SaldeoSMART — wystawianie faktur i obsługa

W SaldeoSMART korektę wystawia się jako fakturę korygującą powiązaną z dokumentem pierwotnym. Musi ona mieć własny numer i wskazywać numer faktury, której dotyczy.¹
Poniżej znajdziesz kolejność wystawiania i sprawdzania korekt. Osobno omawiamy kontrolę faktur zakupowych oraz poprawianie dokumentów w KSeF.²

Czym jest korekta faktury w SaldeoSMART i jak przebiega obsługa dokumentów?

Korektę faktury w SaldeoSMART tworzysz z faktury pierwotnej, wybierając opcję „faktura korygująca” zgodnie z instrukcją programu.¹ Następnie uzupełniasz nagłówek, zmieniasz pozycje i, jeśli trzeba, opisujesz przyczynę. Faktury zakupowe wymagają osobnej kontroli przed zatwierdzeniem i przekazaniem do księgowania.
Zgodnie z art. 106j ust. 2a ustawy o VAT przyczynę można wpisać na fakturze korygującej, ale nie jest to obowiązkowe.³

Jak wystawić korektę faktury w SaldeoSMART?

Pracę nad korektą zacznij od otwarcia właściwej faktury sprzedaży. Poniższa lista prowadzi przez kolejne czynności. Art. 106j ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT wymaga podania danych faktury pierwotnej, w tym daty jej wystawienia i numeru.³

• Dokument źródłowy stanowi podstawę korekty. Otwórz właściwą fakturę i wybierz opcję korekty.
• Nagłówek korekty zawiera datę wystawienia. SaldeoSMART nadaje numer na podstawie wcześniejszych korekt, chyba że stosujesz numerację indywidualną.¹
• Pozycje faktury pokazują wprowadzone zmiany. Przyczynę możesz wpisać w polu „Uwagi do faktury”.¹

Przed zapisaniem zestaw zmienione pozycje z fakturą pierwotną. Sprawdź zwłaszcza wartości, które wpływają na rozliczenie.
Art. 106j ust. 2 pkt 5 wymaga wykazania kwot korekty według stawek VAT i sprzedaży zwolnionej, gdy zmienia się podstawa opodatkowania lub podatek należny.³

Jak sprawdzić, czy korekta została zapisana i powiązana z fakturą pierwotną?

Odszukaj zapisaną korektę w SaldeoSMART i otwórz dokument. Sprawdź jego numer oraz oznaczenie faktury pierwotnej. Następnie porównaj dane stron, zmienione pozycje i wpisaną przyczynę. Tak upewnisz się, że korekta dotyczy faktury, którą zamierzano poprawić.⁴

Jak zatwierdzać faktury zakupowe w SaldeoSMART?

Faktury zakupowe kontrolujesz przed zatwierdzeniem – to inna czynność niż wystawienie korekty sprzedaży. Porównaj dane sprzedawcy i nabywcy z otrzymaną fakturą, a także pozycje i kwoty. Wyjaśnij rozbieżności, zanim zatwierdzisz dokument do wykorzystania przez księgową przy księgowaniu kosztu.
Art. 106e ust. 1 pkt 3–5 ustawy o VAT wymaga podania na fakturze nazw lub imion i nazwisk, adresów stron oraz właściwych numerów podatkowych.³

Jak działa automatyczne pobieranie faktur w SaldeoSMART?

Automatyczne pobieranie dostarcza fakturę do obsługi; wystawienie korekty poprawia natomiast treść wcześniej wystawionego dokumentu. Po odebraniu faktury porównaj jej dane z dokumentem od kontrahenta i sprawdź, czy nie jest duplikatem. Skieruj ją do właściwej osoby do zatwierdzenia, a po kontroli przekaż do księgowania.
Zgodnie z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT faktury przesłane do KSeF są tam przechowywane przez 10 lat od końca roku wystawienia.³

Czym jest faktura korygująca i jakie zasady obowiązują przy jej wystawianiu?

Faktura korygująca służy do poprawienia wystawionej faktury. W Krajowym Systemie e-Faktur, czyli KSeF, obsługuje się faktury ustrukturyzowane. Nabywca nie może tam zastąpić korekty notą korygującą.⁵
Zanim przygotujesz poprawkę, ustal, czy błąd tkwi w fakturze pierwotnej, wystawionej już korekcie czy całej udokumentowanej sprzedaży.⁶

Jak wystawić fakturę korygującą?

Fakturę korygującą przygotuj na podstawie dokumentu wymagającego poprawienia. Najpierw wskaż błędne dane, a potem wpisz prawidłową treść. Przed wystawieniem porównaj korektę z fakturą pierwotną. Dzięki temu sprawdzisz, czy poprawiasz właściwą transakcję.²

Czy można skorygować fakturę wystawioną w KSeF?

Fakturę wystawioną w KSeF można skorygować. Wysłanego dokumentu nie da się jednak edytować ani usunąć, więc wykryty błąd poprawia się fakturą korygującą.⁵
Sprzedawca wystawia nowy dokument zamiast zmieniać fakturę przesłaną do systemu. Nabywca zgłasza mu dane wymagające poprawy, aby korekta odpowiadała wykrytemu błędowi.⁷

Czy można skorygować fakturę korygującą?

Błąd w fakturze korygującej poprawia się kolejną fakturą korygującą.⁵ Wskaż nieprawidłową treść wcześniejszej korekty. Sprawdź też, czy nowa zmiana prowadzi do prawidłowych danych transakcji. Kolejna korekta nie zastępuje faktury pierwotnej.⁸

Czy można wystawić korektę faktury do zera?

Korektę faktury do zera można wystawić, gdy trzeba wyzerować wartość błędnie udokumentowanej sprzedaży. Zakres poprawki zależy od tego, czy błąd obejmuje cały dokument, czy tylko jego część.
Korekta do zera obejmuje 100% korygowanej wartości sprzedaży. Po jej wystawieniu każda pozycja oraz suma faktury powinny wynosić zero.⁹

Tabela zestawia sposób poprawienia faktury z zakresem błędu.

Dane w tabeli: 5

Art. 106j ust. 2 pkt 5–6 ustawy o VAT nakazuje wykazać kwoty korekty przy zmianie wartości. Przy innych zmianach wymaga podania prawidłowej treści pozycji.³

Korekta faktury in plus i in minus: przyczyny zmian i sposoby zapobiegania błędom

Korekta zmienia wartość faktury, gdy błąd dotyczy ceny lub ilości. Korekta in plus zwiększa wartość faktury, a korekta in minus ją zmniejsza. Błąd w danych kontrahenta lub formie płatności wymaga poprawienia treści dokumentu, ale sam nie przesądza o zmianie kwoty.

Jak wystawić korektę in plus i in minus? Przykłady zmian?

Korektę in plus i in minus wystawia się, porównując błędną pozycję faktury z prawidłową ceną albo ilością. Następnie oblicz wartość pozycji po zmianie i zestaw ją z wartością na wystawionej fakturze.
Cenę pozycji popraw, gdy jest błędna. Ilość zmień i sprawdź wynikową wartość, gdy pomyłka dotyczy ilości produktów.²

Tabela pokazuje rodzaj korekty wynikający z porównania wartości.

Kiedy korekta in minus zmniejsza wartość faktury?

Korekta in minus zmniejsza wartość faktury, gdy prawidłowa wartość sprzedaży jest niższa od pierwotnie wykazanej. Powodem może być zawyżona cena. Taki sam skutek ma wpisanie ilości produktów większej niż faktycznie sprzedana. Zestawienie wartości przed poprawką i po niej pozwala ustalić kwotę zmniejszenia.²

Jak zapobiegać błędom na fakturze?

Fakturę najlepiej skontrolować przed jej wystawieniem. Porównaj dane nabywcy z zamówieniem, a cenę i ilość z ustaleniami dotyczącymi sprzedaży. Przed przekazaniem dokumentu odbiorcy sprawdź też podatek, numer faktury i formę płatności.
Taka kontrola zmniejsza ryzyko korekty wynikającej z pomyłki przy wprowadzaniu danych.¹⁰

Jakie dane zawiera korekta faktury w KSeF?

Korekta faktury w KSeF zawiera numer KSeF faktury pierwotnej, zakres zmian i wymagane dane identyfikacyjne. Przyczyny nie trzeba podawać. Według Ministerstwa Finansów od 1 lutego 2026 r. korekty wystawia się w strukturze FA(3).⁵
Numer KSeF wskazuje dokument źródłowy, a opis zmian pokazuje, co poprawiono. Przed przygotowaniem pliku XML, czyli zapisu faktury ustrukturyzowanej, odczytaj ten numer i porównaj treść faktury pierwotnej z planowaną korektą.¹¹

Wystawianie, odbieranie i korygowanie faktur w KSeF za pomocą SaldeoSMART

Według materiału SaldeoSMART korektę należy wystawić w KSeF również wtedy, gdy faktura pierwotna powstała poza systemem.⁵
Przy pracy z dokumentami odróżnij fakturę sprzedaży przygotowaną do wysłania od faktury zakupowej odebranej do kontroli. Tę drugą porównaj z dokumentami zakupu, zanim przekażesz ją księgowej. Od 1 kwietnia 2026 r. większość pozostałych podatników musi wystawiać faktury w KSeF; obowiązek obejmuje także korekty wcześniejszych faktur spoza systemu.⁶

Jak wystawić fakturę sprzedaży i wysłać ją do KSeF?

Fakturę sprzedaży w SaldeoSMART wystawiasz, uzupełniając dane transakcji, sprawdzając dokument i wysyłając go do KSeF. Poniższa lista obejmuje czynności przed wysyłką i po niej. Przy wysyłce online art. 106na ust. 1 ustawy o VAT uznaje fakturę ustrukturyzowaną za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.³

• Wystawienie faktury sprzedaży wymaga wpisania danych nabywcy oraz sprzedanych towarów lub usług. Porównaj dokument z ustaleniami dotyczącymi transakcji.
• Kontrola przed wysłaniem pozwala usunąć wykryte błędy. W SaldeoSMART fakturę można sprawdzić i edytować przed przekazaniem do KSeF; po przyjęciu faktury przez KSeF i nadaniu jej numeru zmiana wymaga faktury korygującej. Fakturę odrzuconą przez KSeF można w SaldeoSMART edytować i wysłać ponownie.^12,13
• Wysłanie faktury do KSeF następuje po zakończeniu kontroli danych. Następnie zweryfikuj wynik przekazania dokumentu.

Wynik wysyłki pokaże, czy faktura trafiła do KSeF. Błąd popraw przed ponowną próbą, jeśli wystąpił.¹³

Najczęściej zadawane pytania

Czy SaldeoSMART nadaje numer korekcie automatycznie?

Tak, numer jest nadawany na podstawie wcześniejszych korekt, chyba że stosujesz numerację indywidualną.

Czy trzeba podawać przyczynę korekty?

Przyczyny korekty nie trzeba podawać. Można ją wpisać w polu „Uwagi do faktury”, ale nie jest to obowiązkowe.

Czy błąd w jednej pozycji wymaga wyzerowania całej faktury?

Nie. Błędne dane poprawia się bez zerowania całej wartości, gdy błąd dotyczy tylko części dokumentu.

Czy kolejna korekta zastępuje fakturę pierwotną?

Nie. Kolejna korekta poprawia wcześniejszą korektę, ale nie zastępuje faktury pierwotnej.

Czy błąd w danych kontrahenta zawsze zmienia kwotę faktury?

Błąd w danych kontrahenta nie zawsze zmienia kwotę faktury. Wymaga poprawienia treści dokumentu, ale sam nie przesądza o zmianie kwoty.

Stan prawny na: październik 2026.