Subiekt GT — konfiguracja i fakturowanie w KSeF

Konfiguracja Subiekta GT z KSeF pozwala wysyłać i odbierać e-Faktury bezpośrednio w programie. Trzeba jednak dobrać właściwą wersję programu, środowisko i sposób autoryzacji. Według KluczeSoft obowiązek korzystania z KSeF objął największych podatników 1 lutego 2026 r.¹ Pozostałych czynnych podatników VAT objął 1 kwietnia 2026 r.^1,2

Subiekt GT i KSeF: przygotowanie programu oraz konfiguracja połączenia

Do wgrania certyfikatu uwierzytelniającego i komunikacji z KSeF Subiekt GT potrzebuje wersji 1.87 lub nowszej, zgodnie z informacją o wersjach InsERT GT.³ Ustawienia połączenia znajdziesz w menu Administracja → Parametry → KSeF.⁴ Wersja 1.87 była dostępna od 26 stycznia 2026 r.⁵

W ustawieniach komunikacji wybierasz środowisko produkcyjne KSeF, środowisko testowe KSeF albo bramkę testową InsERT.⁴ Od tego wyboru zależy, czy wysłany dokument wywoła skutki prawne, czy posłuży tylko do próby. Art. 106na ust. 1 ustawy o VAT wiąże datę wystawienia z przesłaniem faktury do produkcyjnego KSeF, jeśli data w polu P_1 jest taka sama; wysyłka testowa nie wywołuje skutków prawnych.⁶

Tabela pokazuje, czym różnią się środowiska dostępne w Subiekcie GT i kiedy można ich użyć.

Dane w tabeli: 4

Jak ustawić autoryzację Subiekta GT w KSeF?

Aby autoryzować Subiekta GT do pracy ze środowiskiem produkcyjnym, podłącz Konto InsERT i wskaż certyfikat uwierzytelniający.⁴ W ustawieniach KSeF wybierz wcześniej środowisko produkcyjne. Po podłączeniu konta i wskazaniu certyfikatu program ma dane potrzebne do komunikacji. Certyfikat uwierzytelniający KSeF jest ważny nie dłużej niż dwa lata od wytworzenia lub wskazanej daty rozpoczęcia ważności.⁷

Aktualizacja Subiekta GT przed rozpoczęciem pracy z KSeF

Przed ustawieniem połączenia sprawdź numer zainstalowanej wersji Subiekta GT. Starszy program trzeba zaktualizować, zanim wgrasz certyfikat uwierzytelniający. Same poprawne ustawienia połączenia nie zastąpią aktualizacji. Wersje Subiekta GT wcześniejsze niż 1.87 wymagają jej przed wgraniem certyfikatu.⁸

Czym różnią się wersje Subiekta GT pod względem obsługi KSeF?

Wersje Subiekta GT różnią się obsługą certyfikatu uwierzytelniającego i komunikacji z KSeF. Najwcześniejszą wersję spełniającą oba warunki wskazano w sekcji o wymaganiach programu. Starsze wersje nie pozwalają wykonać tych czynności. Nie zmieni tego wybór środowiska testowego ani produkcyjnego.

Do połączenia Subiekta GT z KSeF potrzebujesz właściwej wersji programu i wybranego środowiska. Przy pracy produkcyjnej dochodzą Konto InsERT oraz certyfikat.

Jak wystawić fakturę w KSeF w Subiekcie GT w 2026 roku?

W 2026 roku wystawienie faktury w KSeF przez Subiekta GT zaczyna się od zapisania dokumentu. Potem trzeba wysłać e-Fakturę. Według dokumentacji InsERT można zrobić to ręcznie, według harmonogramu, po potwierdzeniu pytania przy zapisie albo automatycznie po zapisie.⁴

KluczeSoft wskazuje próg sprzedaży 200 mln zł w 2024 roku dla największych podatników.¹ Dla najmniejszych firm podaje limit sprzedaży 10 tys. zł miesięcznie. Wskazuje też termin 1 stycznia 2027 roku.^1,2

Lista obejmuje ustawienia, które wpływają na wysłanie faktury z Subiekta GT do KSeF.

• Tryb wysyłki decyduje, czy użytkownik wysyła fakturę sam, czy program robi to w wybranym momencie. Dobierz go do firmowego obiegu dokumentów.
• Harmonogram wysyłki określa datę początkową i odstępy między wysyłkami e-Faktur. Ustaw oba parametry, gdy wybierasz wysyłkę według harmonogramu.⁴
• Eksport e-Faktury wymaga ustawienia wartości pola P_7, zawartości pola Indeks oraz mapowania form płatności na formy ze schemy XML. Zrób to przed wysłaniem dokumentu.⁴
• Zapis dokumentu uruchamia wybrany sposób obsługi wysyłki. Zapisz fakturę, a następnie wyślij ją ręcznie lub zgodnie z ustawionym trybem.
• Numer KSeF można otrzymać po oczekiwaniu na jego nadanie albo pobrać automatycznie w tle. Przy pobieraniu w tle może go zabraknąć na papierowym wydruku.⁴

Po wysłaniu faktury skontroluj jej numer KSeF. Ma to szczególne znaczenie, jeśli zamierzasz wydrukować dokument. Przed wydrukiem sprawdź, czy nadany numer ma 35 znaków.⁹

Wysyłka, odbiór i kontrola dokumentów KSeF w Subiekcie GT

Subiekt GT pozwala przygotować odbiór e-Faktur i kontrolować ich wysyłkę. Według dokumentacji InsERT symulacja odbioru przez bramkę testową wymaga co najmniej 1 faktury zakupu w bazie.⁴ Taka próba nie jest tym samym co odbiór dokumentów z KSeF. Odebrane dokumenty firma przetwarza następnie w programie.

Jak odebrać dokumenty z KSeF w Subiekcie GT?

Odbiór dokumentów z KSeF w Subiekcie GT obejmuje ustawienie zakresu pobierania, sprawdzenie nowych e-Faktur i przetworzenie plików. Wybierz dokumenty, na których firma występuje jako nabywca lub podmiot trzeci. Ustaw też domyślny etap ich przetwarzania.⁴

Przy pierwszym pobraniu e-Faktur wskaż datę początkową. Zbyt szeroki zakres może wydłużyć operację, bo program wysyła zapytanie dla każdego dnia.⁴ Nowych dokumentów można szukać po uruchomieniu programu albo automatycznie, w wybranych odstępach czasu. Jednostką ustawienia częstotliwości jest 1 minuta.⁴

Zakładka Import e-Faktur określa, jak program tworzy dokumenty zakupu z odebranych e-Faktur zapisanych jako pliki XML.⁴ Poniższa lista dotyczy rozpoznawania danych przy przekształcaniu faktury. Od 1 lutego 2026 r. obowiązującą strukturą logiczną XML faktury ustrukturyzowanej jest FA(3).¹⁰

• Kontrahenta Subiekt GT może wyszukać po NIP, dodać brakującą kartotekę i sprawdzić zgodność jej danych z e-Fakturą.⁴
• Towar Subiekt GT może rozpoznać po nazwie u dostawcy, kodzie kreskowym GTIN lub dokładnej nazwie kartotekowej. Dostępne jest także wyszukiwanie przybliżone.⁴
• Nierozpoznaną pozycję można zostawić do zakwalifikowania, wstawić jako usługę jednorazową albo dodać do kartoteki jako nowy asortyment.⁴
• Mapy powiązań towarowych i jednostek miar mogą uzupełniać się automatycznie. Program opiera je na wyborach użytkownika podczas przekształcania e-Faktur w dokumenty zakupu.⁴

Gdy program rozpozna kontrahenta i pozycje, możesz przekształcić odebraną e-Fakturę w dokument zakupu.

Dlaczego połączenie z KSeF lub wysyłka faktury mogą się nie udać?

Połączenie Subiekta GT z KSeF albo wysyłka faktury mogą zakończyć się błędem komunikacji. Przy błędzie 503 KluczeSoft proponuje ponowić próbę po 15 minutach.¹ Najpierw przeczytaj komunikat, żeby odróżnić problem z komunikacją od błędu ustawień. Sprawdź też status dokumentu przed ponowną wysyłką. Brak odczytanej odpowiedzi nie oznacza, że faktura nie dotarła do KSeF.

Jak sprawdzić połączenie z KSeF i status wysłanej faktury?

Połączenie z KSeF i los faktury w Subiekcie GT kontrolujesz przez odświeżenie statusów e-Faktur oraz sprawdzenie potwierdzenia odbioru. Ustaw odstęp odświeżania i przypomnienie o niewysłanych dokumentach przy zamykaniu programu.⁴ Przed ponownym przekazaniem faktury do KSeF sprawdź jej status.

Dla faktur sprzedaży wysłanych do KSeF włącz automatyczne pobieranie UPO, czyli Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Program pobiera je zbiorczo dla dokumentów z zamkniętej sesji.⁴ Status e-Faktury pokazuje przebieg wysyłki, a UPO potwierdza odbiór.

Wymagania techniczne przed konfiguracją Subiekta GT z KSeF

Do komunikacji Subiekta GT z KSeF przygotuj certyfikat i łącze. Według KluczeSoft certyfikat KSeF może być ważny maksymalnie 2 lata.¹ KluczeSoft zaleca przepustowość co najmniej 5 Mb/s.¹ Przy masowej wysyłce, opisanej w poradniku jako 100 dokumentów jednocześnie, wskazuje 10 Mb/s.¹

KluczeSoft proponuje odnawiać sesję w konfiguracji Subiekta GT co 60 minut.¹ Czas oczekiwania na odpowiedź KSeF dobierz do przepustowości łącza. Przy słabszym połączeniu odpowiedź może wymagać dłuższego oczekiwania.

Tabela podaje czasy oczekiwania na odpowiedź KSeF proponowane przez KluczeSoft dla różnych warunków połączenia.

Dane w tabeli: 1

Przed konfiguracją Subiekta GT zestaw parametry połączenia z przepustowością łącza. Uwzględnij też planowaną liczbę wysyłanych dokumentów.

Uprawnienia użytkowników do obsługi KSeF w Subiekcie GT

Przy pracy z KSeF w Subiekcie GT oddziel konfigurację połączenia od codziennej obsługi faktur. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie konfiguracją KSeF zajmuje się ustawieniami. Użytkownicy wystawiający faktury przygotowują i kontrolują własne dokumenty.

Właściciel firmy ustala, kto może zmieniać ustawienia połączenia i kto odpowiada za wysyłkę. Księgowa potrzebuje ustalonego sposobu kontroli odebranych dokumentów zakupu. Dzięki temu przekaże je do rozliczenia bez ingerowania w konfigurację. Każda czynność w obiegu e-Faktur ma wtedy przypisaną osobę.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.