KSeF — terminy, obowiązek i wyłączenia

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, wymaga od przedsiębiorców odbierania faktur zakupowych od 1 lutego 2026 r.¹
Dobrowolne korzystanie z systemu rozpoczęło się 1 stycznia 2022 r.² Terminy odbioru i wystawiania faktur ustrukturyzowanych są odrębne³.

Czym jest obowiązek korzystania z KSeF i kogo obejmuje?

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wystawiania faktur ustrukturyzowanych w przypadkach objętych przepisami. Faktury konsumenckie (B2C) trafiają do osób kupujących poza działalnością gospodarczą. Przedsiębiorca może wystawić je w KSeF, ale nie musi.^4,5
Art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT wyłącza takie faktury z obowiązku wystawiania w systemie⁶.

Najpierw przedsiębiorca ustala, komu wystawia fakturę. Od tego zależy zakres obowiązku, a termin rozpoczęcia wystawiania w KSeF trzeba ocenić osobno. Wystawienie faktury dla konsumenta w systemie pozostaje dobrowolnym wyborem⁷.

KSeF od kiedy: terminy dla poszczególnych grup podatników

Termin rozpoczęcia wystawiania faktur w KSeF zależy od sprzedaży brutto firmy oraz od grupy podatników, do której należy.⁴
Pierwszy etap objął firmy, które przekroczyły wskazany próg. Pozostali przedsiębiorcy weszli w kolejnym etapie, z uwzględnieniem wyjątków okresu przejściowego.⁴ Do pierwszej grupy należą firmy, których sprzedaż wraz z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł⁵.

Tabela zestawia grupy przedsiębiorców, kryterium sprzedaży brutto i terminy obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF. Dla pozostałych przedsiębiorców obowiązek rozpoczął się 1 kwietnia 2026 r., z wyjątkami przewidzianymi w przepisach⁵.

Dane w tabeli: 3,4,8

Firma ustala swój termin przez porównanie sprzedaży brutto za rok wskazany w tabeli z progiem pierwszego etapu. Sprzedaż równa progowi nie oznacza jego przekroczenia.
Liczy się sprzedaż brutto za 2024 r. w zestawieniu z kwotą 200 mln zł; pierwszy etap objął firmy, które przekroczyły tę kwotę⁵.

Kogo obejmuje obowiązek KSeF w 2026 r.?

Obowiązek KSeF w 2026 r. obejmuje firmy z pierwszego etapu i pozostałych przedsiębiorców, w tym podatników zwolnionych z VAT. Trzeba przy tym uwzględnić wyjątki okresu przejściowego.⁴
Samo zwolnienie z VAT nie wyznacza terminu: podatnik stosuje termin dla pozostałych przedsiębiorców, chyba że obejmuje go wyjątek.^4,8

O terminie rozstrzyga grupa, do której należy przedsiębiorca, nie zaś sam status podatnika VAT. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek objął również podatników zwolnionych z VAT. Dotyczy to tych, którzy wystawiają faktury podlegające KSeF i nie korzystają z wyjątku⁹.

Rozpoczęcie stosowania KSeF a wejście w życie kar

Za błędy popełnione podczas korzystania z KSeF w 2026 r. nie będą nakładane sankcje.¹⁰
Nie oznacza to odroczenia obowiązku wystawiania faktur. Terminy rozpoczęcia obowiązku i nakładania kar są odrębne⁸.

Przedsiębiorca musi wystawiać faktury zgodnie z terminem właściwym dla swojej grupy. Brak sankcji za błędy w tym roku nie zmienia tego obowiązku.¹⁰
Według obowiązujących przepisów kary mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r.; rządowy projekt przewiduje odroczenie do 1 stycznia 2028 r.¹¹

Od kiedy grożą kary za naruszenie zasad KSeF?

Przepisy opisane w źródle przewidują kary za naruszenie zasad KSeF od 1 stycznia 2027 r.¹
Projekt nowelizacji wskazuje późniejszy termin: 1 stycznia 2028 r. To propozycja zmiany, a nie data wynikająca z obowiązujących przepisów.^1,12

Termin rozpoczęcia nakładania kar nie przesuwa obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Przedsiębiorcy z pierwszej grupy musieli wystawiać je w systemie już od 1 lutego 2026 r.¹³

Kalendarz KSeF: najważniejsze daty i kwestia przesunięcia na 2027 r

Fakturę wystawioną w trybie offline24 trzeba przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.¹⁴
Tryb offline24 pozwala wystawić dokument bez bieżącego połączenia z systemem. Nie zwalnia jednak z późniejszej wysyłki. Art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT nakazuje przesłać fakturę niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego¹⁵.

Kalendarz KSeF obejmuje też certyfikaty, faktury rolnicze i rozwiązania przejściowe dotyczące kas rejestrujących. Lista poniżej układa te terminy chronologicznie.
Możliwość pobierania certyfikatów KSeF udostępniono od 1 listopada 2025 r.¹⁶

• Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy mogą występować o certyfikat wystawcy faktury. Certyfikat służy między innymi do pracy w trybie offline24.^2,17
• Od 1 kwietnia 2026 r. przedsiębiorcy mogą dobrowolnie wystawiać w KSeF faktury VAT RR i VAT RR KOREKTA.^3,10
• Do 31 grudnia 2026 r. można wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących poza KSeF. Paragony z NIP o wartości do 450 zł można w tym czasie traktować jako faktury uproszczone.^3,4

Daty z listy odnoszą się do odrębnych sposobów wystawiania dokumentów. Nie przesuwają całego obowiązku KSeF na rok wskazany w nagłówku.
Pierwszy etap obowiązkowego wystawiania faktur rozpoczął się 1 lutego 2026 r., a nie dopiero w 2027 r.¹³

Od kiedy KSeF dla najmniejszych podatników i mikroprzedsiębiorców?

Dla najmniejszych firm korzystających z wyjątku przejściowego KSeF staje się obowiązkowy od 1 stycznia 2027 r. Wtedy kończy się też wyjątek dotyczący faktur z kas rejestrujących.¹
Sama jednoosobowa działalność nie wystarcza, by skorzystać z wyjątku. Decyduje wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami wystawianymi poza systemem¹⁸.

W okresie przejściowym takie faktury można wystawiać poza KSeF, jeśli ich łączna wartość w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto.¹
Fakturę powodującą przekroczenie miesięcznego limitu trzeba już wystawić w KSeF. To samo dotyczy każdej kolejnej faktury.^1,18

Najmniejsza firma może korzystać z wyjątku tylko do przekroczenia limitu albo do końca okresu przejściowego. Do końca 2026 r. dotyczy to miesięcy, w których sprzedaż brutto udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł⁵.

Najczęściej zadawane pytania

Czy obowiązek odbierania faktur zakupowych zaczął się w tym samym czasie co obowiązek ich wystawiania?

Nie. Odbieranie faktur przez KSeF jest wymagane od 1 lutego 2026 r., a termin wystawiania zależy od grupy przedsiębiorcy.

Czy z KSeF można było korzystać przed wprowadzeniem obowiązku?

Tak. Dobrowolne korzystanie z systemu rozpoczęło się 1 stycznia 2022 r.

Czy sprzedaż brutto równa 200 mln zł w 2024 r. oznaczała objęcie pierwszym etapem?

Nie. Pierwszy etap obejmował firmy, których sprzedaż brutto przekroczyła 200 mln zł.

Czy fakturę dla konsumenta można dobrowolnie wystawić w KSeF?

Tak. Faktury B2C nie muszą być wystawiane w systemie, ale przedsiębiorca może wybrać taką możliwość.

Czy fakturę wystawioną w trybie offline24 trzeba później przesłać do KSeF?

Tak. Należy ją przesłać niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.