Faktura zagraniczna — waluta, język i kontrahent

Odwrotne obciążenie na fakturze zagranicznej za usługę B2B dla firmy z innego państwa UE oznacza, że miejscem opodatkowania jest co do zasady kraj siedziby nabywcy. VAT rozlicza wtedy kontrahent jako nabywca.¹
Poniżej wyjaśniamy, jakie dane kontrahenta podać na fakturze, jak ująć walutę oraz jak wystawić i rozliczyć dokument. Ogólną zasadę ustalania miejsca świadczenia usług B2B w UE określa art. 44 dyrektywy 2006/112/WE².

Czym jest odwrotne obciążenie na fakturze zagranicznej?

Nie wykazuje się na niej stawki ani kwoty VAT.³ Obowiązek zamieszczenia wyrazów „odwrotne obciążenie”, gdy VAT rozlicza nabywca, wynika z art. 106e ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT⁴.

Oznaczenie „np” mówi, że sprzedaż nie podlega VAT w Polsce. Wyrazy „odwrotne obciążenie” wskazują kontrahentowi, że to on ma rozliczyć podatek.
Art. 196 dyrektywy 2006/112/WE zobowiązuje nabywcę do zapłaty VAT za usługę objętą art. 44, jeśli usługodawca nie ma siedziby w państwie opodatkowania⁵.

Obowiązek wystawienia faktury w KSeF, czyli Krajowym Systemie e-Faktur, zależy od statusu nabywcy. Inne zasady dotyczą firmy, a inne konsumenta.

Dane w tabeli: 4,6,7

Kto rozlicza VAT przy odwrotnym obciążeniu na fakturze zagranicznej?

VAT przy odwrotnym obciążeniu rozlicza zagraniczny nabywca usługi, nie polski wystawca. Sprzedawca wystawia więc fakturę bez kwoty VAT i oznacza sposób rozliczenia. Kontrahent stosuje przepisy kraju, w którym rozlicza usługę.
Art. 226 pkt 11a dyrektywy 2006/112/WE przewiduje oznaczenie faktury wyrazami „odwrotne obciążenie”, gdy VAT płaci nabywca⁸.

Jak ustalić, czy faktura zagraniczna podlega odwrotnemu obciążeniu?

Przed zastosowaniem odwrotnego obciążenia trzeba ustalić miejsce świadczenia usług według art. 28b ustawy o VAT. Trzeba też sprawdzić wyjątki od tej zasady.³
Liczy się to, dla której siedziby lub jednostki kontrahenta wykonujesz usługę, a nie tylko kraj w jego adresie⁹. Art. 28b ust. 2 wskazuje stałe miejsce prowadzenia działalności nabywcy poza jego siedzibą jako miejsce świadczenia, gdy to ono odbiera usługę⁴.

Przed wystawieniem faktury za usługę transgraniczną ustal poniższe kwestie.

• Stałe miejsce prowadzenia działalności nabywcy wyznacza miejsce świadczenia, jeśli to dla niego wykonujesz usługę poza siedzibą nabywcy. Sprawdź, która jednostka kontrahenta faktycznie ją odbiera.³
• Rodzaj usługi decyduje, czy zastosować wyjątek od ogólnej zasady B2B. Osobno oceń wstęp na imprezy, krótkoterminowy wynajem środków transportu oraz turystykę opodatkowaną na zasadach marży.³
• Faktura dla kontrahenta spoza Unii Europejskiej za usługę B2B dotyczy według opisanych zasad eksportu usług. Taka sprzedaż nie podlega VAT w Polsce, a na fakturze stosuje się oznaczenie „NP”.¹
• Numer identyfikacyjny kontrahenta spoza UE umieść na fakturze za usługę, jeśli kontrahent go posiada. Ustal to na podstawie danych nabywcy przed wystawieniem dokumentu.¹

Te ustalenia pozwalają określić, gdzie rozliczyć VAT i jak oznaczyć fakturę. Wyjątek może zmienić miejsce opodatkowania.
Przykładowo art. 28e ustawy o VAT wskazuje miejsce położenia nieruchomości jako miejsce świadczenia usług z nią związanych⁴.

Jak wystawić fakturę dla kontrahenta z UE?

Fakturę dla kontrahenta z UE wystaw po ustaleniu statusu podatkowego obu firm i rodzaju usługi. Zgłoszenie do VAT UE na formularzu VAT-R dotyczy zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników zwolnionych.³
Potem uzupełnij dane nabywcy i dobierz oznaczenie sprzedaży do sposobu rozliczenia podatku. Art. 97 ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT obejmuje obowiązkiem zgłoszenia do VAT UE także podatników zwolnionych świadczących wskazane tam usługi⁴.

Przy wystawianiu i rozliczaniu faktury za usługę dla firmy z UE wykonaj poniższe czynności.

• Numery VAT UE sprzedawcy i nabywcy umieść na fakturze. Aktywność numeru kontrahenta sprawdź w VIES, unijnym systemie weryfikacji numerów VAT UE.³
• Oznaczenie sprzedaży dobierz do ustalonego miejsca świadczenia usługi. Przy odwrotnym obciążeniu zastosuj oznaczenia faktury opisane wcześniej.
• Informację podsumowującą VAT-UE uwzględnij w rozliczeniu, jeśli dla danej usługi świadczonej firmie z UE powstaje obowiązek jej złożenia.¹

wFirma.pl pozwala wybrać stawkę „NIE PODL. UE” przy wewnątrzwspólnotowym świadczeniu usług na rzecz podatnika.³
Okres próbny systemu wFirma.pl wynosi 30 dni.^3,10

Faktura dla kontrahenta z UE musi zawierać prawidłowe dane stron i oznaczenie sprzedaży. Trzeba też uwzględnić właściwy sposób rozliczenia VAT.
Art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT wymaga podania numeru, pod którym nabywca otrzymał usługę i jest zidentyfikowany podatkowo⁴.

Jak polski nabywca rozlicza fakturę zagraniczną z odwrotnym obciążeniem?

Polski nabywca rozlicza fakturę zagraniczną jako import usług, jeśli miejscem opodatkowania jest Polska, a obowiązek rozliczenia VAT spoczywa na nim. Sam zagraniczny adres wystawcy o tym nie przesądza. Fakturę z wykazanym polskim VAT trzeba ocenić według zasad właściwych dla udokumentowanej transakcji.
Art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT nakłada rozliczenie podatku na usługobiorcę, gdy spełnione są określone tam warunki dotyczące dostawcy i nabywcy⁴.

Przy rozliczaniu importu usług polski nabywca wykonuje poniższe czynności.

• Charakter transakcji ustal na podstawie umowy i faktury. Odróżnij zakup usługi od zakupu towaru, bo podlegają innym zasadom rozliczenia.
• Miejsce świadczenia ustal dla kupionej usługi. Zaksięguj ją jako import usług, jeśli według właściwej zasady podatek rozlicza polski nabywca.
• VAT należny oblicz od podstawy opodatkowania i ujmij w rozliczeniu. Prawo do odliczenia VAT naliczonego oceń osobno, biorąc pod uwagę wykorzystanie usługi w działalności.
• Ewidencję VAT uzupełnij danymi potrzebnymi do wykazania importu usług. Podatnik składający JPK_V7, czyli plik łączący ewidencję i deklarację VAT, ujmuje transakcję we właściwym rozliczeniu.

Polski nabywca wykazuje podatek od importu usług po swojej stronie. Prawo do odliczenia ocenia oddzielnie od obowiązku naliczenia VAT.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT odliczenie przysługuje w zakresie, w jakim nabyte usługi służą czynnościom opodatkowanym⁴.

Faktura dla zagranicznego kontrahenta: dane, waluta i język

Walutę i język faktury dla zagranicznego kontrahenta można dobrać do transakcji. Według dokumentacji wFirma.pl system przelicza fakturę zagraniczną po kursie NBP z 1 dnia roboczego przed wcześniejszą z dat sprzedaży lub wystawienia faktury.³
Dokument powinien wskazywać strony transakcji i kwotę w walucie uzgodnionej z nabywcą¹⁰.

wFirma.pl pozwala wybrać walutę i język faktury zagranicznej. Kwotę sprzedaży pokazuje w walucie obcej oraz w złotych.³
Oznaczenie „np II” stosuje się do usług wskazanych w dokumentacji na fakturze ustrukturyzowanej FA(3), zapisanej według struktury danych KSeF.³ Art. 31a ust. 1 ustawy o VAT przewiduje przeliczenie według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego⁴.

KSeF obejmuje także faktury zagraniczne polskiej firmy objętej obowiązkiem korzystania z systemu. Według Biura Precyzja firma wystawia w nim dokument z oznaczeniem „NP” lub „reverse charge” i przekazuje kontrahentowi wizualizację faktury.⁶
Po zapisaniu faktury w wFirma.pl dokument trafia do KSeF. Nabywcy z UE, który nie korzysta z systemu, przekazuje się wizualizację w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF.³

Tabela przedstawia terminy rozpoczęcia obowiązku KSeF dla kategorii przedsiębiorców wskazanych przez Biuro Precyzja.

Dane w tabeli: 6,11

Okres przejściowy KSeF opisany przez Biuro Precyzja obejmuje miesięczny limit obrotu brutto 10 000 zł i trwa do końca 2026 r.⁶
Fakturę wystawioną offline trzeba wysłać do KSeF w terminie właściwym dla danego trybu. Biuro Precyzja podaje jako typowy czas 1 dzień roboczy.⁶ KSeF przechowuje fakturę przez 10 lat.^6,12

Waluta i język pomagają przedstawić transakcję kontrahentowi. Oznaczenie podatkowe oraz sposób przekazania faktury zależą od zasad jej rozliczenia i korzystania z KSeF.

Najczęściej zadawane pytania

Czy sam zagraniczny adres usługodawcy oznacza import usług?

Nie. O tym, czy polski nabywca rozlicza import usług, decyduje miejsce świadczenia i właściwe zasady opodatkowania, a nie sam adres wystawcy.

Czy odwrotne obciążenie dotyczy również zakupu towarów?

Nie można stosować do towarów zasad właściwych dla usług. Najpierw ustal charakter transakcji, ponieważ zakup towaru i zakup usługi podlegają innym zasadom rozliczenia.

Czy VAT naliczony od importu usług można odliczyć automatycznie?

Nie. Prawo do odliczenia ocenia się osobno, w zakresie, w jakim nabyta usługa służy czynnościom opodatkowanym.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.