znaleźć faktury nieopłacone po terminie?

Faktury nieopłacone po terminie można znaleźć, porównując daty płatności z wyciągiem bankowym i stanem rozliczenia dokumentów. Firma przegląda faktury po terminie, przypisuje przelewy i ustala saldo każdej należności. Dokumenty z otwartym saldem warto uporządkować według kontrahenta oraz daty płatności. To ułatwia skierowanie przypomnienia do właściwej osoby.
Po 90 dniach od upływu terminu płatności warto rozważyć ulgę na złe długi w VAT, jeśli spełnione są pozostałe wymogi.⁷

Windykacja niezapłaconych faktur: dostępne sposoby działania

Windykacja niezapłaconych faktur może oznaczać samodzielny kontakt z dłużnikiem, zlecenie odzyskania należności albo jej sprzedaż. Wybór zależy od tego, czy firma chce prowadzić rozmowy, przekazać je usługodawcy, czy zbyć wierzytelność za ustaloną cenę. Vindicat podaje przykład oferty sprzedaży za 80% wartości wierzytelności.⁸

Poniższa tabela pokazuje, kto prowadzi sprawę przy każdym sposobie działania i czy firma zachowuje wierzytelność. Sprzedaż oznacza zmianę wierzyciela. Art. 509 § 1 Kodeksu cywilnego dopuszcza przeniesienie prawa na nabywcę bez zgody dłużnika, z wyjątkami.⁴

Przy wyborze firma powinna rozstrzygnąć, czy chce zachować należność, oddać prowadzenie rozmów, czy otrzymać cenę za jej zbycie. Każda z tych decyzji inaczej wpływa na jej dalszy udział w sprawie.

Przypomnienie i wezwanie do zapłaty jako działania polubowne

Przypomnienie i wezwanie do zapłaty pomagają dochodzić należności polubownie, zanim sprawa trafi do sądu. Przypomnienie sygnalizuje zaległość; wezwanie wyraźnie żąda zapłaty i podaje sposób jej uregulowania. Windykacja polubowna realizowana przez inFakt i Kaczmarski Inkasso obejmuje negocjacje telefoniczne, pocztowe i elektroniczne, a w uzasadnionych przypadkach także spotkania. Ugoda może utrwalić ustalony sposób spłaty, gdy strony dojdą do porozumienia.
Po spełnieniu warunków z art. 10 ustawy wierzycielowi przysługuje rekompensata równoważna 40 euro, gdy świadczenie nie przekracza 5000 zł.^1,5

Samodzielne dochodzenie należności od dłużnika

Samodzielne dochodzenie należności od dłużnika oznacza prowadzenie korespondencji i negocjacji bez przekazywania kontaktu usługodawcy. Wierzyciel dokumentuje ustalenia, sprawdza aktualne saldo i przypisuje wpłaty do faktury. Powinien też zachować potwierdzenia wysłanych wiadomości. Żądanie musi dotyczyć pozostałej kwoty, a nie pierwotnej wartości faktury, gdy kontrahent zapłacił tylko część długu.
Art. 118 Kodeksu cywilnego przewiduje trzyletni termin przedawnienia roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.⁴

Kiedy przekazać dochodzenie należności zewnętrznej firmie?

Sprawę warto przekazać zewnętrznej firmie windykacyjnej, gdy samodzielny kontakt nie przynosi zapłaty. Podobnie będzie, jeśli obsługa zaległości odciąga pracowników od bieżących zadań. Wierzyciel przekazuje usługodawcy fakturę, aktualne saldo i dotychczasową korespondencję, aby negocjacje dotyczyły rzeczywistego długu. Przed zleceniem powinien ustalić zakres działań oraz wynagrodzenie, rozróżniając windykację polubowną i ewentualne postępowanie sądowe.⁹

Sprzedaż niezapłaconej faktury i inne możliwości

Sprzedaż niezapłaconej faktury oznacza zbycie wierzytelności zamiast dalszego dochodzenia zapłaty we własnym imieniu. System Vindicat.pl pozwala wystawić należność z faktury na internetowej giełdzie wierzytelności.⁸ Cena z przykładowej oferty nie jest kwotą odzyskaną w windykacji ani gwarancją znalezienia nabywcy. Firma powinna porównać proponowaną cenę z należnością i ocenić, czy chce zrezygnować z samodzielnego dochodzenia zapłaty.
Zgodnie z art. 509 § 1 Kodeksu cywilnego wierzytelność można przenieść bez zgody dłużnika, o ile nie sprzeciwia się temu ustawa, umowa lub właściwość zobowiązania.⁴

Windykacja faktur na drodze sądowej i współpraca z usługodawcą

Windykacja faktur na drodze sądowej wchodzi w grę, gdy działania polubowne nie przynoszą zapłaty. Heksem deklaruje przejęcie kontaktu z dłużnikiem w ciągu 24 godzin. Zlecenie sprawy usługodawcy nie oznacza jednak automatycznie wniesienia pozwu. Wierzyciel powinien najpierw ustalić bieżące saldo długu i ocenić wynik dotychczasowych rozmów.^10,11

Kiedy skierować sprawę o zapłatę do sądu?

Sprawę o zapłatę można skierować do sądu, jeśli dłużnik nie płaci mimo prób polubownych. Wierzyciel musi przy tym dysponować dokumentami potwierdzającymi żądanie. Przed pozwem uwzględnia częściowe wpłaty i ustala kwotę, której nadal dochodzi. Postępowanie egzekucyjne służy wykonaniu uzyskanego tytułu; jest odrębnym etapem od sądowej sprawy o zapłatę.
Gdy wartość przedmiotu sporu przekracza 20 000 zł, art. 13 ustawy o kosztach sądowych przewiduje opłatę stosunkową w wysokości 5%, maksymalnie 100 000 zł.¹²

Jak rozpocząć współpracę przy dochodzeniu należności?

Współpracę przy dochodzeniu należności zaczyna się od wskazania niezapłaconej faktury i aktualnego salda. Trzeba też przedstawić dotychczasowe ustalenia z dłużnikiem. Poniższa lista zbiera deklarowane przez Heksem warunki zgłoszenia oraz zakres wybranego pakietu:¹³

• Wysłanie zlecenia do Heksem zajmuje według firmy 2 minuty.¹⁰
• Rozpoczęcie współpracy z Heksem nie wiąże się z kosztami rozpoczęcia; firma rozlicza się po odzyskaniu pieniędzy.¹⁰
• Pakiet Biznes Pro firmy Heksem obejmuje przygotowanie i wysyłkę wezwań do zapłaty, mediacje oraz ustalenie harmonogramu spłat.¹⁰

Wierzyciel powinien zgłosić rzeczywiście niezapłaconą należność i aktualizować saldo po otrzymaniu wpłat. Czynności wykonywane w ramach zlecenia zależą od charakteru sprawy oraz decyzji Heksem. Przy rozliczaniu wpłat trzeba uwzględnić art. 451 § 1 Kodeksu cywilnego: dłużnik może wskazać, który z kilku długów spłaca.^4,14

Jak ograniczać zaległości w kolejnych rozliczeniach?

Zaległości w kolejnych rozliczeniach pomaga ograniczać jasny termin zapłaty, kontrola wpływów i szybki kontakt po wykryciu opóźnienia. Heksem oferuje bezpłatną pieczęć prewencyjną do umieszczenia na fakturach i umowach. Takie oznaczenie nie zastępuje ani uzgodnionej daty płatności, ani sprawdzania salda. Regularna kontrola pozwala rozpocząć działania polubowne bez czekania na następne nierozliczone faktury.¹⁰

Pozew o zapłatę faktury: koszty i formalności

Pozew o zapłatę faktury wymaga określenia dochodzonej kwoty i przygotowania dowodów. Według Vindicat należność nieprzekraczająca 20 000 zł, liczona bez odsetek i kosztów, może zostać rozpoznana w trybie uproszczonym. Przed wniesieniem pozwu wierzyciel powinien oddzielić niezapłaconą kwotę faktury od pozostałych żądań. Musi również uwzględnić wpłaty, które już otrzymał.^8,15

Czy dłużnik może ponieść koszty windykacji?

Dłużnik może zostać obciążony kosztami dochodzenia należności, lecz stała rekompensata i zwrot poniesionego kosztu windykacji to różne żądania. Poniższa tabela przedstawia podstawę każdego z nich:

Dane w tabeli: 1,16

Rekompensata jest stałym żądaniem opisanym przez inFakt. Zwrot prowizji dotyczy natomiast kosztu, który wierzyciel poniósł przy dochodzeniu należności.

Do którego sądu złożyć pozew o zapłatę?

Pozew o zapłatę należności z faktury można według Vindicat wnieść elektronicznie do e-sądu albo do sądu tradycyjnego. Poniższa tabela porównuje drogi wniesienia pozwu; sam wybór drogi nie przesądza o trybie rozpoznania sprawy.⁸

Czy przed pozwem trzeba wezwać dłużnika do zapłaty?

Przed pozwem o zapłatę faktury należy wezwać dłużnika do zapłaty, jak wskazują kancelaria Witkowski Partnerzy i Vindicat. Przedsądowe wezwanie do zapłaty określa żądaną kwotę i pozwala zachować dowód próby polubownej. Samo przypomnienie o fakturze nie zastąpi pisma wskazującego aktualną zaległość oraz żądanie jej uregulowania.^8,17

Jakie informacje i dokumenty przygotować do pozwu?

Do pozwu o zapłatę trzeba przygotować dane stron, kwotę żądania i dokumenty potwierdzające podstawę oraz wymagalność należności. Heksem wskazuje na udokumentowanie wykonania świadczenia, doręczenia poprawnie wystawionej faktury i upływu terminu płatności. Wierzyciel powinien dołączyć informacje o otrzymanych wpłatach oraz korespondencję z dłużnikiem. Dzięki temu żądanie będzie odpowiadało nierozliczonemu saldu.¹⁰

Niezapłacona faktura: plan działania po upływie terminu

Niezapłacona faktura wymaga ustalenia aktualnego salda i kontaktu z dłużnikiem. Firma wybiera dalszy sposób dochodzenia należności, gdy zapłata nie nastąpi. W planie trzeba uwzględnić częściowe wpłaty, by żądanie obejmowało wyłącznie pozostały dług.

Lista porządkuje działania po stwierdzeniu zaległości:

• Uzgodnienie salda polega na przypisaniu otrzymanych przelewów do faktury i ustaleniu kwoty pozostałej do zapłaty.
• Kontakt z dłużnikiem pomaga poznać przyczynę opóźnienia i udokumentować rozmowy oraz korespondencję.
• Decyzja o dalszych działaniach zależy od wyniku kontaktu. Po nieudanych mediacjach i odmowie współpracy proces opisany przez inFakt przewiduje możliwość wykorzystania wpisu do KRD BIG SA oraz giełdy wierzytelności.¹

O dalszym sposobie dochodzenia zapłaty decydują aktualne saldo i wynik rozmów. Firma powinna opierać kolejne żądania na tych ustaleniach.

Wsparcie w dochodzeniu należności: jak ocenić zakres usługi?

Wsparcie w dochodzeniu należności warto oceniać przez pryzmat zadań, które przejmuje usługodawca. Liczy się to, kto kontaktuje się z dłużnikiem, przygotowuje dokumenty i śledzi postęp sprawy. Wybór między samodzielnym działaniem a zleceniem zależy od czasu, jaki firma może przeznaczyć na zaległość.

Poniższa tabela porównuje zakres obu sposobów działania oraz narzędzia dostępne w Vindicat.pl:

Dane w tabeli: 8

Samodzielna obsługa nie pasuje do firmy, która chce oddać kontakt z dłużnikiem. Zlecenie sprawy nie odpowiada z kolei wierzycielowi, który woli sam pisać do kontrahenta i przygotowywać dokumenty. Zakres usługi powinien wynikać z tego, jaką część pracy firma zamierza wykonać we własnym zakresie.

Najczęściej zadawane pytania

Czy można objąć jednym zleceniem kilka faktur?

Tak, jeśli dotyczą tego samego kontrahenta. Faktury wystawione różnym kontrahentom trzeba zgłosić osobno.

Na jaki rachunek trafia zapłata odzyskana w windykacji inFakt?

Dłużnik wpłaca ją bezpośrednio na rachunek klienta wskazany na fakturze skierowanej do windykacji.

Co zrobić, gdy przelew wpłynął, ale faktura nadal wygląda na nieopłaconą?

Przypisz zaksięgowany przelew do właściwej faktury, a następnie sprawdź jej saldo przed wysłaniem przypomnienia.

Jak zmienić żądanie, jeśli dłużnik zapłacił tylko część faktury?

Zaktualizuj saldo i dochodź wyłącznie pozostałej kwoty, a nie pierwotnej wartości faktury.

Kto wskazuje, który z kilku długów spłaca dłużnik?

Dłużnik może wskazać, który dług reguluje, zgodnie z art. 451 § 1 Kodeksu cywilnego.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.