Spis treści 7 sekcji

W Subiekcie GT fakturę pro forma przygotujesz z zamówienia od klienta lub zamówienia zaliczkowego. Uzupełnij dane klienta i pozycje sprzedaży, zapisz zamówienie, a potem wybierz wzorzec wydruku „Faktura Pro Forma”.
Dalej znajdziesz też wskazówki dotyczące poprawiania pro formy, wystawienia faktury VAT i przekazania wydruku klientowi1.

Dobierz program

Propozycje dopasowane do Twojej firmy · Jeden formularz zamiast wielu zapytań

Bezpłatna pomoc

Jak wystawić fakturę pro forma w Subiekcie GT i uzupełnić jej dane?

Pracę nad pro formą w Subiekcie GT zacznij od zamówienia od klienta. Wprowadź dane sprzedaży i zapisz dokument.
Przy pozycjach zamówienia zastosuj podstawową stawkę VAT 23%, jeśli obejmuje ona sprzedawany towar2.

Zamówienie przygotujesz w następujący sposób:

  1. 1Zamówienie od klienta dodaj w module zamówień.
  2. 2Klienta wybierz z kartoteki albo wpisz jego…
  3. 3Pozycje sprzedaży dodaj, wybierając towar lub usługę…
  4. 4Warunki zamówienia uzupełnij o sposób płatności i…
Schemat w skrócie — szczegóły każdego kroku poniżej · Opracowanie: Redakcja ProgramDoFaktur.pl
  • Zamówienie od klienta dodaj w module zamówień.
  • Klienta wybierz z kartoteki albo wpisz jego dane na dokumencie.
  • Pozycje sprzedaży dodaj, wybierając towar lub usługę oraz podając ilość i cenę.
  • Warunki zamówienia uzupełnij o sposób płatności i pozostałe ustalenia z klientem, po czym zapisz dokument.

Zapisane zamówienie stanowi podstawę wydruku faktury pro forma.
Zanim przygotujesz wydruk, sprawdź dane klienta i pozycje sprzedaży.

Subiekt GT — strona produktu na stronie producenta (zrzut ekranu)
Strona produktu Subiekt GT (zrzut ekranu), stan na 10.2026. Źródło: insert.com.pl

Jak poprawić lub usunąć błędną pro formę w Subiekcie GT?

Otwórz zamówienie od klienta, z którego powstał wydruk, i popraw dane, jeśli pro forma zawiera błąd. Niepotrzebne zamówienie możesz usunąć, ale najpierw sprawdź dokumenty z nim powiązane3.

Poprawianie i usuwanie zamówienia to odrębne czynności:

  • Poprawienie pro formy rozpocznij od otwarcia właściwego zamówienia od klienta3.
  • Błędne dane zmień na zamówieniu, a następnie zapisz poprawki3.
  • Usunięcie zamówienia poprzedź sprawdzeniem, czy nie powstały już na jego podstawie inne dokumenty.

Po zapisaniu zmian przygotuj nowy wydruk pro formy ze zmienionego zamówienia1.

Jak wystawić fakturę VAT na podstawie faktury pro forma w Subiekcie GT?

Fakturę VAT w Subiekcie GT wystaw na podstawie zamówienia klienta, z którego przygotowano pro formę. W opisanym przypadku klient opłacił na jej podstawie całe zamówienie4.
Art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT dotyczy także fakturowania całości zapłaty otrzymanej przed dostawą, z zastrzeżeniem ustawowych wyjątków5.

Gdy części towaru jeszcze brakuje, wybór dokumentu ma następujące skutki:

Działanie Skutek lub zastosowanie
Faktura zaliczkowa końcowa Przygotuj ją bez usuwania brakującej pozycji, jeśli ma obejmować również ten towar.
Po usunięciu pozycji faktura go nie obejmie.
Dokument WZ WZ oznacza wydanie zewnętrzne towaru z magazynu.
Późniejsze wydanie brakującego towaru samo w sobie nie wystawi na niego faktury.
Faktura zaliczkowa cząstkowa W opisanej dyskusji zaproponowano wystawienie jej na pełną wartość zamówienia lub otrzymanej przedpłaty, a później wydanie brakującego towaru.

Dane w tabeli: 4

Problem dotyczy zaliczki obejmującej 100% wartości zamówienia, gdy część towaru ma zostać wydana później.
Faktura zaliczkowa końcowa z usuniętą pozycją nie rozliczy tego towaru, nawet jeśli później zostanie wydany na WZ6.

Jak wydrukować lub wysłać klientowi fakturę pro forma z Subiekta GT?

Aby wydrukować pro formę z Subiekta GT, otwórz zamówienie klienta i wybierz wzorzec wydruku „Faktura Pro Forma”.
Przed przekazaniem dokumentu porównaj podgląd z danymi zamówienia.

Do Subiekta GT oferowany jest również anglojęzyczny wzorzec wydruku pro formy, który można dopasować do potrzeb klienta7. W jednej z ofert wzorzec anglojęzyczny kosztuje 225 zł brutto za wzorzec8.
Tabela pokazuje ceny za wzorzec w ofercie obejmującej wersję angielską i rosyjską.

Wersja językowa wzorca Cena za wzorzec
Angielska 150,00 zł
Rosyjska 250,00 zł

Dane w tabeli: 7,9

Gotowy wydruk przekaż klientowi na papierze albo dołącz zapisany plik do wiadomości e-mail.
Łączny rozmiar załączników nie może przekroczyć 25 MB10, gdy wysyłasz go z osobistego konta Gmail.

Jak ustawić rodzaj dokumentu i numerację pro form w Subiekcie GT?

Rodzaj dokumentu i numeracja zamówienia od klienta to co innego niż wygląd wydruku.
Standardowa pro forma w Subiekcie GT jest wydrukiem zamówienia: ma jego numer, a nie numer z osobnej serii pro form1.

Oznaczenie sprawdzisz w następującej kolejności:

  • Rodzaj dokumentu ustal dla zamówienia, z którego przygotowujesz pro formę.
  • Numer zamówienia odczytaj na zapisanym dokumencie i porównaj z numerem na podglądzie pro formy.
  • Oznaczenie „Faktura Pro Forma” sprawdź na wybranym wzorcu wydruku, żeby klient nie pomylił pro formy z fakturą VAT.

Przed przekazaniem dokumentu klientowi sprawdź na podglądzie numer zamówienia oraz oznaczenie pro formy.

Najczęściej zadawane pytania

Czy brak klienta w kartotece uniemożliwia przygotowanie pro formy?

Nie. Dane klienta można wpisać bezpośrednio na dokumencie.

Czy zamówienie może zawierać usługę, a nie tylko towar?

Tak. Pozycją sprzedaży może być towar lub usługa.

Czy w każdym przypadku należy ustawić stawkę VAT 23%?

Nie. Zastosuj ją, jeśli obejmuje sprzedawany towar.

Czy anglojęzyczny wzorzec pro formy można dostosować do klienta?

Tak. Anglojęzyczny wzorzec można dopasować do potrzeb klienta.

Czy załączniki z pro formą wysyłane z osobistego Gmaila mogą mieć łącznie ponad 25 MB?

Nie, załączniki z pro formą wysyłane z osobistego Gmaila nie mogą mieć łącznie ponad 25 MB.

Źródła

  1. ↑InsERT, „Subiekt GT – Jak wystawić fakturę pro forma?” https://www.insert.com.pl/dla_uzytkownikow/e-pomoc_techniczna/2460,subiekt-gt-%E2%80%93-jak-wystawic-fakture-pro-forma.html
  2. ↑Ministerstwo Finansów – Stawki i limity VAT https://podatki.gov.pl/podatki-firmowe/vat/stawki-i-limity
  3. ↑InsERT, instrukcje wystawiania pro formy, poprawiania zamówienia i uprawnień do usuwania zamówień https://www.insert.com.pl/dla_uzytkownikow/e-pomoc_techniczna/3750,subiekt-gt-jak-poprawic-zamowienie-od-klienta-po-wystawieniu-faktury-zaliczkowej.html
  4. ↑Opłacone w całości zamówienie od klienta a częściowy brak towaru – jak zrealizować taką sprzedaż ? – Subiekt GT – Forum InsERT https://forum.insert.com.pl/index.php?/topic/81374-op%C5%82acone-w-ca%C5%82o%C5%9Bci-zam%C3%B3wienie-od-klienta-a-cz%C4%99%C5%9Bciowy-brak-towaru-jak-zrealizowa%C4%87-tak%C4%85-sprzeda%C5%BC/
  5. ↑Dziennik Ustaw – ustawa o podatku od towarów i usług https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2025/775/text/U/D20250775Lj.pdf
  6. ↑Ministerstwo Finansów – Podręcznik KSeF 2.0, część II https://ksef.podatki.gov.pl/media/cark5buy/podrecznik-ksef-20-czesc-ii-wystawianie-i-otrzymywanie-faktur-w-ksef-19022026.pdf
  7. ↑Rozwiązania partnerskie – Dodatki, rozszerzenia – Subiekt GT – Dla użytkowników – InsERT https://www.insert.com.pl/dla_uzytkownikow/subiekt_gt/dodatki_rozszerzenia/rozwiazania_partnerskie.html?program=subiekt_gt&offset=9
  8. ↑Subiektywne Dodatki – Wzorce wydruków dla Subiekt GT https://subiektywnedodatki.pl/wzorce-wydrukow-dla-subiekt-gt/
  9. ↑InsERT, oferta partnera SatiSoft: angielski wzorzec Faktura Pro Forma do Subiekta GT https://www.insert.com.pl/siec_sprzedazy/314637,satisoft-daniel-kozlowski,wasilkow.html
  10. ↑Google – Wysyłanie załączników do wiadomości w Gmailu https://support.google.com/mail/answer/6584?hl=pl

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.