Fakturownia — wystawianie faktur i obsługa

W Fakturowni wystawisz fakturę po wpisaniu danych sprzedawcy, nabywcy i sprzedaży oraz zapisaniu dokumentu.
Integrację z KSeF, czyli Krajowym Systemem e-Faktur, włączysz i autoryzujesz w ustawieniach konta.¹ Ten poradnik prowadzi przez wystawianie, poprawianie i wysyłanie faktur. Omawia też typowe problemy podczas pracy z programem².

Jak wystawić fakturę w Fakturowni i wysłać ją klientowi?

Rodzaj dokumentu w Fakturowni zależy od rozliczenia. Wybierz zwykłą fakturę sprzedaży albo fakturę zaliczkową, jeśli klient wpłacił przedpłatę.
Zgodnie z instrukcją Fakturowni fakturę zaliczkową po otrzymaniu wpłaty wystawia się najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca.^3,4

Fakturownia może automatycznie wystawić fakturę VAT po opłaceniu proformy przez Szybki Przelew. Trzeba wcześniej wybrać ten typ dokumentu w ustawieniach płatności. Program wyśle klientowi e-mailem fakturę oznaczoną jako opłacona.⁵
Automatyczne wystawienie następuje dopiero po pełnym opłaceniu proformy, czyli po wpłacie 100% jej kwoty⁵.

Kiedy wystawić fakturę zaliczkową?

Fakturę zaliczkową wystawia się, gdy firma otrzyma przedpłatę przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Fakturownia dopuszcza też wystawienie dokumentu z wyprzedzeniem nie większym niż 30 dni przed zapłatą. Ustawa pozwala wystawić fakturę nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem zapłaty.^3,6

Każda z kilku otrzymanych zaliczek wymaga osobnej faktury zaliczkowej. W ten sposób dokument odpowiada konkretnej wpłacie.³
Zgodnie z art. 106i ust. 2 ustawy o VAT fakturę zaliczkową wystawia się najpóźniej 15. dnia miesiąca po otrzymaniu wpłaty⁷.

Jak rozliczyć zaliczkę i co powinna zawierać faktura zaliczkowa?

Rozliczenie zaliczki zaczyna się od udokumentowania wpłaty. Pozostałą należność wykazuje się później na fakturze końcowej. Faktura zaliczkowa powinna identyfikować strony transakcji, przedmiot zamówienia i otrzymaną kwotę.
Art. 106f ust. 1 ustawy o VAT wymaga podania na niej m.in. otrzymanej kwoty, podatku i danych zamówienia⁷.

Poniższa lista pokazuje, jak dokumenty łączą się z wpłatami i końcowym rozliczeniem:

• Faktura zaliczkowa dokumentuje konkretną przedpłatę otrzymaną od klienta.
• Faktura końcowa rozlicza należność po odjęciu zaliczek. Wskazuje też numery wcześniejszych faktur zaliczkowych.³

Faktura końcowa zamyka rozliczenie i wykazuje kwotę pozostałą do zapłaty.
Art. 106f ust. 3 ustawy o VAT nakazuje pomniejszyć na niej wartość towarów lub usług o otrzymane zaliczki⁷.

Jak wystawić fakturę zaliczkową i końcową w Fakturowni?

Przed wystawieniem faktury zaliczkowej i końcowej w Fakturowni włącz oba rodzaje dokumentów. Później powiąż końcowe rozliczenie z zaliczką.
W ustawieniach konta, w sekcji „Jakie dokumenty wystawiać”, zaznacz wspólną opcję „Zaliczkowe i Końcowe”⁶.

Lista prowadzi od ustawień konta do faktury końcowej:

• Włączenie dokumentów zaliczkowych i końcowych znajdziesz w ścieżce Ustawienia > Ustawienia konta > Jakie dokumenty wystawić. Wybierz „Zaliczkowe i końcowe”, a następnie zapisz zmianę. Dokumenty pojawią się w zakładce Przychody.³
• Wystawienie faktury zaliczkowej rozpocznij w zakładce Przychody. Powiąż dokument z zamówieniem, którego dotyczy wpłata.
• Wystawienie faktury końcowej rozpocznij w podglądzie istniejącej faktury zaliczkowej. Wybierz Więcej opcji > Wystaw końcową.³
• Kwota do zapłaty pojawia się na fakturze końcowej. Fakturownia odejmuje zaliczkę od należności i pokazuje pozostałą kwotę, gdy zaliczkę powiązano z zamówieniem.³

Powiązanie zaliczki z zamówieniem pozwala wykazać na fakturze końcowej, ile klient ma jeszcze zapłacić.
Fakturownia oblicza tę kwotę, pomniejszając wartość zamówienia o sumę powiązanych faktur zaliczkowych⁸.

Jak poprawić fakturę w Fakturowni i rozwiązać problemy z jej wystawieniem?

Sposób poprawienia faktury w Fakturowni zależy od tego, czy dokument trafił już do klienta. Przed wysłaniem sprawdź dane w formularzu; później ustal, czy błąd wymaga faktury korygującej.
Nie zastępuj wysłanego dokumentu poprawioną kopią bez ustalenia, jak udokumentować zmianę⁹.

Dlaczego Fakturownia nie pozwala zapisać lub wystawić faktury?

Fakturownia może odmówić zapisania faktury, jeśli brakuje wymaganych danych albo pole ma nieprawidłowy format. Przeczytaj komunikat przy formularzu i popraw wskazane miejsce.
Sprawdź zwłaszcza sprzedawcę, nabywcę, daty, pozycje sprzedaży i kwoty. Zanotuj treść komunikatu oraz stan faktury przed kolejną próbą, jeśli zapis nadal się nie udaje¹⁰.

Co zrobić, gdy Fakturownia nadaje niewłaściwy numer lub datę faktury?

Numer i datę faktury porównaj z danymi formularza oraz przyjętą serią numeracji. Przed wysłaniem sprawdź osobno datę wystawienia i datę sprzedaży, bo opisują różne zdarzenia.
Ustal sposób korekty zamiast zmieniać tylko własną kopię, gdy klient dostał już błędną fakturę. Art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT przewiduje fakturę korygującą po stwierdzeniu pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury⁷.

Co zrobić, gdy faktura wysłana z Fakturowni nie dociera do odbiorcy?

Przy problemie z dostarczeniem faktury zacznij od adresu e-mail nabywcy wpisanego przy dokumencie. Poproś odbiorcę, by potwierdził adres i zajrzał do folderu spamu.
Uzgodnij z klientem inny sposób przekazania faktury, jeśli wiadomość nadal nie dociera. Zachowaj informację o jej dostarczeniu¹¹.

Czy po zaliczce zawsze trzeba wystawić fakturę końcową?

Po otrzymaniu zaliczki nie zawsze trzeba wystawiać fakturę końcową. Przepisy nie wymagają faktury końcowej, jeśli zaliczki pokryły 100% należności. Instrukcja Fakturowni wskazuje jednak konieczność wystawienia faktury końcowej na zero dla użytkowników korzystających z jej funkcji księgowości online.³
Gdy część ceny pozostaje do zapłaty, faktura końcowa rozlicza tę kwotę⁶.

Tabela zestawia pełne i częściowe pokrycie należności zaliczkami. Pokazuje stan wpłat, pozostałą kwotę i potrzebę wystawienia faktury końcowej. Przy zaliczkach pokrywających 100% należności faktura końcowa co do zasady nie jest wymagana; księgowość Fakturowni wymaga jednak dokumentu zerowego⁶.

O potrzebie wystawienia faktury końcowej decyduje pozostała kwota do zapłaty.
Art. 106f ust. 3 ustawy o VAT przewiduje fakturę po dostawie lub wykonaniu usługi, jeśli wcześniejsze faktury zaliczkowe nie obejmują całej zapłaty⁷.

Fakturownia i KSeF: testowanie, daty i wybór narzędzia

W Fakturowni przygotowujesz fakturę, a KSeF obsługuje fakturę ustrukturyzowaną.
Według informacji o wdrożeniu KSeF obowiązek jej wystawiania rozpoczął się dla największych podmiotów 1 lutego 2026 r.¹ Terminy dla pozostałych firm zależą od grupy, do której należą¹².

Tabela zestawia terminy objęcia przedsiębiorców obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF oraz warunek dla najmniejszych firm¹³. Terminy KSeF: 1.02.2026 – sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.; 1.04.2026 – pozostali; 1.01.2027 – sprzedaż do 10 tys. zł brutto miesięcznie¹⁴.

Jak przetestować wystawianie faktur w DEMO KSeF?

W DEMO KSeF korzystaj z dokumentów próbnych, oddzielonych od faktur dla klientów. Fakturownia udostępnia 30 dni bezpłatnego testowania z dostępem do wszystkich funkcji. Sam okres testowy programu nie oznacza jednak, że dokument trafił do środowiska DEMO KSeF.^16,17

Przygotuj próbną fakturę, wybierz środowisko demonstracyjne, spróbuj ją wysłać i odczytaj wynik. Dopiero odpowiedź systemu pokaże, czy dokument przeszedł wybraną ścieżkę.
Status „200” potwierdza poprawne przetworzenie próbnej faktury. System nadaje jej wtedy numer KSeF i udostępnia UPO¹⁸.

Czym różni się faktura w KSeF od pliku PDF?

Faktura ustrukturyzowana i plik PDF pełnią różne funkcje:

Przy obsłudze faktury odróżniaj jej czytelny obraz od danych przekazywanych do systemu.
Według art. 2 pkt 32a ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana powstaje przy użyciu KSeF i otrzymuje numer systemowy. Sam PDF nie jest taką fakturą⁷.

Czy w KSeF można wystawić fakturę z datą wsteczną?

Przy wystawianiu faktury w KSeF odróżnij datę sprzedaży od daty wystawienia. Pierwsza opisuje zdarzenie gospodarcze. Cofnięcie drugiej w formularzu nie zmienia chwili faktycznego przekazania faktury do systemu.
Wpisz właściwą datę sprzedaży, gdy nastąpiła wcześniej. Art. 106na ust. 1 wiąże datę wystawienia faktury online z przesłaniem do KSeF, jeśli data w polu P_1 jest taka sama¹⁹.

Aplikacja Podatnika czy Fakturownia: czym wystawiać faktury w KSeF?

Między Aplikacją Podatnika a Fakturownią wybieraj według tego, gdzie firma przygotowuje faktury i jak przekazuje je do KSeF. Tabela pokazuje różnicę w przebiegu pracy:

O wyborze decyduje sposób wystawiania faktur, nie wygląd pliku PDF.

Faktury w KSeF: wysyłka, paragony i korekty

Fakturownia wskazuje, że fakturę wystawioną w trybie offline24 trzeba przesłać do KSeF najpóźniej w 1. dniu roboczym po wystawieniu.¹
Tryb offline24 pozwala wystawić dokument bez połączenia. Włącza się go w Ustawieniach KSeF.^1,20

Fakturownia umożliwia masową wysyłkę faktur do KSeF. Może też automatycznie pobierać ich numery KSeF oraz UPO, czyli urzędowe poświadczenia odbioru.¹
Przy pojedynczym dokumencie sposób wysyłki zależy od ustawienia wysyłki automatycznej na koncie.

Jak wysłać fakturę do KSeF?

Przed wysłaniem faktury z Fakturowni do KSeF uzupełnij dane nabywcy i pozycje sprzedaży, a następnie zapisz dokument.¹
Sposób wysyłki dobierz do ustawień konta.

Lista prowadzi od przygotowania faktury do sprawdzenia odpowiedzi KSeF:

• Dane faktury w Fakturowni obejmują nabywcę i pozycje sprzedaży. Uzupełnij je, po czym zapisz dokument.¹
• Wysyłka ręczna wymaga użycia polecenia „Wyślij do KSeF”. Przy włączonej wysyłce automatycznej wybiera się „Wyślij”.¹
• Wysłaną fakturę Fakturownia przekształca do struktury FA(3). Następnie pobiera z KSeF numer faktury i UPO.¹
• Odrzucona faktura nie otrzymuje numeru KSeF. Popraw błędy wskazane przy odrzuceniu i wyślij dokument ponownie.¹

Wysyłka kończy się po sprawdzeniu jej wyniku, a nie po samym kliknięciu przycisku.

Jak KSeF wpływa na fakturę do paragonu i fakturę uproszczoną?

Przy fakturze do paragonu i fakturze uproszczonej rozróżniaj osobny dokument sprzedaży od paragonu z NIP nabywcy. Paragon z NIP uznawany za fakturę uproszczoną korzysta z przejściowego wyłączenia z obowiązku KSeF. Warunkiem jest należność nieprzekraczająca 450 zł.^1,12

Lista pomaga zakwalifikować dokument przed wysyłką:

• Paragon z NIP nabywcy oceń pod kątem warunków faktury uproszczonej i wskazanego limitu.
• Przejściowe wyłączenie faktur uproszczonych obowiązuje do 31 grudnia 2026 r.^1,12
• Odrębna faktura do paragonu jest osobnym dokumentem. Sam paragon nie potwierdza wysłania tej faktury do KSeF.

O sposobie obsługi decyduje rodzaj wystawionego dokumentu, a nie samo wydanie paragonu.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.