Faktura proforma — zastosowanie i wzór

Faktura proforma przedstawia informacje o planowanej transakcji lub ofertę handlową. Nie jest fakturą potwierdzającą sprzedaż.¹ Sama proforma nie zobowiązuje też odbiorcy do zapłaty.²
Warto wiedzieć, kiedy jej użyć, czym różni się od faktury VAT i faktury zaliczkowej oraz jak wypełnić wzór. Art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT nakazuje dokumentować fakturą sprzedaż na rzecz innego podatnika lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem.³

Faktura proforma – czym jest i do czego służy?

Proforma pokazuje kupującemu warunki planowanej sprzedaży, ale nie potwierdza otrzymania pieniędzy. Według SzybkaFaktura.pl fakturę zaliczkową po otrzymaniu zapłaty wystawia się najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca.²
Sprzedawca może przekazać proformę przed transakcją. Po wpłacie powinien natomiast rozpatrzyć wystawienie dokumentu właściwego dla zaliczki.⁴

Co oznacza dokument oznaczony jako „pro forma”?

Dokument oznaczony „pro forma” przedstawia warunki oferty: towar lub usługę i proponowaną wartość transakcji. Kupujący widzi oczekiwaną kwotę, a oznaczenie pomaga mu odróżnić ofertę od potwierdzenia sprzedaży. Według art. 2 pkt 22 ustawy o VAT sprzedaż obejmuje odpłatną dostawę towarów i świadczenie usług w kraju, eksport oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.³

Czym różni się proforma od faktury zaliczkowej?

Proforma dotyczy przyszłej transakcji. Faktura zaliczkowa dokumentuje zaś zapłatę otrzymaną przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi.²
Po wpłacie sprzedawca rozpatruje wystawienie faktury zaliczkowej, zamiast uznawać wcześniejszą proformę za potwierdzenie płatności. Art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT przewiduje co do zasady fakturę dokumentującą otrzymanie takiej zapłaty.³

Tabela zestawia terminy, które źródła podają dla wystawienia faktury zaliczkowej przed przewidywaną zapłatą. Zgodnie z art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT można ją wystawić najwcześniej 60 dni przed przewidywanym otrzymaniem zapłaty.³

Dane w tabeli: 2

Źródła wskazują różne terminy, dlatego przy wystawianiu dokumentu trzeba odnieść się do przywołanego przepisu. W opisanych przypadkach nabywca może zgłosić żądanie faktury dokumentującej zaliczkę w ciągu 3 miesięcy od końca wskazanego miesiąca.^2,5

Czy faktura proforma jest dokumentem księgowym?

Faktura proforma nie jest dowodem księgowym potwierdzającym sprzedaż ani otrzymanie zaliczki. Nie zastąpi faktury VAT lub faktury zaliczkowej, gdy przepisy wymagają ich wystawienia albo żąda tego nabywca.²
Księgowa nie powinna ujmować proformy jako sprzedaży; do zaksięgowania transakcji potrzebuje właściwego dokumentu.⁶ Art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości wymaga, by podstawą zapisu był dowód księgowy stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej.⁷

Proforma przedstawia warunki transakcji, lecz sama nie służy do jej rozliczenia. Potrzebna jest właściwa faktura. Art. 106i ust. 1 ustawy o VAT wyznacza zasadniczy termin jej wystawienia: do 15. dnia miesiąca po dostawie towaru lub wykonaniu usługi.³

Faktura proforma a faktura VAT – definicja i skutki podatkowe

Wystawienie proformy nie wywołuje skutków podatkowych właściwych dla faktury VAT, bo dokument ten nie potwierdza sprzedaży. Według SzybkaFaktura.pl nie powoduje też obowiązku zapłaty VAT.²
Sprzedawca rozlicza podatek na podstawie zdarzenia gospodarczego i właściwych dokumentów, a nie samych przedstawionych warunków.⁶ Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą dostawy towaru lub wykonania usługi.³

Jak przepisy VAT traktują proformę?

Proformy nie ujmuje się w ewidencji księgowej.² Sprzedawca powinien odróżnić ją od dokumentu potwierdzającego sprzedaż lub wpłatę. Księgowa może wtedy ustalić podstawę zapisu. Art. 109 ust. 3 ustawy o VAT wymaga ewidencjonowania danych potrzebnych do prawidłowego rozliczenia podatku, nie zaś samych warunków planowanej transakcji.³

Czy wystawienie proformy powoduje obowiązek rozliczenia VAT?

Samo wystawienie proformy nie rodzi obowiązku rozliczenia VAT. Znaczenie ma przebieg transakcji: przekazanie dokumentu to co innego niż otrzymanie zapłaty albo dokonanie sprzedaży.⁸
Przy zaliczce obowiązek podatkowy powstaje co do zasady w chwili jej otrzymania i dotyczy otrzymanej kwoty. Wynika to z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT.³

Czym proforma różni się od faktury VAT?

Proforma opisuje planowaną transakcję, natomiast faktura VAT dokumentuje sprzedaż na potrzeby rozliczeń. Nabywca nie może odliczyć VAT z proformy.²
Księgowa nie ujmie więc na jej podstawie podatku naliczonego. Art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT wiąże kwotę tego podatku przy zakupie z fakturą otrzymaną przez podatnika.³

Jakie znaczenie podatkowe ma oznaczenie dokumentu jako pro forma?

Napis „pro forma” sygnalizuje odbiorcy, że dokument dotyczy planowanej transakcji. Samo oznaczenie nie rozstrzyga jednak, czy sprzedawca otrzymał już płatność albo dokonał sprzedaży. O skutkach podatkowych decyduje rzeczywisty przebieg transakcji. Art. 106e ust. 1 ustawy o VAT określa dane wymagane na fakturze; nazwa „pro forma” nie zastępuje oceny treści dokumentu.³

Kiedy stosuje się dokument przed sprzedażą i komu się przydaje?

Sprzedawca wystawia proformę przed sprzedażą, aby pokazać kupującemu planowane warunki transakcji. Według SzybkaFaktura.pl może w niej podać cenę, opis towaru lub usługi oraz warunki płatności, zanim wystawi właściwą fakturę.²
Kupujący może porównać te informacje ze swoim zamówieniem. Proforma powinna określać istotne postanowienia umowy zgodnie z art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego, gdy ma stanowić ofertę.⁹

Kiedy wystawia się proformę?

Proforma przydaje się, gdy strony ustaliły już warunki sprzedaży, ale sprzedawca nie wystawił jeszcze właściwej faktury. Może wtedy przekazać kupującemu uzgodniony zakres zamówienia i sposób płatności w jednym dokumencie.² Kupujący sprawdza te warunki przed transakcją.

Dlaczego sprzedawcy korzystają z proformy?

Sprzedawcy używają proformy, by zebrać warunki transakcji w jednym miejscu. Kupujący widzi przedmiot zamówienia i proponowaną kwotę. Ewentualne rozbieżności można wyjaśnić przed realizacją. Gdy transakcja podlega podstawowej stawce VAT 23%, kwotę brutto na proformie należy porównać z kwotą netto powiększoną o podatek.¹⁰

W jakiej sytuacji kupujący otrzymuje proformę?

Kupujący otrzymuje proformę, gdy przed zakupem towaru lub usługi potrzebuje dokumentu z ustalonymi warunkami. Może zestawić opis zamówienia z ofertą sprzedawcy. Do późniejszego rozliczenia zakupu będzie jednak potrzebował właściwego dokumentu. W przypadkach określonych w art. 106b ust. 3 ustawy o VAT żądanie faktury zgłasza się w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca sprzedaży.³

W jakich branżach stosuje się proformy?

Proforma może dotyczyć zarówno towarów, jak i usług, jeśli strony uzgadniają warunki przed realizacją zamówienia. W handlu opisuje zamawiany towar. Przy usługach pozwala przedstawić uzgodniony zakres prac. O jej zastosowaniu decyduje przebieg transakcji, nie nazwa branży.²

Jak przygotować i wystawić dokument dla kupującego?

Proformę przygotuj na podstawie ustaleń dotyczących zamówienia. Oznacz ją wyraźnie, aby kupujący nie pomylił dokumentu z właściwą fakturą. Według SzybkaFaktura.pl napis „pro forma” powinien być widoczny; oddzielna seria numeracji pomaga utrzymać porządek, ale nie jest obowiązkowa.²
Art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT wymaga kolejnych numerów właściwych faktur. Nie nakłada natomiast obowiązku prowadzenia odrębnej serii proform.³

Jak rozplanować treść proformy?

Kupujący powinien móc odczytać z proformy, kto przedstawia warunki, czego dotyczy zamówienie i jak ma przebiegać płatność. Umieść oznaczenie dokumentu w widocznym miejscu. Potem uporządkuj dane stron, pozycje zamówienia oraz warunki transakcji. Przed wysłaniem porównaj całość z ustaleniami z kupującym.

Jak wystawić proformę krok po kroku?

Proforma zbiera warunki, które kupujący może sprawdzić przed transakcją. Sprzedawca przygotowuje ją na podstawie zamówienia. Warto wykonać kolejno następujące czynności:

• Dane stron identyfikują sprzedawcę i kupującego. Wpisz je zgodnie z ustaleniami.
• Przedmiot zamówienia określa towar lub usługę. Podaj nazwę towaru albo zakres usługi.
• Kwoty i płatność przedstawiają warunki oferty. Wpisz je zgodnie z ustaleniami.
• Oznaczenie „pro forma” wskazuje charakter dokumentu. Umieść je w nagłówku.
• Treść proformy powinna odpowiadać zamówieniu. Porównaj oba dokumenty przed wysłaniem.

Gotową proformę przekaż kupującemu. Będzie mógł sprawdzić warunki, na jakich sprzedawca zamierza zrealizować zamówienie.

Jak wygląda proforma wygenerowana w afaktury?

Proformę wygenerowaną w afaktury oceniaj po jej treści, nie po nazwie programu. Sprawdź oznaczenie „pro forma”, dane stron, pozycje zamówienia oraz warunki płatności. Przed przekazaniem pliku kupującemu porównaj wpisane informacje z zamówieniem. Użyte narzędzie nie zmienia roli dokumentu w transakcji.

Jakie dane zebrać przed wystawieniem proformy?

Przed przygotowaniem proformy zbierz dane sprzedawcy i kupującego, opis towaru lub usługi, uzgodnione kwoty oraz warunki płatności. Dane odbiorcy porównaj z zamówieniem. Opis pozycji zestaw z ustalonym zakresem dostawy lub usługi. W ten sposób przeniesiesz do dokumentu uzgodnione warunki bez ich zmieniania.

Wzór dokumentu: wymagane dane i przykład wypełnienia

Wzór proformy powinien jasno przedstawiać zakres zamówienia i uzgodnione kwoty. W przykładzie SzybkaFaktura.pl wartość usługi projektowej wynosi 20 000 zł netto.²
Sprzedawca może wykorzystać te dane do przedstawienia warunków wpłaty przed realizacją usługi. Kupujący widzi wtedy, czego dotyczy proponowana płatność.

Jakie dane umieścić we wzorze proformy?

We wzorze umieść napis „pro forma”, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towarów lub usług, kwoty oraz warunki płatności. Wartość netto, stawkę i kwotę VAT oraz wartość brutto podpisz osobno, gdy rozbijasz cenę na części. Kupujący łatwiej odczyta proponowaną płatność. Będzie też mógł powiązać ją z opisanym zamówieniem.

Jak wykorzystać proformę w przykładowych transakcjach?

Proforma dotycząca usługi projektowej może przedstawić warunki planowanej wpłaty. W przykładzie SzybkaFaktura.pl zaliczka wynosi 30% wartości usługi.²
Sprzedawca wpisuje opis projektu i kwotę proponowanej wpłaty. Gdy otrzyma pieniądze, rozpatruje wystawienie właściwej faktury zaliczkowej.

Jakie narzędzia pomagają przygotować czytelny dokument?

Edytor dokumentów lub program do faktur pomaga rozmieścić dane stron, pozycje zamówienia i podsumowanie kwot w czytelnych polach. Przy wyborze narzędzia sprawdź, czy pozwala wyraźnie oznaczyć proformę. Ważny jest też spójny opis pozycji. Sam sposób przygotowania nie zmienia charakteru dokumentu.

Jak wygląda wypełniony wzór proformy?

Wypełniony wzór proformy dla usługi projektowej zawiera jej opis, dane stron i podsumowanie proponowanej wpłaty. Tabela pokazuje wartość netto i brutto tej wpłaty w przykładzie SzybkaFaktura.pl.²

Dane w tabeli: 2

Wzór pokazuje kupującemu proponowane kwoty. Otrzymaną wpłatę dokumentuje już właściwa faktura.

Proforma w sprzedaży i rozliczeniach: art. 108 ustawy o VAT, Useme i sklep online

Na proformie można wskazać planowaną stawkę VAT. Sprzedawca musi jednak ustalić zasady opodatkowania rzeczywistej transakcji. W przykładzie SzybkaFaktura.pl dla WDT, czyli wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, wskazano stawkę 0% pod warunkiem spełnienia wymogów jej zastosowania.^2,11

Kiedy przy proformie znaczenie ma art. 108 ustawy o VAT?

Art. 108 ustawy o VAT ma znaczenie przy ocenie dokumentu, na którym wykazano kwotę podatku. Trzeba wtedy ustalić, czy jest on w istocie fakturą zobowiązującą wystawcę do zapłaty wskazanego VAT. Liczą się treść i charakter dokumentu, nie tylko napis „pro forma”. Sprzedawca powinien więc jasno oznaczyć proformę i odróżnić ją od późniejszej faktury.

Jaką rolę pełni proforma w Useme?

Proforma w Useme pozwala klientowi sprawdzić i poprawić dane rozliczenia przed wystawieniem faktury VAT.¹² Dokument przekazany klientowi nie zawiera NIP-u odbiorcy. NIP pojawia się dopiero na fakturze VAT wystawionej po opłaceniu proformy.¹²
Klient powinien zatem zweryfikować dane potrzebne na fakturze przed płatnością.¹³

Klient Useme otrzymuje proformę przed fakturą VAT. Zapłata za proformę potwierdza przyjęcie oferty. Faktura VAT jest wystawiana po zaksięgowaniu płatności.¹²

Czy proformę stosuje się w sprzedaży online?

Proforma pojawia się w sprzedaży online, gdy proces zakupu przewiduje przedstawienie warunków przed wystawieniem faktury. Sprzedawca może w ten sposób przekazać kupującemu dane zamówienia. Powinien jednak oddzielić ten etap od dokumentowania sprzedaży. O roli proformy decyduje kolejność czynności w danym procesie zakupowym.

Czy proformę trzeba przesyłać do KSeF po 2026 r.?

Proformy nie trzeba przesyłać do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) po rozpoczęciu wdrażania systemu w 2026 r. KSeF nie obsługuje takich dokumentów – podaje SzybkaFaktura.pl.²
Proformę można wystawić poza systemem.² Jej przygotowanie należy odróżnić od wystawienia właściwej faktury.

Czy dokument oznaczony jako pro forma podlega wysyłce do KSeF?

Dokument oznaczony jako pro forma nie podlega wysyłce do KSeF. Właściwa faktura podlega zasadom dotyczącym danej sprzedaży. Tabela porównuje rolę obu dokumentów, sposób ich przygotowania oraz przekazanie do KSeF.

Proformę przekazuje się kupującemu poza KSeF. Właściwą fakturę sprzedawca wystawia zgodnie z zasadami mającymi zastosowanie do transakcji.

Zapis, wydruk i wysyłka dokumentu e-mailem

Proformę można wysłać kupującemu e-mailem albo przygotować do wydruku i zachować kopię przekazanej wersji. Program SzybkaFaktura.pl umożliwia wystawianie proform, automatyczne numerowanie dokumentów oraz wysyłanie ich klientom e-mailem.²
Numer pomaga sprzedawcy powiązać korespondencję z konkretnym zamówieniem.

Wersja przekazana kupującemu powinna odpowiadać uzgodnionym warunkom. Przed wysłaniem lub wydrukiem sprzedawca może porównać dane odbiorcy, opis zamówienia i kwoty z zaakceptowanymi ustaleniami. Zachowana kopia pozwoli później ustalić, jakie warunki przedstawiono kupującemu.

Kwoty w walucie obcej na dokumencie przed sprzedażą

Proforma w walucie obcej powinna jasno wskazywać walutę ceny i oczekiwanej płatności. Sprzedawca może oznaczyć ją przy każdej kwocie oraz określić walutę zapłaty. Zasady przeliczenia powinny wynikać z ustaleń stron, gdy cena i płatność są wyrażone w różnych walutach.
Kwoty na proformie przedstawiają warunki transakcji. Rozliczenie podatkowe opiera się na właściwym dokumencie.

Angielska wersja dokumentu dla zagranicznego odbiorcy

Proforma w języku angielskim pomaga zagranicznemu odbiorcy odczytać warunki planowanej transakcji. W transakcjach międzynarodowych stosuje się oznaczenie „Pro forma invoice” i angielskie opisy towarów lub usług. Uzgodnione kwoty i waluta pozostają bez zmian.
Opis towaru powinien umożliwiać jego identyfikację i odpowiadać rzeczywistej przesyłce, gdy dokument ma służyć także w procedurach celnych. Angielska wersja ułatwia sprawdzenie zamówienia, ale nie zastępuje dokumentów wymaganych do rozliczenia sprzedaży lub odprawy.

Najczęściej zadawane pytania

Czy na proformie musi być NIP?

Proforma powinna zawierać dane sprzedawcy i kupującego, ale nie jest fakturą VAT. NIP nie został wskazany jako obowiązkowy element proformy.

Czy po wpłacie przed dostawą na podstawie proformy trzeba wystawić fakturę zaliczkową?

Po wpłacie przed dostawą (lub wykonaniem usługi) na podstawie proformy trzeba co do zasady wystawić fakturę zaliczkową. Proforma nie potwierdza wpłaty ani jej nie zastępuje.

Do kiedy wystawić fakturę zaliczkową po otrzymaniu wpłaty?

Według przywołanej w tekście informacji należy wystawić ją najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zapłaty.

Czy proformy muszą mieć osobną serię numeracji?

Nie. Osobna seria numeracji może ułatwić porządek, ale nie jest obowiązkowa.

Kiedy proforma może stanowić ofertę w rozumieniu Kodeksu cywilnego?

Proforma powinna określać istotne postanowienia umowy zgodnie z art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego, gdy ma pełnić funkcję oferty.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.