Fakturownia — konfiguracja i fakturowanie w KSeF

Fakturę z Fakturowni można wysłać do KSeF automatycznie po zapisaniu albo ręcznie, po sprawdzeniu danych¹.
Ten poradnik prowadzi przez konfigurację połączenia, wysyłkę i odbiór dokumentów. Wyjaśnia też, czym różnią się dwa sposoby wysyłki dostępne w Fakturowni².

Jak połączyć Fakturownię z KSeF i nadać uprawnienia?

Połączenie Fakturowni z KSeF ustawisz w integracjach, ale uprawnienia do faktur nadasz już w KSeF. Zmiana ustawień konta Fakturowni nie upoważnia sama w sobie do działania w imieniu firmy.
Zasady nadawania uprawnień określa § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r.³.

Właściciel firmy powinien ustalić, kto będzie wystawiać faktury, a kto je odbierać. Księgowa pracująca na koncie firmy potrzebuje uprawnień odpowiadających jej zadaniom w KSeF. Jeśli ma zarówno wystawiać, jak i przeglądać dokumenty, potrzebuje dwóch odrębnych uprawnień: do wystawiania oraz dostępu do faktur⁴.

Jak uruchomić obsługę KSeF w Fakturowni?

Obsługę KSeF włączysz w ustawieniach integracji na koncie firmy. Zanim wyślesz fakturę, przejdź przez poniższe czynności. Oficjalny przewodnik Fakturowni opisuje siedem numerowanych kroków pracy z KSeF: kroki 1–7 i osobny krok wstępny 0⁵.

• Ustawienia integracji znajdziesz w Fakturowni pod ścieżką: Ustawienia → Integracje i dodatki → KSeF → Ustawienia.
• Obsługę KSeF włącz na koncie, z którego będą wystawiane faktury.
• Uprawnienia w KSeF nadaj osobie, która będzie wystawiać lub odbierać faktury w imieniu firmy.
• Połączenie z KSeF skonfiguruj w ustawieniach integracji Fakturowni, używając metody uwierzytelnienia dostępnej dla konta.

Po konfiguracji sprawdź dostęp do KSeF. Zrób to przed wysłaniem faktury.

Fakturownia: wysyłka i odbiór faktur z KSeF oraz kontrola statusu

Gdy integracja jest aktywna, Fakturownia blokuje wysyłkę faktury e-mailem, pobranie PDF i wydruk, dopóki dokument nie otrzyma numeru KSeF¹. To właśnie ten numer pozwala przejść do przekazania faktury poza system.
Numer KSeF ma 35 znaków; nie należy go mylić z 35-znakowym identyfikatorem zbiorczym⁶.

Jak biuro rachunkowe wysyła faktury do KSeF w imieniu klienta?

Biuro rachunkowe może wysyłać faktury w imieniu klienta z jego konta w Fakturowni. Najpierw klient musi przygotować dostęp. Potrzebne są dwa odrębne dostępy: pracownika biura trzeba dodać do konta Fakturowni, a biuru nadać uprawnienie w KSeF⁷.

• Klient nadaje biuru rachunkowemu uprawnienia w KSeF, aby mogło działać w jego imieniu⁷.
• Klient korzysta z własnego konta w Fakturowni do obsługi swoich faktur⁷.
• Klient wgrywa na swoje konto certyfikat przypisany do własnego NIP⁷.
• Klient dodaje pracownika biura jako użytkownika swojego konta w Fakturowni⁷.

Po przygotowaniu dostępu pracownik biura może obsługiwać wysyłkę z konta klienta.

Jak sprawdzić przyjęcie faktury, znaleźć numer KSeF i pobrać dokument?

Przyjęcie faktury wysłanej z Fakturowni sprawdzisz po jej statusie i numerze KSeF. Otwórz dokument i odczytaj numer, zanim pobierzesz PDF lub wyślesz fakturę e-mailem. UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru, sprawdź w KSeF, gdy potrzebujesz go do rozliczenia.
Zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przez KSeF w dniu nadania jej numeru⁸.

Dlaczego wysyłka faktury do KSeF nie działa i jak rozwiązać problem?

Komunikat o braku autoryzacji sprzedawcy w KSeF oznacza, że nie udało się uwierzytelnić podmiotu. W takiej sytuacji wysyłka faktury z Fakturowni nie jest możliwa¹. Sprawdź połączenie w ustawieniach integracji oraz uprawnienia podmiotu wysyłającego. Fakturownia wskazuje błąd 403 przy braku uprawnień do wysyłania faktur; ten komunikat także wymaga kontroli uprawnień⁹.

Komunikat o trybie offline24 przy fakturze z wsteczną datą wystawienia nie blokuje wysyłki. Pokazuje, w jakim trybie dokument zostanie przesłany, jeśli użytkownik zdecyduje się go wysłać¹.
Art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT nakazuje przesłać fakturę offline24 niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu¹⁰.

Co można edytować na fakturze po wysłaniu do KSeF?

Po wysłaniu faktury z Fakturowni do KSeF nadal można edytować pola księgowe i załączniki. Zmiana przypisanego magazynu jest możliwa tylko po spełnieniu określonych warunków¹. Przed taką zmianą sprawdź warunki dotyczące dokumentu – nie jest to zwykła edycja pola księgowego.

Jak integracja z KSeF wpływa na wygląd faktury i kurs waluty?

Według Fakturowni dodatkowa opłata za integrację z KSeF wynosi 0 zł¹¹. Oceniając wygląd faktury, oddziel jej dane od sposobu prezentacji dokumentu.
Przy fakturze walutowej zwróć szczególną uwagę na główny kurs waluty zapisany przed wysyłką¹².

Czym różni się wygląd faktury w trybie online i offline?

Wygląd faktury i tryb jej wysłania do KSeF to osobne kwestie. W trybie online dokument trafia do systemu przy dostępnej łączności; w trybie offline przygotowuje się go do późniejszej wysyłki. Tryb hybrydowy oznacza korzystanie z obu sposobów zależnie od sytuacji. Sam podgląd nie dowodzi, że KSeF przyjął fakturę.
W Fakturowni faktura online ma jeden kod QR, a faktura offline przed nadaniem numeru KSeF – dwa; później pozostaje jeden¹³.

Jaki kurs waluty widnieje na fakturze wysłanej do KSeF?

Główny kurs waluty ustalony przed wysłaniem faktury do KSeF pozostaje na niej bez zmian. Po wysyłce nie można go już poprawić¹. Wcześniej porównaj więc kurs na fakturze z kursem przyjętym do rozliczenia.
Co do zasady art. 31a ust. 1 ustawy o VAT wskazuje średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego¹⁰.

Czy integracja z KSeF jest bezpłatna?

Integracja Fakturowni z KSeF nie wymaga dodatkowej opłaty. Bez takiej dopłaty można też korzystać z automatycznego przesyłania dokumentów¹¹. Koszt integracji należy odróżnić od warunków abonamentu za program.
Dodatkowa opłata za integrację z KSeF wynosi 0 zł, niezależnie od ceny abonamentu Fakturowni¹⁴.

Co zmienia się w wyglądzie faktury po włączeniu integracji?

Po włączeniu integracji nie utożsamiaj podglądu faktury w Fakturowni z dokumentem przyjętym przez KSeF. Sprawdź dane sprzedawcy, nabywcy i wartości na fakturze. O przyjęciu rozstrzyga status wysyłki, nie układ podglądu.

Czy fakturę wysłaną do KSeF można edytować, usunąć lub anulować?

Fakturownia odróżnia fakturę przed zleceniem wysyłki od dokumentu, którego wysyłkę już zlecono. Po zleceniu blokuje standardowe operacje niezależnie od trybu wysyłki¹. Blokada obejmuje następujące czynności:

• Edycja faktury jest zablokowana po zleceniu wysyłki¹.
• Usunięcie faktury jest zablokowane po zleceniu wysyłki¹.
• Anulowanie faktury jest zablokowane po zleceniu wysyłki¹.

Danych faktury z nadanym numerem KSeF nie poprawisz przez edycję dokumentu. Wystaw fakturę korygującą i również prześlij ją do KSeF^1,8.

Faktury cykliczne i międzynarodowe w KSeF

Przy fakturach cyklicznych i międzynarodowych sprawdzaj dane każdego dokumentu kierowanego z Fakturowni do KSeF. W przypadku faktury cyklicznej skontroluj informacje przeniesione z ustawień powtarzania. Przy sprzedaży zagranicznej zweryfikuj nabywcę, walutę i sposób przekazania mu faktury.

Jak obsługiwać faktury międzynarodowe w KSeF?

Fakturę międzynarodową przygotuj w Fakturowni z danymi zagranicznego nabywcy. Zweryfikuj ją, zanim skierujesz dokument do KSeF. Kolejne czynności dotyczą jego treści i doręczenia:

• Dane nabywcy wpisz zgodnie z dokumentami kontrahenta, uwzględniając właściwy identyfikator podatkowy.
• Walutę i kwoty porównaj z ustaleniami transakcji przed skierowaniem faktury do KSeF.
• Sposób przekazania faktury ustal z zagranicznym nabywcą, jeżeli nie odbiera dokumentów w KSeF.

Faktura dla zagranicznego kontrahenta wymaga kontroli danych przed wysyłką. Osobno ustal, jak nabywca otrzyma dokument.

Konto klienta: uprawnienia, certyfikat KSeF i statusy faktur

Konto klienta w Fakturowni służy do obsługi jego dokumentów. Statusy faktur pomagają odróżnić wysłanie dokumentu od przyjęcia go przez KSeF. Dostęp użytkownika do konta i uprawnienia nadane w KSeF mają różne zastosowania: sam dostęp do faktury nie upoważnia do jej wysyłki.

Jak aktualizować statusy faktur?

Statusy sprawdzaj na koncie Fakturowni, z którego wysłano faktury. Otwórz dokument i odczytaj jego bieżący status. Skontroluj status ponownie przed przekazaniem faktury odbiorcy, gdy nadal oczekuje na wynik wysyłki. Wynik dotyczy konkretnej faktury, nie całej listy dokumentów.

Jak działa konto klienta w Fakturowni?

Konto klienta oddziela jego faktury od dokumentów, które biuro rachunkowe obsługuje dla innych firm. Przed wystawieniem faktury pracownik biura wybiera konto właściwego klienta. Potem sprawdza dane sprzedawcy i wysyła dokument w ramach dostępu do tego konta.

Jaką rolę pełni certyfikat KSeF na koncie klienta?

Certyfikat KSeF biura rachunkowego nie może służyć w Fakturowni do wysyłania faktur w imieniu klienta⁷. Certyfikat używany na koncie klienta musi dotyczyć właściwego podmiotu. Własny certyfikat biura nie zastępuje uprawnień nadanych przez klienta.

Jak wysłać fakturę z Fakturowni do KSeF w trybie online?

Fakturę wystawioną w trybie online wyślij z Fakturowni do KSeF w dniu wystawienia – automatycznie albo ręcznie¹⁵. Wysyłka ręczna daje czas na obejrzenie pełnego podglądu zapisanej faktury przed jej przekazaniem¹.

Ręczna wysyłka zaczyna się od zapisania i sprawdzenia dokumentu. Następnie użytkownik zleca przekazanie go do KSeF:

• Automatyczną wysyłkę wyłącz w Ustawienia → Integracje i dodatki → KSeF → Ustawienia¹.
• Fakturę zachowaj wyłącznie w Fakturowni, wybierając „Zapisz”. Na tym etapie dokument nadal można edytować¹.
• Pełny podgląd faktury obejrzyj przed wysyłką, a po sprawdzeniu danych użyj przycisku „wyślij do KSeF”¹.

W trybie ręcznym zapisanie faktury nie oznacza jej wysłania do KSeF. To odrębne czynności.

Tryb offline24 ma inny termin wysyłki. Fakturę trzeba przekazać do KSeF najpóźniej do końca 1. następnego dnia roboczego po jej wystawieniu^15,16.

Najczęściej zadawane pytania

Czy numer KSeF faktury jest tym samym co identyfikator zbiorczy?

Nie. Numer KSeF faktury ma 35 znaków i nie należy go mylić z 35-znakowym identyfikatorem zbiorczym.

Od kiedy faktura ustrukturyzowana jest uznawana za otrzymaną przez KSeF?

W dniu nadania jej numeru KSeF.

Gdzie sprawdzić UPO do faktury?

UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru, sprawdzisz w KSeF.

Czy komunikat offline24 przy fakturze z wsteczną datą oznacza, że nie można jej wysłać?

Nie. Komunikat informuje o trybie wysyłki i sam w sobie jej nie blokuje.

Czy błąd 403 może wynikać z braku uprawnień do wysyłania faktur?

Tak. Sprawdź uprawnienia podmiotu, który wysyła dokument.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.