Firmino — wystawianie faktur i obsługa

W Streamsoft Firmino wystawisz fakturę, przekażesz ją klientowi i w razie potrzeby przygotujesz korektę. Integracja z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur) pozwala wysyłać faktury sprzedażowe oraz odbierać zakupowe i kosztowe¹.
Ta instrukcja prowadzi przez te czynności i wyjaśnia, co zrobić, gdy pojawi się problem z dokumentem.

Firmino – instrukcja wystawiania faktury krok po kroku

Wystawianie faktury w Firmino zacznij od ustawienia połączenia z KSeF. Z dokumentacji Streamsoft wynika, że integracja ze środowiskiem produkcyjnym jest dostępna od 1 lutego 2026 r.¹.
Gdy wybierzesz środowisko, autoryzuj połączenie i przygotuj dokument sprzedaży.

Fakturę możesz wystawić na podstawie proformy. Proforma nie jest jednak fakturą VAT. Przy sprzedaży na rzecz innego podatnika trzeba wystawić właściwą fakturę zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT².

• Wybierz środowisko KSeF odpowiednie do celu połączenia. Do 31 stycznia 2026 r. Firmino umożliwiało połączenie tylko ze środowiskiem demo¹.
• Autoryzuj integrację z KSeF. Użyj do tego tokenu lub certyfikatu¹.
• Otwórz proformę na liście dokumentów. Kliknij jej numer, aby przejść do podglądu lub edycji³.
• Wystaw dokument docelowy z proformy. Ikona statusu proformy jest skrótem do tej czynności³.

Przejście od proformy do faktury prowadzi przez ikonę statusu dokumentu. Przygotuj właściwą fakturę sprzedaży, zanim ją wystawisz. Sama proforma jej nie zastępuje.

Jak poprawić dane nabywcy, pozycje i kwoty przed wystawieniem faktury?

Dane nabywcy popraw przed wystawieniem faktury w module CRM → Kontrahenci, dodając lub edytując kontrahenta. Ustawisz tam również domyślne warunki sprzedaży⁴.
Po wybraniu kontrahenta porównaj pozycje i obliczone kwoty z ustaleniami, a dopiero potem zatwierdź dokument.

Przed zatwierdzeniem przejrzyj dane kontrahenta i treść faktury. Zwróć uwagę także na osobę wskazaną jako odbiorca wydruku. Pomogą w tym poniższe czynności:

• Sprawdź warunki sprzedaży kontrahenta. Firmino może podpowiedzieć cenę sprzedaży, sposób i termin płatności oraz typ dokumentu wystawianego po realizacji zamówienia⁴.
• Porównaj pozycje faktury z ustaleniami sprzedaży. Skontroluj nazwę każdej pozycji, jej ilość, cenę i wynikającą z nich kwotę.
• Wybierz osobę odbierającą fakturę. Możesz wskazać ją wśród dodanych wcześniej osób kontaktowych kontrahenta; jej dane pojawią się na wydruku⁴.

Po sprawdzeniu kontrahenta, pozycji, kwot i odbiorcy wydruku faktura jest gotowa do wystawienia. Polski NIP nabywcy powinien mieć 10 cyfr. Poprawność numeru możesz zweryfikować w wyszukiwarce KAS⁵.

Co zrobić, gdy Firmino nie pozwala zapisać lub wystawić faktury?

Najpierw ustal, czy problem dotyczy danych dokumentu, czy połączenia z KSeF, gdy Firmino nie pozwala zapisać lub wystawić faktury. Przy błędzie zapisu przeczytaj komunikat i skontroluj pola faktury przed kolejną próbą. Gdy KSeF jest czasowo niedostępny, tryb offline w Firmino pozwala wystawiać faktury ustrukturyzowane¹.
Fakturę wystawioną podczas planowanej niedostępności prześlij do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej zakończeniu⁶.

Tryb offline służy na czas niedostępności KSeF, nie do omijania błędów w danych. Wystawiana w nim faktura nadal musi odpowiadać strukturze FA(3). Plik niezgodny z tą strukturą może zostać odrzucony po przesłaniu do KSeF⁷.

Jak pobrać fakturę lub wysłać ją klientowi?

Zanim pobierzesz fakturę z Firmino lub wyślesz ją klientowi, obejrzyj jej wizualizację i status. Integracja z KSeF umożliwia wizualizację faktur, kontrolę statusów i obsługę UPO, czyli urzędowych poświadczeń odbioru¹.
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do KSeF⁶.

Po otwarciu faktury porównaj wizualizację z danymi sprzedaży. Przed przekazaniem dokumentu klientowi skontroluj też jego status. UPO potwierdza odbiór przez KSeF, ale nie potwierdza wysłania faktury klientowi.
Art. 106na ust. 3 ustawy o VAT wiąże otrzymanie faktury przez KSeF z dniem nadania jej numeru identyfikującego, a nie z wysłaniem wiadomości⁶.

Kiedy poprawić wystawioną fakturę w Firmino, a kiedy wystawić korektę?

W Firmino poprawiaj dane, zanim wystawisz fakturę. Po jej wystawieniu nie nadpisuj dokumentu pierwotnego, gdy zmiana dotyczy pozycji lub kwot. W takiej sytuacji wystaw fakturę korygującą⁸.

Moment wykrycia błędu decyduje o dalszym działaniu. Tabela pokazuje, kiedy poprawić przygotowywany dokument, a kiedy wystawić korektę. Pomyłka w którejkolwiek pozycji wymaga korekty na podstawie art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT⁶, jeśli wyjdzie na jaw po wystawieniu faktury.

Dane w tabeli: 9

Na liście korekt w Firmino pole „Dotyczy” prowadzi do faktury pierwotnej, a ikona w kolumnie KSeF pokazuje status wysyłki korekty³.
Po wystawieniu korekty skontroluj jej powiązanie z pierwotną fakturą i status wysyłki. Art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT wymaga podania na korekcie numeru KSeF faktury pierwotnej, jeśli taki numer jej nadano⁶.

Najczęściej zadawane pytania

Czy integracja Firmino z KSeF obejmuje tylko faktury sprzedażowe?

Nie. Umożliwia wysyłanie faktur sprzedażowych oraz odbieranie faktur zakupowych i kosztowych.

Czy proforma jest fakturą VAT?

Proforma nie jest fakturą VAT. Nie zastępuje faktury VAT; przy sprzedaży na rzecz innego podatnika trzeba wystawić właściwą fakturę.

Gdzie można zweryfikować polski NIP nabywcy?

Poprawność polskiego NIP-u, który powinien mieć 10 cyfr, można sprawdzić w wyszukiwarce KAS.

Czy faktura wystawiona w trybie offline musi być zgodna ze strukturą FA(3)?

Faktura wystawiona w trybie offline musi być zgodna ze strukturą FA(3). Inaczej może zostać odrzucona po przesłaniu do KSeF.

Czy każda korekta musi zawierać numer KSeF faktury pierwotnej?

Numer trzeba podać, jeśli fakturze pierwotnej nadano numer KSeF.

Stan prawny na: październik 2026.