Ile kosztuje program do faktur?

Program do KSeF nie jest koniecznym wydatkiem. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia do wystawiania e-faktur, a korzystanie z systemu nie wymaga specjalnego oprogramowania.¹
Aplikacja Podatnika KSeF kosztuje 0 zł.² Koszt płatnego programu do faktur zależy od produktu, planu, limitu dokumentów, liczby użytkowników i ewentualnych dopłat, gdy firma go wybierze.

Program do KSeF: cena abonamentu i bezpłatne narzędzia

Według cennika Scanye aplikacja mobilna Scanye kosztuje 0 zł.³ Cena programu do faktur współpracującego z KSeF, czyli Krajowym Systemem e-Faktur, zależy od wyboru produktu.
Warto więc porównywać zakres potrzebnych czynności przy fakturach, a nie same nazwy dostawców.

Jak naliczane są opłaty w planach programów do faktur z KSeF?

Opłaty za program do faktur z KSeF trzeba rozpatrywać osobno dla każdego produktu. Obieg dokumentów, aplikacja Scanye i aplikacja mobilna Scanye to odrębne produkty; każdy można nabyć oddzielnie.³
Firma, która potrzebuje obiegu faktur kosztowych, powinna uwzględnić jego cenę. Nie należy traktować aplikacji Scanye jako jednego pakietu.

Cennik Scanye rozróżnia oferty dla firm współpracujących z biurem rachunkowym, firm z działem księgowym oraz biur rachunkowych.³ Wybór wariantu zależy od tego, kto zajmuje się dokumentami: zewnętrzna księgowa, pracownicy firmy czy biuro obsługujące klientów.
Poniższa tabela przedstawia ceny różnych planów i produktów Scanye:

Dane w tabeli: 3

Oferty te warto porównać z narzędziami Ministerstwa Finansów pod kątem czynności, które firma chce wykonywać. Sama opłata za dostęp nie pokazuje różnicy między produktami.⁴

Jak działa Aplikacja Podatnika KSeF?

Aplikacja Podatnika KSeF służy do pracy z e-fakturami w systemie Ministerstwa Finansów. Przed wyborem dodatkowego programu firma powinna ustalić, kto wystawia faktury, kto odbiera dokumenty i jak trafiają one do księgowej.
Taki podział zadań ułatwia ocenę potrzeby obiegu dokumentów. KSeF pozwala rozdzielić trzy podstawowe uprawnienia: zarządzanie uprawnieniami, wystawianie faktur oraz dostęp do faktur.⁵

Jak e-mikrofirma ułatwia korzystanie z KSeF?

E-mikrofirma to rozwiązanie Ministerstwa Finansów skierowane do mikroprzedsiębiorców. Właściciel małej działalności może zestawić potrzebne czynności przy e-fakturach ze sposobem przekazywania dokumentów do księgowości.
Większa firma powinna też uwzględnić obieg dokumentów między osobami odpowiedzialnymi za faktury i księgowanie. Mikroprzedsiębiorca w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 osób, a jego obrót lub aktywa nie przekroczyły równowartości 2 mln euro.⁶

Cena programu do KSeF ma znaczenie, gdy firma wie już, jakich czynności i produktów potrzebuje. Płatny pakiet Scanye „Kontrola kosztów firmy” zaczyna się od 39 zł miesięcznie.⁴
To odrębna oferta, więc nie należy utożsamiać jej z planami i produktami zestawionymi w tabeli.

Limity dokumentów a cena programu do KSeF

Limit dokumentów wpływa na koszt programu do KSeF, jeśli plan ogranicza liczbę obsługiwanych faktur lub przewiduje dopłatę po przekroczeniu limitu. Firma powinna porównać warunki planu z liczbą faktur, które wystawia i odbiera w okresie rozliczeniowym.⁷

Przy liczeniu kosztów trzeba ustalić, które dokumenty zużywają limit. Plan Start w KSeF Hub Cloud obejmuje do 500 dokumentów miesięcznie.⁸
Poniższe kategorie pomagają ocenić, jak plan uwzględnia obieg faktur:

• Faktury sprzedaży są wystawiane przez firmę. Trzeba ustalić, czy plan wlicza je do limitu i za jaki okres go nalicza.
• Faktury kosztowe firma otrzymuje od dostawców. Warto ustalić, czy ich odbieranie, import lub obieg zużywa limit planu.
• Dokumenty ponad limit mogą zwiększać koszt programu. Dopłatę za przekroczenie limitu należy porównać z ceną planu o większym zakresie.

O wyborze planu powinien decydować łączny koszt przy rzeczywistej liczbie wystawianych i odbieranych faktur. Sama cena abonamentu nie wystarczy. Gdy liczba dokumentów zmienia się między okresami, zapas limitu może przydać się w czasie większego obiegu.
W wariancie prepaid FakturyOnline zapis każdego dokumentu ponad miesięczny limit trzech kosztuje 0,50 zł za dokument.⁹

Liczba użytkowników a cena programu do faktur z KSeF

Liczba użytkowników wpływa na cenę programu do faktur z KSeF, jeśli plan ogranicza dostęp do kont lub nalicza opłatę za dodatkowe osoby. Firma powinna policzyć osoby pracujące w programie. Dostęp do niego trzeba przy tym odróżnić od uprawnień do działania w KSeF.¹⁰

Plan Start w KSeF Hub Cloud uwzględnia w cenie dostęp dla trzech użytkowników.⁸
Wybierając plan, firma powinna policzyć wszystkie osoby wykonujące poniższe zadania:

• Osoba wystawiająca faktury potrzebuje dostępu do tworzenia dokumentów sprzedaży i wysyłania ich do KSeF.
• Osoba obsługująca koszty potrzebuje dostępu do odbierania faktur zakupowych i przekazywania ich do księgowania.
• Księgowa lub biuro rachunkowe potrzebuje dostępu do dokumentów niezbędnych do rozliczeń; firma powinna ustalić, czy taki dostęp zajmuje miejsce użytkownika w planie.

Przy wyborze planu liczy się koszt dostępu dla wszystkich potrzebnych osób oraz zakres ich uprawnień. Plan powinien odpowiadać temu, kto wystawia faktury, kto odbiera dokumenty i kto je księguje.
W KSeF Hub Cloud dodatkowy użytkownik kosztuje 19 zł netto miesięcznie.⁸

Najczęściej zadawane pytania

Czy uprawnienia w KSeF są tym samym co konta użytkowników w programie?

Nie. Dostęp do programu należy odróżnić od uprawnień do działania w KSeF, takich jak wystawianie faktur czy dostęp do nich.

Czy oferta „Kontrola kosztów firmy” jest częścią planów wymienionych w tabeli?

Nie, to odrębna oferta Scanye. Jej ceny nie należy utożsamiać z cenami planów i produktów przedstawionych w tabeli.

Czy firma musi kupować obieg dokumentów razem z aplikacją do faktur?

Nie. Obieg dokumentów, aplikacja Scanye i aplikacja mobilna Scanye są odrębnymi produktami, które można nabyć osobno.

Czy księgowa musi mieć własny dostęp do programu?

Zależy od tego, jak firma organizuje pracę z dokumentami. Trzeba sprawdzić, czy dostęp księgowej lub biura rachunkowego zajmuje miejsce użytkownika w wybranym planie.

Jak ocenić koszt, jeśli liczba faktur firmy zmienia się w czasie?

Porównaj łączny koszt planu i ewentualnych dopłat przy rzeczywistej liczbie wystawianych oraz odbieranych faktur. Zapas limitu może być przydatny w okresach większego obiegu dokumentów.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.