PEF a KSeF — różnice

PEF służy do fakturowania między wykonawcami a zamawiającymi w zamówieniach publicznych. KSeF jest centralną platformą do wystawiania, przesyłania, odbioru i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.^1,2
To różne zadania. Poniższe zestawienie pokazuje, kiedy używa się każdego z systemów i jak przebiega obieg dokumentów³.

Czym są PEF i KSeF i do czego służą?

PEF i KSeF obsługują różne procesy fakturowania. Według Ministerstwa Finansów KSeF przechowuje wystawione w nim faktury przez 10 lat.⁴
Firma ustala ścieżkę obiegu osobno dla relacji z zamawiającym publicznym i dla obsługi faktury ustrukturyzowanej⁵.

Kiedy firma korzysta z PEF, KSeF lub obu systemów?

O wyborze systemu decydują rodzaj transakcji i wymagany obieg dokumentu. Nie każda faktura przechodzi tą samą drogą. Zastosowanie poszczególnych ścieżek przedstawia tabela.

Właściciel firmy ustala ścieżkę na podstawie rodzaju transakcji. Księgowa wskazuje z kolei, gdzie odebrać fakturę i jak przekazać ją do księgowania. Art. 4 ust. 1 ustawy z 9 listopada 2018 r. zobowiązuje zamawiającego do odbioru ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych przez PEF⁶.

Jakie korzyści może przynieść KSeF?

KSeF może ułatwić przekazywanie faktur do księgowania, jeśli firma połączy go ze swoim obiegiem dokumentów. Integracja wiąże wtedy wymianę faktur ustrukturyzowanych z wewnętrznym procesem i systemami księgowymi.⁷
Księgowa pracuje z fakturą w ramach procesu przyjętego przez firmę, zamiast osobno zajmować się jej odbiorem. API KSeF pozwala przesyłać faktury w dwóch rodzajach sesji: interaktywnej, przeznaczonej dla pojedynczych faktur, oraz wsadowej⁸.

PEF a KSeF: obowiązki i obieg dokumentów

Obowiązki uczestników obiegu zależą od platformy. Według zasad PEF zamawiający przyjmują przez nią faktury w standardzie unijnym od 18 kwietnia 2019 r. w przypadku zamówień nieobjętych przejściowym wyjątkiem. Od 1 sierpnia 2019 r. dotyczy to również zamówień o wartości poniżej 30 000 EUR (ok. 132 000 zł).⁷
Przedsiębiorca powinien więc rozdzielić obowiązek odbioru faktury przez zamawiającego od sposobu jej obsługi w KSeF⁹.

Kogo dotyczy obowiązek korzystania z PEF?

Obowiązek korzystania z PEF spoczywa na zamawiającym: musi on odebrać ustrukturyzowaną fakturę przesłaną przez wykonawcę. Wymiana pozostałych dokumentów obsługiwanych na platformie jest dobrowolna.¹
Wykonawca wysyła fakturę, a zamawiający zapewnia jej odbiór. Historyczny wyjątek od obowiązku odbioru faktur o wartości poniżej 30 000 EUR obowiązywał do 1 sierpnia 2019 r.^10,11

Jakie transakcje i dokumenty obejmują PEF oraz KSeF?

PEF obejmuje obieg dokumentów związanych z zamówieniem publicznym, a KSeF obsługuje faktury ustrukturyzowane. Księgowa ustala, skąd odebrać fakturę kosztową i którędy przekazać fakturę sprzedażową.
Samo korzystanie z obu systemów nie przenosi dokumentu między nimi. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wynika z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, z zastrzeżeniem ustawowych wyjątków¹².

Czy faktura z PEF trafia automatycznie do KSeF?

Faktura wysłana przez PEF nie otrzymuje przez to potwierdzenia obsługi w KSeF. Pobranie faktury kosztowej, przekazanie jej do księgowości i wystawienie faktury sprzedażowej to odrębne czynności.
Zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT fakturę uznaje się za otrzymaną w KSeF w dniu nadania jej numeru w tym systemie¹².

Tabela porównuje zadania PEF i KSeF na kolejnych etapach obiegu faktury w procesie obsługiwanym przez WEBCON BPS.

Dane w tabeli: 4

WEBCON BPS może obsługiwać procesy związane z obiema platformami. Pobranie faktury lub pośrednictwo w jej wystawieniu nie oznacza jednak automatycznego przekazania dokumentu z PEF do KSeF. O skutecznym obiegu decyduje wykonanie właściwej czynności na właściwej platformie.
Przyjęcie faktury przez KSeF można zweryfikować po nadanym jej numerze KSeF i dostępnym w systemie UPO⁸.

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) w zamówieniach publicznych

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) działa w sieci Peppol. Pozwala ona łączyć się z dostawcami i urzędami w Unii Europejskiej.¹
W obiegu faktur dla sektora publicznego B2G Peppol jest kanałem wymiany, a Peppol BIS Billing 3.0 standardem dokumentu. Art. 7 dyrektywy 2014/55/UE wymaga od instytucji zamawiających odbioru i przetwarzania faktur zgodnych z europejską normą oraz dopuszczoną syntaktyką¹³.

PEF udostępnia API, czyli interfejs służący do połączenia platformy z systemami księgowymi instytucji i firm.¹
Firma obsługująca zamówienia publiczne może dzięki temu włączyć PEF do swojego obiegu dokumentów. Faktury trafiają wtedy do procesu, z którego firma korzysta przy ich obsłudze.

Najczęściej zadawane pytania

Jak długo KSeF przechowuje wystawione w nim faktury?

KSeF przechowuje wystawione w nim faktury przez 10 lat.

Kiedy fakturę uznaje się za otrzymaną w KSeF?

W dniu nadania jej numeru w KSeF.

Jak zweryfikować przyjęcie faktury przez KSeF?

Można sprawdzić, czy faktura ma nadany numer KSeF i czy dostępne jest UPO.

Jakie tryby przesyłania faktur obsługuje API KSeF?

Sesję interaktywną, przeznaczoną dla pojedynczych faktur, oraz sesję wsadową.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.