inFakt — konfiguracja i fakturowanie w KSeF

Faktury przyjętej do KSeF nie da się w inFakt edytować ani anulować. Błąd trzeba poprawić fakturą korygującą.¹
W tym poradniku znajdziesz sposób połączenia inFakt z KSeF, wysłania korekty i sprawdzenia jej statusu. Dowiesz się też, czym różnią się wersje programu².

Czym jest korekta faktury w inFakt wysyłana do KSeF?

Korekta wystawiona w inFakt odnosi się do faktury pierwotnej, a po wysłaniu trafia do Krajowego Systemu e-Faktur. Dokument wskazuje zmienianą fakturę oraz zakres poprawki, na przykład dane nabywcy lub wartość sprzedaży³.

Numer KSeF identyfikuje dokument przyjęty przez system. Nie należy mylić go z numerem faktury nadanym przez wystawcę. Samo wysłanie korekty nie oznacza więc jeszcze jej przyjęcia.
Numer KSeF ma 35 znaków, co pomaga odróżnić go od innych numerów dokumentów⁴.

Jak sprawdzić przyjęcie korekty przez KSeF i znaleźć jej numer?

Przyjęcie korekty sprawdzisz po statusie wysyłki i numerze nadanym dokumentowi. Te informacje pozwalają powiązać odpowiedź KSeF z właściwą fakturą korygującą.
Każda przyjęta korekta otrzymuje jeden unikalny numer, który system zwraca w UPO⁵.

• Korektę w inFakt znajdź wśród wystawionych dokumentów. Otwórz informacje o jej wysyłce do KSeF.
• Status korekty sprawdź, zanim przekażesz nabywcy informację, że system przyjął dokument.
• Numer KSeF korekty zapisz przy właściwym dokumencie. Odróżnij go od numeru faktury nadanego przez wystawcę.

O przyjęciu korekty świadczy jej numer KSeF, nie samo rozpoczęcie wysyłki. Dopiero po pomyślnym przetworzeniu dokumentu status zmienia się na „200”, a faktura otrzymuje numer KSeF⁶.

Która wersja inFakt pozwala wystawiać i wysyłać korekty do KSeF?

Wariant inFakt wybierz pod kątem wystawiania korekt i możliwości przesyłania ich do KSeF. To osobne czynności: gotowy dokument może nadal czekać na wysyłkę.
Uwzględnij odbiór faktur kosztowych, gdy firma chce obsługiwać w programie również zakupy. Plan inFakt Mini pozwala wysyłać i odbierać faktury przez KSeF bez miesięcznego limitu dokumentów⁷.

Jak usprawnić obieg faktur z KSeF w firmie?

Obieg dokumentów łatwiej uporządkować, gdy wiadomo, kto wystawia faktury sprzedaży, odbiera faktury kosztowe i kontroluje korekty. Firma może rozdzielić te zadania według poniższego schematu.
Wystawianie faktur oraz dostęp do faktur to w KSeF dwa odrębne uprawnienia. Można nadać je niezależnie⁸.

• Faktury sprzedaży powierz osobie, która je wystawia i sprawdza status wysyłki.
• Faktury kosztowe kieruj do osoby odczytującej dokumenty i przekazującej je do zaksięgowania.
• Korekty powiąż z fakturami pierwotnymi. Księgowa będzie mogła ustalić, które dane się zmieniły.
• Automatyczna wysyłka faktur do KSeF także wymaga kontroli wyniku. Uwzględnij ją w procedurze, jeśli korzystasz z tej opcji.

Taki podział pomaga odróżnić fakturę wystawioną od wysłanej i przyjętej przez KSeF. Ma to znaczenie również dla daty wystawienia.
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do KSeF⁹.

Jak wystawić i zweryfikować korektę faktury z inFakt w KSeF?

Korektę w inFakt przygotujesz na podstawie faktury pierwotnej. Zacznij od znalezienia dokumentu sprzedaży, w którym wystąpił błąd.
Uzupełnij korektę, sprawdź jej treść i wyślij ją do KSeF. Art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT wymaga podania numeru KSeF faktury pierwotnej, jeśli go nadano⁹.

Po wysyłce sprawdź wynik. To on rozstrzyga, czy system przyjął korektę, czy plik trzeba poprawić. Korekta odnosi się do wystawionej faktury; odrzucony plik wymaga ponownego przygotowania¹⁰.

Jakie dane powinna zawierać faktura korygująca w KSeF?

Faktura korygująca w KSeF musi wskazywać fakturę pierwotną, której dotyczy zmiana.¹¹
Przygotowując dokument w inFakt, porównaj poprawiane dane z treścią pierwotnej faktury. Opisz, co zmieniasz, aby odbiorca mógł ustalić zakres poprawki³.

Co zrobić, gdy KSeF odrzuci korektę wysłaną z inFakt?

Odrzucenie pliku XML wysłanego z inFakt nie jest powodem do wystawienia do niego korekty. Odrzucona faktura nie zostaje wystawiona.¹²
Odczytaj przyczynę odrzucenia, popraw wskazane dane i wyślij plik ponownie².

Czy KSeF sprawdza poprawność kwot na fakturze?

KSeF sprawdza zgodność pliku ze strukturą XML. Nie wykrywa natomiast błędów rachunkowych ani źle naliczonego VAT.¹¹
Przed wysyłką z inFakt skontroluj kwoty, podstawę opodatkowania i podatek. Od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane, w tym korekty, korzystają ze struktury logicznej FA(3)¹³.

Zasady korygowania faktur w KSeF od 2026 roku

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największych podatników od 1 lutego 2026 r.¹¹
Do tej grupy zaliczono podatników, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.^11,14

Pozostali czynni podatnicy VAT zostali objęci obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r.¹¹
Dla najmniejszych przedsiębiorców wskazano termin 1 stycznia 2027 r.¹¹ Chodzi o przedsiębiorców ze sprzedażą B2B do 10 tys. zł miesięcznie.^11,15

Jak skorygować fakturę zaliczkową lub rozliczającą w KSeF?

Korekta faktury zaliczkowej lub rozliczającej musi odpowiadać rodzajowi poprawianego dokumentu. Ustal więc najpierw, czy zmiana dotyczy faktury zaliczkowej, rozliczającej czy podstawowej.
Potem wybierz odpowiedni typ korekty w strukturze FA(3), czyli formacie danych faktury ustrukturyzowanej¹⁶.

Tabela pokazuje oznaczenia korekt w strukturze FA(3) zależnie od rodzaju faktury pierwotnej.^11,16

Oznaczenie korekty wynika z rodzaju faktury pierwotnej. W FA(3) faktura podstawowa lub uproszczona ma korektę „KOR”, zaliczkowa „KOR_ZAL”, a rozliczająca „KOR_ROZ”⁶.

Korekta faktury wystawionej w KSeF: najważniejsze kwestie

Przy korekcie faktury wystawionej w KSeF ustal rodzaj dokumentu i zakres zmiany. W inFakt porównaj dane faktury pierwotnej z danymi, które mają znaleźć się po poprawce.
Przed wysyłką sprawdź również wartości sprzedaży i kwoty podatku wynikające z korekty¹⁷.

Korekta faktury w inFakt przy błędach i awarii KSeF

Postępowanie w inFakt zależy zarówno od rodzaju błędu, jak i statusu faktury pierwotnej. Inaczej poprawisz wartość pozycji, inaczej dane nabywcy. Błędny NIP oraz faktura wystawiona podczas awarii KSeF wymagają osobnej uwagi¹⁷.

Jak skorygować cenę, ilość, stawkę VAT lub wartość pozycji?

W inFakt zestaw nowe wartości z fakturą pierwotną. Następnie skontroluj kwoty wynikające z tej zmiany.

Jak poprawić dane nabywcy na fakturze wysłanej do KSeF?

Dane nabywcy na fakturze wysłanej do KSeF popraw fakturą korygującą, nie notą korygującą. Nota nie służy tu nawet do usunięcia literówek.¹¹ Ścieżką korekty danych formalnych w inFakt nie skorygujesz pola Podmiot2 (Nabywca).
Pełne pierwotne dane nabywcy podaj w sekcji Podmiot2K, gdy NIP jest prawidłowy. Poprawne dane wpisz w sekcji Podmiot2¹¹. Numer identyfikacyjny pozostaje ten sam¹⁸.

Jak skorygować błędny NIP na fakturze wysłanej do KSeF?

Błędny NIP nabywcy wymaga korekty „do zera” z błędnym NIP, a potem wystawienia nowej faktury z prawidłowym NIP. Zwykła korekta danych nabywcy nie zmieni tego numeru.¹¹
W inFakt oddziel wyzerowanie błędnej sprzedaży od wystawienia faktury właściwemu nabywcy. Korekta „do zera” zmniejsza wartości dokumentu z błędnym NIP o 100%¹⁹.

Jak postępować z korektą podczas awarii KSeF lub braku internetu?

Fakturę wystawioną offline lub podczas awarii KSeF prześlij najpierw do systemu. Korektę przygotuj dopiero po nadaniu fakturze pierwotnej numeru KSeF.¹²
Powiąż poprawkę z przyjętą fakturą, nie tylko z dokumentem sporządzonym podczas przerwy w dostępie. Fakturę wystawioną w trybie offline24 trzeba przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu⁹.

Jak wykazać różnice na fakturze korygującej w KSeF?

Różnicę na fakturze korygującej ustal, porównując nowe wartości z wartościami uwzględniającymi wcześniejsze korekty. W strukturze KSeF element DaneFaKorygowanej pozwala wskazać w jednej korekcie zbiorczej maksymalnie 50 000 faktur.¹¹
Art. 106j ust. 3 ustawy o VAT dopuszcza zbiorczą korektę opustu lub obniżki ceny dla jednego odbiorcy w danym okresie⁹.

Poniższe czynności pomagają powiązać korektę z dokumentami i ustalić zakres zmiany⁶.

• Fakturę pierwotną wskaż w sekcji DaneFaKorygowanej, nawet jeśli poprawiasz ją ponownie. Przy ustalaniu nowych wartości uwzględnij wcześniejsze korekty.¹²
• Różnicę wartości oblicz przez odjęcie wartości sprzed zmiany od wartości po zmianie. Wynik wskaże kwotę zwiększenia lub zmniejszenia sprzedaży¹⁷.
• Korekta zbiorcza może objąć faktury tego samego odbiorcy, także gdy część wystawiono w KSeF, a część poza systemem.¹¹
• Rabat zbiorczy dotyczący wszystkich dostaw z danego okresu wykaż korektą obniżającą wartość transakcji. Taki dokument może nie zawierać szczegółowych pozycji towarowych.¹¹

Korekta pokazuje zmianę wartości. Powiązanie z dokumentami pozwala ustalić, których faktur ta zmiana dotyczy.
Art. 106j ust. 2 pkt 5 ustawy o VAT wymaga wykazania odpowiednio kwoty korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego⁹.

Najczęściej zadawane pytania

Czy uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF daje też dostęp do ich odczytu?

Nie. Uprawnienia do wystawiania faktur i dostępu do nich są odrębne i można nadać je niezależnie.

Czy automatyczna wysyłka faktur do KSeF zwalnia z kontroli ich statusu?

Nie. Wynik automatycznej wysyłki trzeba sprawdzić, by ustalić, czy dokument został przyjęty.

Kiedy faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną?

W dniu przesłania jej do KSeF.

Czy samo utworzenie korekty w inFakt oznacza, że została wysłana do KSeF?

Nie. Przygotowanie dokumentu i jego wysłanie to osobne czynności, więc gotowa korekta może jeszcze oczekiwać na wysyłkę.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.