Szkolenie KSeF — zakres i przygotowanie zespołu

Szkolenie KSeF ma przygotować zespół do elektronicznego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur. Według Centrum Rozwoju Finansów obowiązek obejmuje od 1 lutego 2026 r. firmy, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł.¹

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek dotyczy pozostałych podatników VAT. Dla najmniejszych podmiotów przewidziano odroczenie.^1,2

Czym jest szkolenie KSeF i jaki zakres powinno obejmować?

Planując szkolenie KSeF, uwzględnij termin dla najmniejszych podmiotów. Centrum Rozwoju Finansów wskazuje odroczenie obowiązku do 1 stycznia 2027 r. przy miesięcznej sprzedaży nieprzekraczającej 10 tys. zł brutto.¹

Zespół będzie pracował z fakturami ustrukturyzowanymi, czyli dokumentami zapisanymi w określonym formacie danych. Program Centrum Rozwoju Finansów omawia przepisy, częste błędy i trudności przy łączeniu systemów księgowych z KSeF. Dzięki temu uczestnicy mogą odnieść zasady do firmowego obiegu faktur.^1,2

Jakie zagadnienia powinien poznać zespół?

Zespół powinien znać zasady wystawiania i odbierania faktur, dostępu do systemu oraz przekazywania dokumentów między sprzedażą a księgowością. Podczas spotkań KAS omawiano przygotowanie do pracy w KSeF i obsługę aplikacji. Wyjaśniano też uwierzytelnianie, czyli potwierdzanie tożsamości użytkownika, autoryzację, czyli przyznawanie uprawnień, oraz fakturę ustrukturyzowaną.³

W ćwiczeniach uwzględnij odczytywanie danych faktury w strukturze FA(3). Liczy się również chwila jej otrzymania. Zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT fakturę uznaje się za otrzymaną w KSeF w dniu nadania jej numeru KSeF⁴.

Obsługę aplikacji najlepiej przećwiczyć na czynnościach wykonywanych później w firmie. KSeF ma trzy środowiska: testowe, demonstracyjne (przedprodukcyjne) i produkcyjne. Do ćwiczeń służą dwa pierwsze⁵.

• Dostęp do KSeF wymaga przećwiczenia uwierzytelniania użytkownika. Osoba odpowiedzialna za dostęp powinna też umieć nadać uprawnienia właściwym pracownikom.
• Wystawianie faktury obejmuje uzupełnienie danych i wysłanie dokumentu do KSeF. Następnie pracownik odczytuje informację o jego obsłudze.
• Odbieranie faktury zaczyna się od znalezienia dokumentu. Kolejnym krokiem jest przekazanie go do firmowego obiegu księgowego.

Takie ćwiczenia łączą obsługę aplikacji z obowiązkami poszczególnych osób. Trzeba przy tym pamiętać o terminie wystawienia dokumentu. Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę wystawia się zasadniczo do 15. dnia miesiąca następującego po dostawie lub wykonaniu usługi⁶.

Gdzie szukać podręcznika KSeF i materiałów do nauki?

Podręcznika KSeF i innych materiałów do nauki szukaj w oficjalnych zasobach KAS. Porównaj opisane tam czynności z firmową procedurą wystawiania i odbierania faktur.
Materiały pomogą wyjaśnić pojęcia, a firmowe faktury posłużą do ćwiczeń. Oficjalny Podręcznik KSeF 2.0 składa się z czterech części⁷.

Jak przygotować zespół do szkolenia i pracy z KSeF?

Przygotowania do szkolenia KSeF zacznij od rozpisania obiegu faktur w firmie. Ustal, kto wystawia i odbiera dokument, a kto przekazuje go księgowości.
Zbierz przykłady sprzedaży i zakupów; zaznacz miejsca, w których dane przechodzą między systemami. Pracownicy będą wtedy ćwiczyć na znanych im przypadkach. Numer KSeF ma 35 znaków, więc przećwicz jego przekazywanie i powiązanie z fakturą w firmowym systemie⁸.

Jak sprawdzić gotowość zespołu po szkoleniu?

Gotowość zespołu sprawdź, przechodząc przez cały obieg przykładowej faktury. Pracownik sprzedaży przygotowuje dokument, a osoba obsługująca zakupy odnajduje fakturę przychodzącą.
Księgowość odczytuje dane, wskazuje sposób zaksięgowania dokumentu i postępowania w razie błędu. Zespół jest gotowy, gdy każdy potrafi wykonać swoje zadanie i przekazać fakturę dalej. Przy ćwiczeniu poprawiania błędu uwzględnij art. 106j ust. 1 ustawy o VAT: pomyłkę w pozycji wystawionej faktury poprawia się fakturą korygującą⁹.

Kto uczestniczy w szkoleniu KSeF i kto prowadzi ćwiczenia?

W szkoleniu KSeF powinny uczestniczyć osoby wystawiające, odbierające i rozliczające faktury. Włącz także pracowników przygotowujących integrację systemów. Centrum Rozwoju Finansów kieruje swoje szkolenia między innymi do księgowości, finansów i IT, właścicieli firm oraz specjalistów podatkowych.¹

Ćwiczenia powinna prowadzić osoba znająca zasady KSeF i obieg dokumentów w organizacji. Dzięki temu może odnieść obsługę systemu do zadań uczestników.

Jakie doświadczenie powinien mieć prowadzący?

Prowadzący szkolenie KSeF powinien mieć doświadczenie we wdrażaniu systemu w organizacjach. Taki profil mają osoby prowadzące szkolenia Centrum Rozwoju Finansów.¹ Powinien też umieć wyjaśnić księgowości obieg faktury, a działowi IT pokazać miejsce integracji w tym obiegu.

Jak dopasować ćwiczenia do branży firmy?

Ćwiczenia KSeF dopasuj do dokumentów i procedur używanych w firmie. W jednostce sektora finansów publicznych uwzględnij ewidencję, sprawozdania budżetowe i umowy z kontrahentami.
Szkolenie dla tego sektora jest przeznaczone dla księgowych jednostek budżetowych oraz osób odpowiedzialnych za ewidencję i sprawozdania.¹⁰ Zadania podczas zajęć powinny odpowiadać ich codziennej pracy. W fakturze dotyczącej jednostki podrzędnej JST, w sekcji Podmiot3, należy wskazać kod roli „8” – „JST – odbiorca”¹¹.

Jak przećwiczyć wystawianie i odbieranie faktur w KSeF?

Wystawienie faktury przećwicz na firmowej sprzedaży, a jej odbiór na zakupie. Jedna osoba przygotowuje dane dokumentu, druga odnajduje fakturę, po czym księgowość przejmuje ją do ewidencji.
Szkolenie dla jednostek sektora finansów publicznych odbywa się na żywo i przewiduje pytania uczestników. Obejmuje też dostosowanie procedur wewnętrznych oraz umów z kontrahentami.¹⁰ Przykładowe zajęcia na żywo o zmianach polityki rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych w związku z KSeF trwają 3–4 godziny¹².

Jak podzielić role pracowników w firmowym obiegu faktur?

Role w obiegu faktur podziel według odpowiedzialności za sprzedaż, odbiór dokumentów, księgowanie i dostęp do KSeF. Właściciel lub menedżer ustala odpowiedzialność za procedurę, księgowość obsługuje dokumenty, a IT zajmuje się połączeniem systemów.
Przy każdej fakturze wskaż osobę, która przekaże ją do następnego etapu. W zgłoszeniu ZAW-FA można wskazać tylko jedną osobę; kolejnym nadaje się uprawnienia elektronicznie w KSeF¹³.

Formy szkolenia KSeF: jak dobrać je do potrzeb zespołu?

Formę szkolenia KSeF dobierz do branży, wielkości zespołu i zakresu potrzebnych ćwiczeń. Centrum Rozwoju Finansów oferuje szkolenia otwarte i zamknięte. Dostosowuje je do branży, wielkości firmy oraz poziomu uczestników.¹

Jak dopasować zakres szkolenia do organizacji?

Zakres szkolenia dopasuj do dokumentów obsługiwanych przez zespół. Zbierz też pytania, na które uczestnicy chcą uzyskać odpowiedź. Poniższe formy służą różnym potrzebom organizacji.

Kiedy wybrać szkolenie stacjonarne?

Szkolenie stacjonarne KSeF sprawdzi się, gdy zespół chce wspólnie przećwiczyć obieg faktur i zadawać pytania na bieżąco. Zajęcia o wdrożeniu KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych rozpoczynają się o 9.00. Trwają 6 godzin wraz z przerwą i przewidują grupę do 25 osób.¹⁰ Uwzględnij wielkość grupy, kierując pracowników na szkolenie.

Kiedy wybrać szkolenie online, webinar lub bezpłatne materiały?

Szkolenie online KSeF może odpowiadać zespołowi pracującemu w różnych lokalizacjach. Webinar albo bezpłatne materiały pozwalają omówić wybrane zagadnienie.
W dotychczasowych spotkaniach KAS uczestniczyło niemal 40 tys. podatników. Wakacyjne spotkania podzielono na 4 cykle, trwające po około 2 tygodnie.³ Terminy i formę bezpłatnych szkoleń KAS publikują sekcje „Komunikaty” na stronach urzędów skarbowych i izb administracji skarbowej.^3,14

Szkolenie online Stowarzyszenia Księgowych w Polsce dotyczy podatkowego przygotowania do wystawiania i odbierania faktur w KSeF. Trwa 6 godzin wykładowych. Uczestnicy otrzymują materiały elektroniczne.¹⁵

O co zapytać przed wyborem szkolenia?

Przed wyborem szkolenia KSeF ustal zakres ćwiczeń, możliwość zadawania pytań, dostępne materiały i warunki udziału. Porównaj czas zajęć oraz to, czy uczestnicy przećwiczą własny obieg faktur.
Materiały do późniejszej nauki są przydatne, ale nie zastąpią wykonania czynności przypisanych pracownikowi w firmie¹⁶.

Sposób pracy zespołu pomaga wybrać formę szkolenia. Wspólne ćwiczenie obiegu faktur wymaga innej organizacji niż nauka z nagrania.

Plan praktycznego przygotowania zespołu do pracy z KSeF

Plan przygotowania zespołu do KSeF obejmuje sprawdzenie zgodności systemu księgowego z formatem FA(3). Centrum Rozwoju Finansów zalicza do niego także nadanie uprawnień, testy i procedury awaryjne.¹

Ćwiczenia powinny odtwarzać firmowy obieg faktur. Pracownicy mogą wtedy wykonać swoje zadania w ustalonej kolejności. Struktura logiczna FA(3) jest stosowana do faktur ustrukturyzowanych od 1 lutego 2026 r.¹⁷

Od omówienia zasad do ćwiczeń na firmowym obiegu faktur

Przygotowanie do KSeF zaczyna się od omówienia zasad, a następnie przechodzi do ćwiczeń z dostępem, fakturami i sytuacjami awaryjnymi. Szkolenia służb skarbowych obejmują logowanie, wystawianie i przeglądanie faktur oraz nadawanie uprawnień. Udział w nich jest bezpłatny.¹⁸

Szkolenie Wolters Kluwer „KSeF – od czego zacząć?” obejmuje uprawnienia i fakturowanie dla różnych grup nabywców. Omawia też postępowanie podczas awarii i niedostępności systemu.¹⁹ Art. 106nda ustawy o VAT wymaga przesłania faktury wystawionej w trybie offline24 do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego²⁰.

Poniższa lista układa ćwiczenia w kolejności firmowego obiegu faktur. Każdy etap przypisz osobom, które będą za niego odpowiadać.

• Dostęp do KSeF ćwiczy osoba odpowiedzialna za nadawanie uprawnień. Pozostali uczestnicy wykonują czynności zgodne ze swoimi rolami.
• Obieg faktury ćwiczą osoby wystawiające, odbierające i księgujące dokumenty. Każda przekazuje fakturę do następnego etapu.
• Procedurę awaryjną zespół ćwiczy na przykładzie niedostępności KSeF, uwzględniając tryb offline24. Uczestnicy wskazują osobę odpowiedzialną za dokument w takiej sytuacji.

Na koniec sprawdź cały obieg faktury. Dokument powinien trafić do właściwych osób także podczas niedostępności systemu.

Najczęściej zadawane pytania

Kiedy faktura jest uznawana za otrzymaną w KSeF?

W dniu nadania jej numeru KSeF.

Do kiedy zasadniczo należy wystawić fakturę po dostawie lub wykonaniu usługi?

Do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy lub wykonania usługi.

Jak poprawić pomyłkę w pozycji wystawionej faktury?

Pomyłkę w pozycji poprawia się fakturą korygującą.

Ile osób można wskazać w zgłoszeniu ZAW-FA?

W ZAW-FA można wskazać jedną osobę. Kolejnym osobom nadaje się uprawnienia elektronicznie w KSeF.

Kiedy najpóźniej trzeba przesłać do KSeF fakturę wystawioną w trybie offline24?

Najpóźniej następnego dnia roboczego.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.

Stan prawny na: październik 2026.